Как привозить иностранных спикеров на конференции в Россию
В статье поделюсь советами по хантингу иностранных экспертов: где и как искать, как убеждать, на что обращать внимание. Материал будет полезен тем, кто тоже хочет видеть у себя на конференции ребят из таких компаний, как Netflix, Uber, Shazam, Facebook.
Лайнап решает. Аудитория идёт за контентом и нетворкингом. И если с нетворкингом всё вполне понятно, то вот контент — одна из самых сложных задач продюсера ивента.
Я провожу мероприятия девять лет. Последние три года работаю в e-Legion и организовываю конференции для мобильного сообщества — MBLT и MBLT DEV. Когда-то мы решили, что статус наших конференций будет международным. Это значит, что нужно привозить крутых экспертов со всего мира. В этом году мы везём спикеров из Google, Coca-Cola, Huawei и других компаний на MBLT19.
Где искать спикеров
Для начала определитесь с темами. Изучите конкурирующие мероприятия, соберите отзывы от тех, кто их посещал, — какие спикеры и темы понравились. Составьте список.
Посмотрите на международный рынок: начните с масштабных ивентов по вашей тематике — изучив их, сможете определиться с основными трендами. Посмотрите видеозаписи докладов и презентации, если они есть в открытом доступе. Составьте список киноутов, которые релевантны вам.
- Наверняка будут встречаться спикеры, которые выступают на многих конференциях. Если у вас нет бюджетов на оплату дорогостоящих гонораров за выступления, то вероятно, это не ваш вариант. Обращайте внимание на тех экспертов, которые выступают раз в полгода, таких киноутов проще привезти и без оплаты гонорара: скорее всего, у потенциального спикера не такой загруженный календарь выступлений, больше шансов, что у него есть энергия, чтобы добраться до России.
- Изучите узкие отраслевые мероприятия: как правило, там выступают хорошо подготовленные докладчики. Менее известные, но более уникальные — их доклады и подход к выступлениям могут стать очень ценными в вашем лайнапе.
- Изучите локальные ивенты. Там вы можете отыскать совсем неизвестных спикеров, но прокаченных профессионалов. Они ещё не дошли до регионального или международного уровня, но такие амбиции у них явно есть. Поэтому участие в вашем ивенте может стать отличной возможностью для них.
- Ведите базу ивентов, в будущем будет проще и быстрее мониторить. Составьте график международных конференций — вы сможете сориентироваться, в какие даты будет сложнее привезти крутанов.
- Подпишитесь на тематические Telegram-каналы и рассылки, российские и международные. Вы сможете определиться, кто сейчас лидеры мнений. Узнать, кто чаще всего пишет или выступает на актуальную для вас тему. Важно — вы постоянно будете в курсе новостей отрасли, и разные инфоповоды смогут стать хорошей отправной точкой для начала общения с интересным экспертом.
Как вести базу спикеров
Сейчас есть много полезных инструментов — от CRM и Notion до миллионов вариаций планировщиков. Я пользуюсь простой Google-таблицей, потому что это самый наглядный инструмент, если работаешь один или в небольшой команде. Даже в команде, где поиском спикеров занимались восемь человек, таблица оказалась самым удобным вариантом.
Неважно, где вы будете собирать информацию. Важно помнить, что стоит зафиксировать помимо имён и почты:
Текущая компания и предыдущие компании, где работал спикер.
Позиция.
- Ключевые экспертизы.
- Линки на соцсети: Facebook, Twitter, Linkedin.
Аккаунты в тематических сообществах: GitHub, Moz, Hubspot и так далее.
Линки на публикации.
Линки на предыдущие выступления.
- Блок с историей вашей коммуникации — фиксируем даты и главные поинты.
- Город проживания и часовой пояс.
Как общаться со спикерами
К каждому нужен индивидуальный подход, но есть несколько общих советов, которые сделают вашу жизнь проще.
