Как организовал график своей работы, чтобы перестать работать с 9 до 22? Делюсь своим опытом, и как помог коллегам

Идея написать все в один пост пришла, когда общался со знакомым. Он пришел с парой вопросов, попросил совета.

Сам руководит крупным направлением бизнеса в IT компании, сталкивается с проблемами: «Не успеваю все делать. Не понимаю что делать следующим по списку, много срочных задач от руководства, календарь забит встречами. Успеваю отбивать входящие запросы. Не понимаю в конце дня что сделал, кому обещал. Голова пухнет.»

1. Планирование. Все задачи в 1м таск-трекере.

Веду продуктовые задачи в Jira, бизнес задачи в Битрикс24. Контролировать их все не успеваю, что-то уходит из фокуса. Поэтому кому-то что-то пообещал или надо проконтролировать исполнение - ставлю себе задачей в Todoist. Это единый источник задач для меня.

2. Задачи себе расписывать максимально понятно + ссылка на источник, если надо.

Чтобы не вспоминать потом и не тратить время, декомпозирую задачу на кусочки которые можно быстро выполнить. Уходит некий страх взяться за непонятное, когда освободился небольшой слот - успеваю взять задачу, т.к. она мне понятна. Эту механику почерпнул из книги Дорофеева «Джедайские техники» - рекомендую почитать)

3. Один календарь для рабочих и личных задач.

Вижу полную картинку дня. Бронирую время под персональные задачи, чтобы время оставалось самому работать, а не только на встречи ходить. Чтобы личные задачи не игнорить, тоже заношу их в календарь, так понимаю, что на вечер не возьму задачи - уже пообещал семье.

4. Чек-листы открытия и закрытия дня. Минут на 20-30.

Утром: проверить почту, прочитать комментарии к задачам, согласно своим приоритетам сформулировать новые действия и проконтролировать текущие задачи, проверить календарь и мою готовность ко встречам. Уйти на встречи и работать)

Вечером: проверить почту, прочитать комментарии к задачам, ответить всем в тг, спланировать следующий рабочий день в Todoist согласно приоритетам от 1 (срочно/важно) до 4 (не срочно/а иногда и не важно);

Что из задач не сделал - переформулировать! и поставить реальный срок, если от этого кто-то зависит - предупредить.

5. Стараюсь не тратить время на постоянную проверку чатиков и почты. (Не всегда получается, но как справляюсь)

Была «болячка» - почту и Телеграм постоянно проверять, «а не написал ли кто?». Замьютил и то и то. Почту рабочую проверяю утром, как пришел и вечером перед уходом.

Привычку с Телеграм еще не убрал( Но замьютил до пятницы все подписки на каналы, кроме 4х самых интересных. Теперь в пятницу вечером и за выходные их разбираю, а в будни не трачу на это время.

6. Пришла задача и вопрос? занимает больше времени, чем записать ее? Не берусь за нее 😂.

Правда, не берусь) Записываю в задачи туда же в Todoist и приступаю позже, согласно приоритетам, которые поставил вчера вечером. Туда же влеты, сложные вопросы из почты и запросы от коллег отправляются.

Выполнил задачу - «жмак» и закрыл ее. Они все скапливаются в выполненных и вечером можно увидеть «а что я в итоге сделал» и подвести итоги.

7. В конце дня мысленно подвожу итоги

Отвечаю на вопросы:

Чем я выиграл этот день. Что хорошего для себя сделал

Как мои коллеги выиграли этот день?

Сколько лишнего времени я потратил сегодня? Время это единственный не восполнимый в жизни ресурс, к сожалению.

Кому забыл сказать спасибо сегодня? (Пойти и сделать это)

Было полезно? Поделитесь постом со знакомыми и подписывайтесь на Телеграм канал: Мео Маркетинг

Расскажите, что используете, чтобы свое время эффективнее использовать?