Основы управленческого учета в ключевых понятиях и отчетах

Случалось, что вроде как заключаешь выгодные контракты, но в момент выдачи зарплат денег нет? Мне хорошо знакома и обратная ситуация. На расчетном счету много денег, но через пару лет выясняется, что бизнес работал в убыток, выезжая за счет авансов и рассрочек.

Даже если ваш бизнес еще не столкнулся с этой ситуацией, управленческий учет все равно необходим. Он поможет увеличить прибыльность бизнеса, резко сократить риски и найти более верное направление для роста. Я убежден, что он нужен любому предпринимателю (даже ИП-одиночке), но степень востребованности разная. Как и сложность ведения управленческого учета.

Постарался уместить все самое важное, что нужно знать про управленческий учет. Это не мотивационная статья и не кейс, как мы помогли кому-то зарабатывать на 146% больше, поэтому настройтесь на 10-15 минут вдумчивого чтения. Я дам основу метода, раскрою основные понятия и покажу ключевые управленческие отчеты, которые помогают управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции.

Разновидность финансового учета, на основе которой руководитель принимает решения относительно конкретных сотрудников, клиентов, сделок и развития компании в целом.

В отличие от налогового и бухгалтерского учета, это нерегламентированный с правовой точки зрения учет, который нужен именно для повседневной работы, а не для отправки инвесторам или в налоговую.

Отсутствие регламентов не означает отсутствия правил. Чтобы о них рассказать, нужно строго определиться с понятиями и словами, которые вы каждый день используете в своей речи. Двусмысленность множит ошибки, поэтому начнем с базы.

Доход — синоним слов выручка, продажи.

Расход — синоним слов покупки, затраты.

Статья доходов
Каталог доходов. Почти всегда классифицируют на основные и дополнительные. Разбивайте по направлениям, по продуктам или по типу продаж (опт, розница; собственная розница, дилеры и т.д.) Помним, что поступление денег не есть доход.

Статья расходов
Справочник, распределяющий все расходы по разным категориям: хознужды, поставщики, зарплаты и т.д. Есть нюансы, которые отличаются от раздела «списаний» в справочнике «движение денег». Например, налоги. Скорее всего, вы платите их ежеквартально. Но в расходной части они должны учитываться в контексте сделки с помесячно агрегирующим результатом.

Финансовый результат (прибыль) — разница между доходом и расходом. Имеет два состояния: положительное и отрицательное. Прибыль и убыток.

Есть два подхода к определению финансового результата: кассовый и правовой (иначе: метод по начислению и метод по реализации). Кассовый — считает финансовый результат по факту поступления денег за товар или услугу. Так работают многие сервисы управленческого учета, но это неправильно, потому что деньги не есть доход. Это может работать только в том случае, если факт платежа совпадает по времени с фактом оказания услуги (например, в торговле), но даже там существуют авансы и отложенные отгрузки, что приводит к искажению учета.

Правовой метод учитывает финансовый результат на основе документов о доходах и расходах (акт, накладная и т.д.) Это более верный подход. Выполнил заказ, получил акт — зафиксировал доход. Нет — только поступление. Это важно в разговоре об отчетах. Ни в коем случае не объединяйте эти два метода в одном отчете.

Рентабельность — также индикатор прибыльности, но в процентах. Есть рентабельность к капиталу, к продажам, остаткам и другим показателям. Для оперативного управленческого учета я рекомендую считать рентабельность от продаж как ключевой показатель.

Другие показатели рентабельности есть в регламентированной отчетности и финанализе бухгалтерских сервисов, вроде “Контура”.

Можно немного перевести дух. С ключевыми понятиями разобрались, перейдем к тому, ради чего мы их вводили. Отчеты помогают руководителю принимать решения на основе цифр. Это обязательный инструмент, без которого адекватный учет невозможен. Поехали.

Составляется на основании сущностей «доходы и расходы». Чтобы не допустить «котлового» метода, доходы и расходы нужно привязать к статьям. Общие доходы — миллион. Расходы — 900 000. В таком виде пользы для руководителя немного. Когда разбиваешь, можешь управлять.

В то же время создавать 200 статей доходов и расходов тоже нет особого смысла, так как пользоваться таким отчетом хотя бы раз в неделю будет довольно сложно. Если тип дохода или расхода не превышает более 1% от общей суммы, выводить его в статью вряд ли уместно.

Все эти показатели в разрезе подразделений, чтобы видеть эффективность конкретных команд и направлений.

Отчет показывает движение средств. Нужен чтобы понять, есть ли в компании свободные деньги, увидеть дебиторку и не допустить кассовый разрыв и аномальное увеличение списаний по статьям.

Выплаты по кредитам и инвестиции нужно выделить в отдельный блок, разделяя операционную деятельность от финансово-инвестиционной.

Раздел операционной деятельности отчета показывает финансовый результат, как если бы мы считали его кассовым методом. Многие, к сожалению, и считают его финансовым результатом.
В действительности, отчет показывает, есть ли у вас деньги на текущие выплаты, есть ли возможность инвестировать, динамику дебиторки.

Показывает финансовый результат по сделке или проекту, а не котловым методом по компании. Помогает выявить самые неэффективные сделки и проекты, принять управленческие решения и поднять прибыльность бизнеса.

Структура отчета достаточно простая:

Если доходы привязать легко, то с расходами есть сложность, так как обычно учитываются лишь материальные затраты, но не трудовые: выполненные задачи, телефонные разговоры с клиентом, встречи, переписка. У многих бизнесов это отнимает колоссальное время и сделка, даже при небольших матзатратах, может уйти в минус.

Структура и смысл идентичны, только по клиенту, а не по сделке. Смотришь данные за отчетный период и за весь период сотрудничества (LTV). Чем важен отчет? Во-первых, он помогает пересмотреть то, кого из клиентов считать “випами”. Большинство руководителей руководствуется суммой в договоре.

Этот отчет помогает увидеть реальное положение дел: финансовый результат за отчетный период, наличие/отсутствие дебиторки, трудовые затраты и то, насколько выгодно взаимодействие в контексте всей истории взаимоотношений.

Отчет показывает прибыльность каждого продавца с учетом его продаж, расходов компании на производство и его зарплату.

Часто продавец совершает много крупных сделок, но генерирует маленькую прибыль или вовсе убыток. Это бывает, когда желание продать заставляет делать дисконты, расширять обязательства по договорам, неадекватно оценивать трудозатраты. В компании такие люди часто бывают звездами и бизнес за них держится.

Отчет демонстрирует реальное положение дел и позволяет вовремя скорректировать сотрудника или даже попрощаться с ним, если вы понимаете, что его амбиции дорого обходятся предприятию.

Отчет показывает маржу (прибыльность) каждого производственного сотрудника (производство услуг и проектов) с учетом его трудозатрат, расходов компании на продажи и его зарплату.

Вряд ли подходит для завода, но полезен в парикмахерской, клинике, дизайн-студии или в агентстве, которое занимается разработкой софта — областях, где основной ресурс — продажа времени сотрудника.

Постарался раскрыть основные принципы и рассказать про то, на что нужно смотреть. Вопрос, как построить эти отчеты практически, какой софт использовать и кто должен этим заниматься на предприятии, я не трогал, иначе и без того длинный текст выйдет безразмерным.

Обязательно расскажу об этом в новых публикациях. Поскольку текст обзорный, все понятия и отчеты даны в сжатом виде. Если что-то нужно раскрыть более полно или осталась неясность, дайте знать в комментариях, я отвечу.