С кем общаемся
Изучите профили вашего спикера. Посмотрите его выступления, прочитайте тексты. Так вы сможете составить портрет человека. Это нужно не только для того, чтобы понять, подходит вам эксперт или нет в контексте тематики и уровня экспертизы. Вы сможете увидеть, чем живёт спикер, что его волнует, интересует и радует. Это поможет писать живые письма, а не бездушные инвайты. Пригодится всё — информация о любимой собаке, путешествиях, сериалах, технологиях, недавно прочитанной книжке и так далее.
Вся эта информация должна быть под рукой, когда вы начнёте общение.
Где начать общение
Не всегда получается сразу достать электронный адрес спикера. Проще всего спросить напрямую у самого человека. Сделать это можно в Linkedin или в Twitter, в Facebook чаще всего не отвечают. Напишите короткое сообщение и установите первый контакт. Важно заполнить и свой профиль в соцсети, чтобы сразу было понятно, чем вы занимаетесь.
Тема письма и стиль общения
Скорее всего, вы будете не первым и даже не пятым за неделю, кто позвал крутана выступить у себя на ивенте. Возможно, такие инвайты пачками падают в его ящик. Важно выделиться, и начать стоит с темы письма. “Please join us as a speaker :)” работает гораздо лучше, чем “Invitation to give a talk at our amazing conference”. Можно креативить, главное — не сильно выпендриваться, но и не быть скучным.
Само письмо должно быть адресным. Эксперт не должен видеть, что вы просто скопировали кусок текста из заранее приготовленного шаблона.
Добавляйте детали. Я всегда в начале рассказываю о нашем мероприятии и его целях, а затем приглашаю у нас выступить, аргументируя это разными пойнтами:
- Экспертиза.
- Недавний доклад, с которым спикер выступал — кажется, это то, что нам нужно!
- Статья: видно, что знания глубинные, и наш русский рынок будет рад, если ими с ними поделятся.
- Ваш продукт обожают в нашей стране: мы все смотрим Netflix, было бы классно узнать о ваших процессах.
Если у вашего мероприятия уже есть история — делитесь ей. Кидайте линки на фотоотчёты, скидывайте видеозаписи прошлых докладов, которые могут быть интересны потенциальному спикеру.
Let’s improve our world
В приглашении должна быть великая цель. Звучит пафосно, но это так.
Я работаю с очень небольшими бюджетами на привоз иностранных гостей. Поэтому важно объяснить себе и спикеру, в чём ценность его выступления и приезда в Россию для него самого, для аудитории и комьюнити в целом.
На самом деле всё просто — обмен опытом. Мы хотим делиться своими знаниями, кейсами, успехами и фэйлами, а также узнавать о том, что происходит в мире — не из статей и новостей, а в живом общении.
Digital и ИТ хороши тем, что эту ценность разделяют многие. Поэтому она зачастую понятна и близка человеку из любой точки мира. Опираясь на неё, добавляем конкретики: спикер познакомится с ребятами из таких-то компаний и городов, сможет узнать, как работают у нас, ну и приятный бонус — посмотреть кусочек красивой и загадочной России.
Как работать с отказами
А они всегда есть.
Нет, я к вам не поеду
С Россией часто возникают проблемы. Есть спикеры, которые не хотят приезжать из-за следующих факторов:
- Политическая ситуация.
- Отсутствие толерантности к разным группам людей.
- Банальный страх страны.
- «О, да у вас тут в спикерах одни мужчины».
С этим можно работать. Создайте страницу на сайте — Code of Conduct. Это покажет, что вы — социально ответственный организатор.
По поводу политической ситуации: тема сложная, я обычно просто говорю, что мы вне политики, мы за развитие технологий и обмен знаниями и опытом. Люди — профессионалы, которые хотят делиться и узнавать. Как мы обретём мир во всём мире, если не будем общаться? Зачастую этот аргумент становится голосом разума и добавляет великую миссию.
