Внедряем Workday в России: с чем можем столкнуться

Workday — облачная система управления персоналом, которую всё чаще внедряют международные компании. Интеграция обеспечивает прозрачность кадровых процессов, а также упрощает системы планирования и бюджетирования, позволяет быстрее принимать решения.

В России компании сталкиваются с вызовами, которые необходимо решить в установленные глобальным офисом сроки. Рассказываем, какие проблемы могут встать на пути HR в России при внедрении системы на глобальном уровне и что с ними делать.

Кастомизация Workday под локальную специфику процессов не предусмотрена. Если говорить кратко, то, например, российской команде, которая отвечает за передачу и внесение данных, необходимо занести локальные данные в международную систему Workday.

И здесь есть риск разногласий. Логика международной организационной структуры может кардинально отличаться от российской строгой иерархии. И это зачастую просто невозможно сопоставить.

В российской системе сотрудник зачастую подчиняется одному руководителю, а в глобальной системе он подчиняется ещё группе лиц. При такой ситуации команде проекта придётся придумывать различные механизмы, чтобы подбирать корректные данные из базы «1C» с учётом логики глобальной системы Workday для корректной передачи.

Многие HR-специалисты перекладывают всю ответственность за переход на Workday на технических специалистов и не хотят вникать в суть процесса.

Это большая ошибка: технический специалист действительно делает многое в рамках проекта, но логику сопоставления данных локальной системы с глобальной закладывает именно кадровый специалист.

Простой пример: в России есть 25 причин увольнения, а в Workday их всего пять. Технический специалист привяжет по пять причин к каждой группе, ведь это самый простой способ. Но насколько это будет корректно?

Ведь от этой информации будет зависеть корректность статистики увольнений по всей компании. Поэтому чем лучше HR понимает специфику настроек Workday, тем лучше пройдёт переход.

Workday передают каждой компании workbook, где детально описано, какое поле, какое значение принимает, какой смысл стоит за этим значением, как им управлять.

При настройке Workday всегда возникают сложности со 152-ФЗ «О персональных данных». Команде проекта нужно обязательно прорабатывать вопросы: как и где хранятся данные, в каком виде они передаются, какое основное направление обмена.

Мы рекомендуем выбирать в качестве основного направления обмена направление из «1С» в Workday, то есть все данные российских сотрудников должны вноситься и храниться в России. А работодателю необходимо подписать с подчин1нными согласие на трансграничную передачу.

Два раза в год система Workday обновляется. И есть риск, что после обновлений слетит обмен данными. Например, по «Приёму» было десять колонок с данными, Workday решили добавить одиннадцатую.

В результате нужно заново аккумулировать данные. Однако данная ситуация не так страшна. Разработчики системы всегда заранее оповещают о сроках обновлений, и всё, что нужно сделать команде проекта внедрения, — доработать файлы в случае сбоя обмена данными. На это уйдёт не более одного-двух дней.

Обычно глобальный офис передаёт инструкции по интеграции коллегам на местах и устанавливает сроки перехода. Офиса или авторизованного поставщика в России у компании Workday нет. Поэтому проблемы кастомизации, отсутствия опыта и знаний в области настройки Workday локальным командам предстоит решать самостоятельно.

Автор: Надежда Массель, руководитель проектного отдела BDO Unicon Outsourcing