Корпоративная техника на учете: как копейка рубль бережет

Руководитель проектов ALP Group Алексей Орлов объясняет, как и зачем наводить порядок в учете компьютеров и прочей техники, выдаваемой на руки сотрудникам ИТ-компании.

Начну с признания: хотя наша компания работает на рынке уже почти 30 лет, мы задумались об инвентаризации всей приобретенной техники и оборудования только несколько лет назад. Как такое возможно? — спросите вы. Дело в том, что отсутствие строгого учета дает о себе знать только когда большинство сотрудников работает на удаленке. Согласитесь, потерять компьютер, стоящий на рабочем столе посреди офиса, довольно сложно. А вот недосчитаться одного из десятка мониторов, отправленных в разные уголки страны, — уже значительно проще.

Каждый раз при взгляде на стопку заявок на новое оборудование мы задавались вопросами:

Четких ответов на эти вопросы не было. «А, есть какой-то файлик, где было записано… Правда, там не всё…». Как вы понимаете, покупка каждому новому сотруднику компьютера или планшета — это немалые затраты. В общем, как говорил мистер Эй, «Нужно что-то делать… Конечно, делать! Именно! Как я раньше не догадался! Вы чертовски правы, Мэри, — делать!»

Так мы задались целью инвентаризировать всю технику, приобретенную за последние 4 года, выяснить ее состояние и точное местонахождение. Вы можете возразить, что стандартный ноутбук за 4 года придет в полную негодность и потому нет смысла отматывать цепочку событий так далеко, но, на мой взгляд, всё зависит от качества техники и бережного (или не очень) к ней отношения.

Итак, речь шла о сотнях ноутбуков, планшетов, мониторов, стационарных ПК, клавиатур, наушников, усилителей сотовой связи и прочего оборудования. Каждая отдельная единица техники была, как правило, не дороже 100 000 рублей, а значит, по правилам бухгалтерского учета, сразу списывалась в затраты. В связи с тем, что оборудование нельзя причислить к основным средствам, выяснить его местонахождение и тем более состояние было крайне трудозатратно.

По результатам инвентаризации выяснилось, что часть техники была списана, часть — направлена в офисы в других городах, а часть числилась у сотрудников «на руках». Ну и, конечно, мы недосчитались пары системников, ноутбука и монитора. Это был важный звоночек: кажется, специалистам по автоматизации пришло время заняться автоматизацией собственного учета…

Поскольку весь управленческий учет компании ведется на базе системы «1С:Управление холдингом», учет техники мы тоже решили вести в ней. Стоит заметить, что в стандартном решении 1С нет возможности отследить купленное оборудование, поэтому перед нами стояла задача разработать специальную подсистему, которая бы учитывала и контролировала местонахождение техники в любой момент времени и могла бы отображать эту информацию в виде удобных отчетов.

Первым делом мы прописали и согласовали бизнес-процесс движения техники: Заказ и обоснование → Согласование заявки → Оплата → Приемка на склад и оприходование на ответственного сотрудника → Выдача в соответствии с заказом → Отражение смены ответственного.

Техника может заказываться как для организации в целом, так и под определенный проект. В соответствии с этим, руководству направляется заявка с примерами возможных цен закупки. После согласования формируется заявка на оплату, техника оплачивается и доставляется на склад или в офис.

На этапе оприходования каждой единице оборудования присваивается инвентаризационный номер, он сохраняется за ней до момента списания. Внесение оборудования в программу реализовано разными способами. Это может быть загрузка из реестра Excel, формирование документа на основании «Поступления товаров и услуг» или ручное оприходование. Ответственным является лицо, занимающееся закупкой оргтехники.

После этого вся техника проходит подготовку по корпоративному стандарту (доступы, программы, безопасность и т. д.) и передается ответственному сотруднику с помощью документа «Закрепление ответственного». Этот шаблон предусматривает вложение файлов (письмо или скан с подписью принявшего технику) и заполнение/загрузку всей важной информации об оборудовании:

Если сотрудник сдает единицу техники, то в системе формируется новый документ «Закрепление ответственного».

В данной подсистеме также реализован привычный нам функционал:

Таким образом, мы получили важный в работе функционал учета с помощью несложного решения в привычной всем сотрудникам корпоративной системе. Каждая компьютерная мышка теперь посчитана и никуда не исчезает 🐭

А как вы учитываете технику, выданную сотрудникам на удаленке? Пожалуйста, поделитесь своим опытом в комментариях ⬇