Боязнь страны: отправляйте классные фотки, запишите видос из офиса, предложите сделать видеозвонок и познакомиться. Живой человек и реальные картинки помогают бороться с такими штуками.
Если вам говорят: «Чувак, да у вас тут вообще-то нет ни одной женщины! Я не готов в такое вписываться», — отвечайте следующее: «Да, меня тоже это беспокоит. Я отчаянно ищу и приглашаю женщин-экспертов (перечисляем имена), но пока что они не готовы к нам присоединиться. Пожалуйста, посоветуйте кого-то. У вас наверняка есть коллеги, которым может быть интересно у нас поучаствовать».
Это работает. Вам начинают рекомендовать экспертов, знакомят вас в почте, становятся участником подбора вашего лайнапа. Это классно. Ваш спикер уже с вами, даже если он не приедет в этом году. Вероятно, он приедет в следующем или будет и дальше вашим адвокатом, что тоже хорошо.
В этом году приехать не получится
«Окей, ничего страшного, я буду очень рад(а), если вы присоединитесь к нам в следующем году. Может быть, есть кто-то из друзей или коллег, кому будет интересно приехать к нам в этот раз?»
Всегда отвечайте так. Это будет хорошим поводом продолжить коммуникацию накануне следующего мероприятия. И конечно, вам наверняка посоветуют кого-то из коллег.
Как построить хорошие отношения
Кажется, придётся стать второй мамой. Или папой. Спикеры-иностранцы — как дети. Неважно, сколько им лет.
Все вопросы к вам
Есть несколько простых правил:
- Будьте всегда на связи.
- Если у вас есть трэвел-агент, всё равно помогайте вашему спикеру с любыми организационными вопросами. Вы — главный человек для гостя. Да, иногда приходится проснуться в три часа ночи для созвона по Skype. Или ответить на три миллиона вопросов, в которых вы сами не очень-то разбираетесь.
Составляйте инструкции
- Пишите чёткие индивидуальные инструкции: тайминг выступления, дедлайн для предоставления слайдов, пример хорошей фотографии для сайта, как подать документы на визу, как получить визу и так далее.
- Напишите общую инструкцию для всех спикеров. Познакомьте их в почте заранее.
Делайте больше, чем должны
Выполняйте маленькие капризы и просьбы: вместе выбирайте самый удобный перелёт, подарок для мамы, подарок для лучшего друга, где купить магнитик и так далее.
Как-то раз спикер попросил меня найти редкое издание каталога выставки Серова, очень нужно было подарить подарок для его мамы. Я потратила много времени, нашла книгу, спикер рад, мама счастлива и передаёт мне приветы. А спикер подгоняет своих коллег для выступлений.
Помните, что комфорт спикера = хорошее выступление = довольная аудитория и довольный спикер = новые спикеры на следующий ивент.
Сделайте спикера своим евангелистом
Если вы всё сделали хорошо, спикер доволен конференцией и всем, что с ней связано, — используйте это. Поддерживайте с ним связь и обязательно просите его о помощи в поиске спикеров на следующее событие. Личная рекомендация — самый эффективный способ собрать качественный лайнап.
На MBLT DEV 2018 приехали крутые ребята, когда я их вживую спросила, почему они всё-таки поехали, то получила ответ, который греет мою душу до сих пор: «Мы поспрашивали тех, кто выступал в прошлом году, и они сказали, что нужно обязательно ехать. Они сказали, что ты всё сделаешь по высшему классу, и публика у вас крутая».
Файнали
Не бойтесь писать классным ребятам. Показывайте, что вы профессионал и знаете, что именно этот эксперт станет важной частью программы, а вы сможете дать ему полезный опыт и знакомства.
Не бойтесь привозить неизвестных спикеров. Часто именно они выступают с самыми полезными докладами.
Будьте человеком. Не пишите бездушные письма. Делитесь информацией, которая помогает понять атмосферу вашего мероприятия. Будьте заботливы и внимательны. И да прибудет с вами классный отель, который поможет сделать визы.