Планирование без стресса. Как сделать так, чтобы планы стали помощником, а не триггером

Если вас вводит в ступор необходимость записывать задачи в календарь или ежедневник, постоянно ссылаетесь на то, что планирование – это не ваше, вы за спонтанность и любите «держать все в голове». Поздравляю, вы просто не умеете планировать так, как удобно вам.

В этой статье я не ставлю своей целью поделиться единственно верной методикой, которая подойдет всем. Напротив, хочу познакомить с механизмом поиска идеального метода планирования и трудностями, через которые мне пришлось пройти, чтобы нащупать именно свой.

В школьные годы я была активным ребенком с насыщенным графиком: учеба, занятия в кружках и спортивной секции, обучение в музыкальной школе по классу фортепиано. Помимо этого, ежедневные домашние обязанности. Такой ритм жизни способствовал приобретению навыков планирования и понимания своих возможностей.

Безусловно, семейная система, сложившиеся правила и традиции оказали на меня большое влияние. В нашей семье нельзя было откладывать подготовку домашних заданий до поздней ночи, кроме того важно было успеть уделить время занятиям на фортепиано, оберегая при этом соседей от ежедневного звучания монотонных гамм.

Обучение в университете еще больше способствовало желанию «все успеть». Я по-прежнему придерживалась правил и устоев, привитых с детства. Настоящие сложности с планированием начались даже не тогда, когда я училась в зарубежном университете и балансировала между учебой и работой, а с того момента, как я оказалась в консалтинге.

Консалтинг известен своим темпом и интенсивностью работы, которая, проще говоря, предполагает круглосуточную неопределенность и большую нагрузку. Когда все это сочетается с желанием построить успешную карьеру и личную жизнь, задача кажется непосильной. С этого времени начался мой поиск инструментов планирования, в результате чего появилась текущая система. Она работает безотказно уже четыре года.

Методики планирования и эффективности, которые я пробовала и примеряла на себя:

Плюс ко всему, мне не нравилось отсутствие разнообразия при таких подходах к планированию. Иными словами, если бы я виртуозно овладела любым методом из перечисленных выше, то каждый день выглядел бы как «день сурка». Поэтому я начала экспериментировать с инструментами планирования и чередовать их таким образом, чтобы они отвечали моим потребностям.

Мои требования к системе планирования:

Как в итоге выглядит планирование, которое помогает мне быть эффективной в управлении своими делами?

Суть системы планирования заключается в следующем: каждый месяц разбит на три временных промежутка в соответствии с конкретными целями.

Таким образом выглядит моя месячная структура планирования. Если рассмотреть концепцию фокуса подробнее, то можно увидеть, что в течение недель я расставляю приоритеты задач, соответствующие конкретному направлению или теме.

Каков эффект этого подхода?

Множество инструментов и направлений не дает мне погрузиться в повторяющуюся рутину, поскольку еженедельная концентрация помогает разнообразить типы задач, которыми я занимаюсь. В моем расписании заложен период отдыха. Это не значит, что я не отдыхаю в другое время. Но именно на четвертой неделе я уделяю большую часть времени отдыху и восстановлению.

Как устроено планирование, которое не добавляет лишней тревожности, внутри дня?

Весь день я разбиваю на «блоки», не привязывая к ним набор задач, которые буду выполнять в период этого блока. К примеру, совмещая работу в найме и собственный бизнес, я «бронирую блоки» по вторникам, четвергам и воскресеньям на 3 часа в вечернее время. В эти периоды я занимаюсь вопросами развития бизнеса. Иными словами, я знаю, в какое время займусь проектом, но задачи выбираю непосредственно в тот момент, когда стартует блок.

Что мне это дает?

Разбиение дня на блоки можно использовать в нескольких контекстах. Я применяю этот подход для разделения времени на реализацию разных проектов. Другой вариант – вы можете «бронировать» время в своем расписании в зависимости от роли: жена, мама, сотрудник и так далее. Мне больше нравится идея проектов, под этим понятием я подразумеваю не только рабочие задачи, но и личные. Моя система планирования затрагивает все сферы жизни, которая помогает расставить приоритеты и определить временные рамки для выполнения различного рода задач.