RPA избавит бизнес от авралов

Сегодня проблема перегруженности сотрудников рутинными операциями становится всё актуальнее. Внутренние IT-службы попросту не успевают обрабатывать новые запросы от бизнеса на автоматизацию определенных процессов. Технология RPA способна прийти на помощь бизнесу, заменив привычную автоматизацию на уровне интеграции между системами. RPA позволяет быстро реагировать на изменения бизнеса, выводя решения, способные помочь снять с пользователя тот или иной рутинный процесс.

В этой колонке я хотел бы рассказать о преимуществах и эффективности применения программных роботов для автоматизации бизнес-процессов .

В последнее время активно набирает популярность новая форма интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов — RPA (Robotic Process Automation). В её основе лежит технология имитации повседневных действий пользователей. По сути программный робот повторяет набор действий сотрудника в тех процессах, где эти действия легко предсказуемы и алгоритмизируемы. По данным аналитической компании Gartner, глобальные продажи программного обеспечения для роботизированной автоматизации в 2018 году достигли $846 млн, увеличившись на 63,1%, что делает его самым быстрорастущим сегментом мирового рынка корпоративного программного обеспечения. В Gartner прогнозируют, что до конца 2019 года этот показатель достигнет $1.3 млрд.

На сегодняшний день на многих предприятиях существуют процессы, требующие привлечения максимального числа исполнителей в пиковые периоды. Обычно это сдача ежеквартальной отчетности или проверка каких-либо данных с определенной периодичностью. Подобная практика приводит либо к серьезным переработкам сотрудников, получающих дополнительную нагрузку в пиковые периоды, либо к необходимости привлекать новые кадры, которые будут попросту просиживать без работы из-за неполной загрузки. Оба варианта неэффективны и в конечном итоге негативно сказываются на бизнесе. RPA позволяет привлечь к процессу практически неограниченный «цифровой» резерв, способный включиться в работу в любой момент, и позволяющий в значительной степени нивелировать подобный эффект «бутылочного горлышка».

В качестве примера можно также привести работу департамента HR в летний период, когда резко возрастает количество отпусков и объем связанного с этим документооборота. К тому же, наплывы активности могут совпасть с отпусками самих работников HR. Однако, если работник, уходя в отпуск, может передать свои обязанности коллеге, для которого они не являются профильными, их можно передать и роботу. Задумайтесь, что из своих обязанностей вы передаёте коллегам или перенимаете у них, возможно именно среди них находятся наиболее привлекательные для роботизации процессы.

В сфере HR в целом довольно много рутинных операций, требующих постоянного участия сотрудников. Большая их часть связана с обработкой бумажных документов и проведением тех или иных операций в IT-системах - кадровые изменения, расчет заработной платы и KPI, сбор информации и внесение её в систему.

Ни для кого не секрет, что сейчас при приёме на работу кандидаты, помимо оценки рекрутера, проходят проверку по различным источникам, установленным в организации. В каждой компании они уникальны и отвечают определенным критериям для принятия решения о возможности сотрудничества. У ответственного за процесс сотрудника в распоряжении есть набор систем, в каждой из которых он собирает информацию по потенциальному кандидату, а после сбора общих данных принимает решение о том, может ли сотрудник быть допущен до работы в компании. Базы для сбора данных бывают разные: это могут быть как внутренние IT-системы, так и открытые внешние базы, различные сайты или соцсети.

К примеру, один из наших заказчиков использовал девять различных систем, из которых собирались данные. При этом часть из них не имела каких-либо интеграционных интерфейсов. Естественно, у сотрудника процесс сбора данных по всем этим системам отнимал достаточно много времени. Мы предложили решение, способное собирать информацию по всем девяти системам вместо человека. Робот готовит отчёт, в котором уже есть данные из всех необходимых источников. Ответственному за проверку сотруднику больше не требуется тратить время на открытие систем, ввод данных, поиск и копирование результатов. Он сразу работает с готовым отчётом, в котором собраны нужные данные из всех источников. В дальнейшем на основании этого отчёта принимается решение. Для части заявок удалось достичь полной автоматизации, когда решение принимается автоматически на основе факторов, информирующих о невозможности дальнейшей работы с кандидатом.

Еще одна область, где внедрение RPA показывает высокую эффективность - сбор данных для расчета заработной платы. Кстати, эти процессы также требуют определенной периодичности. Расчет предполагает сбор данных по выработке рабочего времени сотрудников, отпускам, больничным. Помимо этого, могут учитываться показатели по продажам и выполнению KPI. Процесс сбора информации и подготовки отчета при расчете заработной платы подходит для роботизации как раз за счет большого количества систем, используемых в качестве источника данных. При этом сам процесс расчета также может быть автоматизирован в едином решении!

Экономический эффект от роботизации обычно разделяют на 2 вида: прямой, который непосредственно считается при подготовке технико-экономического обоснования, и косвенный, который достигается за счёт определённых факторов. Для измерения прямого экономического эффекта используется показатель FТЕ (Full-Time Employee) - эквивалент полной занятости сотрудников компании, позволяющий определить уровень вовлеченности работников в трудовой процесс. Для его подсчета применяется достаточно простая формула, учитывающая трудоемкость процесса и время, необходимое для его выполнения, а также количество задействованных в процессе сотрудников и число повторений за определенный отчётный период, например, месяц. После этого выстраивается целевая схема роботизации и оценивается потенциальный экономический эффект.

Косвенный экономический эффект посчитать сложнее, но именно он показывает те преимущества роботизации, которые следуют из основного экономического эффекта. При сокращении количества рутинных операций у сотрудника высвобождается время для других задач, на которые обычно не хватало времени. Благодаря этому он получает дополнительную моральную мотивацию от перехода на более интеллектуальные участки работы, от возможности проявить себя и реализовать новые идеи. Помимо этого, алгоритмы RPA позволяют практически полностью исключить ошибки и «человеческий фактор» в многократно повторяющихся операциях, имеющих критическое значение для бизнеса, а также снизить кадровые риски, связанные с текучкой кадров и доступом рядовых сотрудников к большому массиву конфиденциальной информации.

В среднем роботизация одного процесса может занять от одного месяца до полугода, в зависимости от его сложности. Хоть автоматизируются и типовые процессы, каждый из них уникален и имеет свои особенности - от необходимости внедрения технологий распознавания печатных документов до разработки каких-то дополнительных коннекторов или модулей принятия решений. От этого и зависит срок. В целом, мы считаем, что проект должен занимать не больше полугода, иначе теряется основное преимущество роботизации, как быстрого и эффективного решения для бизнеса.

По опыту Softline, высокую эффективность в процессе внедрения RPA показывают пилотные проекты. Они дают возможность продемонстрировать заказчику обоснованность применения данной технологии. При этом большим преимуществом является то, что в отличие от дорогостоящих и ресурсоемких внедрений ИТ-систем, типовое внедрение RPA окупается в российских компаниях в среднем за 6-9 месяцев, в зависимости от объема операций, выполняемых «виртуальными роботами».