Аутстаффинг логистов как способ повысить экономическую рентабельность отдела

Всем привет!

Меня зовут Антон Лейтан, я руковожу компанией «ИВА» – это оптовый поставщик пищевого и лекарственного сырья. 80% продукции нашей компании – импорт, остальное мы либо покупаем в России у местных фермеров и производителей, либо выращиваем сами. Исходя из нашей коммерческой модели, одно из важнейших условий для успешного ведения бизнеса – это грамотно выстроенная логистика. Но как повысить продуктивность логистики компании, если работы в профильном отделе всего на 0,5 ставки, а содержать приходиться двух сотрудников, чтобы соблюсти принцип взаимозаменяемости? В своей первой статье я поделюсь своими идеями на этот счет.

Ситуация

Наша транспортная логистика делится на внутреннюю (перевозки по России – закупка от поставщика & доставка до клиента) и внешнюю (доставка купленного товара из 20 стран на наш склад в РФ) , но конкретно в данном кейсе мы будем говорить о первой.

В компании работают два логиста, которые обрабатывают заявки менеджеров по продажам на доставку товара до клиента: подбирают транспорт и сопровождают перевозку, а после получения товара клиентом закрывают сделку в CRM-программе. В месяц поступает порядка 500–600 заявок, то есть один логист обрабатывает около 4 заявок в час. С учетом того, что обработка большинства заявок занимает не более 10 минут, получаем занятость логиста всего лишь на 70%. С двумя же сотрудниками в штате на смежной должности неэффективность удваивается и приобретает тревожные масштабы.

Решение

Я залез в интернет в поисках решения из области аутсорсинга, которое частично закроет функционал логиста и позволит, как минимум, оставить одного сотрудника вместо двух. К примеру, один штатный сотрудник – контролер процесса, сопровождающий сложные заявки, а на аутсорсе – исполнители, которые возьмут на себя большинство «легких» заявок, не требующих глобального погружения и квалификации. К тому же процесс создания и обработки заявок за последний год удалось максимально оцифровать, поэтому с доступом к интерфейсу в CRM-программе даже сторонние люди смогут с легкостью администрировать незамысловатый функционал.

Искал я таких специалистов долго и упорно: прошерстил множество статей на VC, обработал несколько сайтов логистических компаний – но нужной услуги так и не обнаружил. Возможно, использовал неправильные ключевые слова или непонятно объяснял свои пожелания. Кстати, если кто-то посоветует искомый сервис, буду очень благодарен.

Я решил подойти к вопросу с другой стороны: не снижать неэффективное использование штатной единицы путем подбора аутсорсинговой альтернативы, а, наоборот, «дозагрузить» своих логистов работой на аутсорсе, которая будет им понятна, а мне позволит улучшить экономику процесса. Проще говоря, мои же логисты будут обслуживать не только «ИВУ», но и другие компании, нуждающиеся в таких услугах. На первый взгляд решение выглядит привлекательным.

Мы тут же заказали разработку лендинга, через неделю запустили сайт (ссылка ниже) и рекламу, но за 10 дней получили ровно… 0 лидов. Я терялся в догадках: 1) либо такое решение (аутсорсинг логистики) не востребовано на рынке; 2) либо мы не можем донести до клиентов суть услуги, они ее не понимают или не воспринимают. Хотя, казалось бы, такое решение для малого(подчеркиваю, для малого) бизнеса выглядит привлекательным сразу по нескольким причинам:

· Наша услуга в 3 раза дешевле содержания логиста в штате.

· В отличие от диспетчеров с Авито мы материально ответственны перед клиентом и поэтому гарантируем надежную доставку; работаем только по рыночным ценам и с проверенными перевозчиками.

· Мы избавляем клиентов от бумажной волокиты и в конце месяца по реестру передаем необходимый пакет документов.

MVP продукта

В бизнес-школе меня учили, что главный принцип запуска любого стартапа – Fail fast, fail early («быстрый провал») . Вот и здесь я решил, что нужно сначала выпустить первичный продукт, понять его востребованность и, отталкиваясь от этого, либо вложить средства в инфраструктуру, либо переосмыслить концепцию.

Для тестирования продукта я попросил несколько партнерских компаний направить нам заявки через почту и телеграмм с ответами на пять простых вопросов о доставке их товара:

1) Что?

2) Откуда?

3) Куда?

4) Объем? *

5) Комментарий

Сразу же возникли сложности, главная из которых – неосведомленность менеджера об объеме груза: этот параметр несведущему человеку просчитать довольно непросто. Методом проб и ошибок заменили вопрос № 4 на более понятные менеджеру данные (вес груза или вес одной его единицы) , чем значительно упростили процесс заказа. Также теперь при приеме компании «на борт аутсорсинга» запрашиваем заполненную KYC-анкету с более глубинными вопросами, которые позволяют лучше узнать и понять потребности клиента.

В будущем, конечно, можно создать личный кабинет клиента на сайте и разработать более удобный UX-дизайн, но пока нет реального понимания востребованности продукта на рынке в целом.

Заключение

Благодарен всем тем, кто дочитал статью до конца, и буду признателен за любые комментарии, особенно за конструктивную критику! Создавая продукт, не ставил целью на нем заработать. Задача, скорее, заключается в более продуктивном использовании рабочего времени логистов.

Приглашаю всех воспользоваться услугами нашего мини-сервиса! Он подходит компаниям малого бизнеса, у которых нет штата водителей, но регулярно поступают заявки на перевозку товара по всей России. Всем, кто придет с VC. ru, гарантирую 2-месячную бесплатную подписку на сервис с регулярным учетом ваших пожеланий и улучшением пользовательского опыта.