А вы красите деньги? Или — как всё-таки разделить деньги личные и бизнеса раз и навсегда
У тебя прибыльный бизнес?
Можешь позволить себе всё, что захочешь?
Будь осторожен! Убедись, что деньги, которые ты тратишь, правильного цвета.
О чем это я? Давайте по порядку
Каждый предприниматель открывает свой бизнес, чтобы получать прибыль и жить жизнью мечты. И почти каждый допускает одну и ту же фатальную ошибку: не делит деньги на личные и бизнесовые.
И сегодня я помогу вам ответить на пять вопросов:
- Почему это, собственно, является ошибкой
- В чем причина этой ошибки
- Как не допустить ошибки
- Что делать, если уже допустил
- Как выстроить удобную систему
Почему эта ошибка может стать роковой? Есть минимум два последствия, способных привести бизнес к краху.
- Кассовый разрыв. Вывел деньги на покупку новенького BMW, но на зарплату сотрудникам, на налоги, или на оплату поставщику «внезапно» не хватило. Команда разбегается, растут штрафы и пени. Закладываем BMW под кредит в банке, чтоб свести концы с концами. Знакомо? Конечно, кассовые разрывы случаются не исключительно по этой причине, но она довольно частая. И это проблема не только начинающих «голодных» предпринимателей. Опытные товарищи тоже грешат этим. Иногда у успешного собственника может сложиться ложное ощущение, что всё так успешно будет и дальше, и можно тратить без оглядки. Нет, нельзя. Кризисы, политическая ситуация, расторопные конкуренты не станут вас предупреждать заранее о своем появлении.
- Отсутствие средств на развитие. Эта опасность подстерегает более «осмотрительных» и «аккуратных» предпринимателей. У них точно хватает на зарплату и налоги. Они тратят только «то, что осталось». Но зато подчистую. Вся прибыль идёт в личный кошелёк. И когда подворачивается удобный случай сделать закупки со скидкой или открыть новое направление бизнеса, резерва нет. Кредиты – дорого, инвесторы не стоят в очереди. Всё, ты отстал от конкурентов!
Почему почти каждый предприниматель допускает «смешивание» денег. Причин две:
- Мышление «собственника». В кавычках слово написано потому что в данном случае проявляется его «темная сторона»: деньги мои, бизнес мой, что хочу, то и делаю, сколько хочу, столько и забираю. Этот риск весьма распространён, когда у предпринимателя нет никого в подчинении; однако, я работала с собственником большой компании с миллионными оборотами и штатом в 100+ человек, который в какой-то момент начал выводить на квартиры/дома/виллы деньги из оборотки бизнеса, словно фирма – его большой кошелёк. С момента начала такого «хозяйствования» бизнес протянул меньше 5 лет.
- Простота получения денег. У индивидуальных предпринимателей практически нет границ, разделяющих его личные деньги и деньги бизнеса: можно принимать средства от клиентов на собственную карту/счёт, можно оплачивать что угодно кому угодно с карты/счета ИП. В итоге не понятно: остаток на счете твой или бизнеса? У организаций тоже всё просто: завёл пластиковую бизнес-карту и под видом представительских расходов трать, почти на всё что хочешь. Квартиры, машины покупаем на организацию, почему нет. И масса прочих способов «вывести» средства. Где мера?
Как не допускать этой ошибки и выводить деньги из бизнеса правильно?
Правило номер ноль: ведите финансовый учёт! Вроде тема очевидная, и предприниматели даже ведут «какие-то записи и таблички», но чаще всего это ограничивается учетом долгов: он должен/ему должны. Грамотный управленческий учёт состоит минимум из трёх отчётов (о них напишу ниже) и должен вестись непрерывно. При этом, по каждому типу отчётов обязательно составлять план и фиксировать факт.
И ещё три правила:
- Формируйте фонды. То есть с каждого поступления денег откладывайте долю на каждый тип расходов: закупки, зарплата, налоги, резерв. (Такой же принцип рекомендуется и в личных финансах, кстати.)
- Определите необходимый «прожиточный минимум» и оплачивайте его себе (собственнику) в форме зарплаты. Это может быть как официальная зарплата по должности, так и условная сумма, которую предприниматель переводит с карточки предприятия на свою.
- Мышление. Снова про него. Если мы уподобим бизнес курице, которая несет золотые яица, то становится очевидным: предприниматель прежде всего должен заботиться о своем бизнесе (курице) и забирать только яица (чистую прибыль) . Дисциплина и понимание: интересы бизнеса выше личных «хотелок».
А если я уже смешал?! Учимся “красить” деньги.
Всё поправимо. Нужно:
- Сегодня же выделить (покрасить) счета: личные и бизнесовые. Особенно это актуально для ИП. Условно назовем личные – красными, бизнеса – зелёными.
- Все входящие потоки денег от клиентов/покупателей/банков и пр. по бизнесу с сегодняшнего дня зачислять строго на «зелёные» счета/карты бизнеса (если на пересогласование условий с клиентом требуется время просто транзитом переводить деньги со своей карты на бизнесовую) .
- Все личные траты проводить только с личных «красных» карт.
- В организации определить месячный лимит на перевод собственнику (как представительских расходов, так и зарплаты) .
- Начать планировать доходы, расходы и движение денег.
- Начать фиксировать каждое поступление, платёж, и другие операции.
- По итогам периода (месяц/квартал/года) сравнивать план и факт, определять величину прибыли, а также, оплачена ли эта прибыть (то есть поступили ли фактически деньги, по прибыльной сделке) .
- С чистой совестью выводим прибыль с зелёного счета на красный.
Пример из практики.
Предприниматель пришёл ко мне за советом, когда кассовые разрывы стали уже постоянным явлением. Он вынужден был всё время “перехватывать” деньги под высокий процент или банально задерживал платежи по своим обязательствам. Это не добавляло ему уважения и грозило разорением.
Что мы предприняли для решения проблемы:
1. Он определил карты и счета для “красных” и “зеленых” потоков. И начал действовать, согласно восьми правилам выше.
2. Мы вычислили величину кассового разрыва (он тянулся больше полутора лет и рос с каждым месяцем).
3. Построили план доходов, расходов и движения денег на год.
4. Выявили источники экономии внутри бизнеса (перестроили схему оплаты труда работникам), а также поумерили аппетиты предпринимателя относительно “красивой жизни” до того момента, пока он действительно заработает на такую жизнь: составили личный финансовый план на три года.
5. Проработали “баги” мышления в формате коучинга. Человек пытался соответствовать некоему образу “настоящего” бизнесмена и тратил больше, чем зарабатывал. Перенесли фокус внимания на достижения бизнеса и работу с командой, поставили долгосрочные цели, определили миссию бизнеса и лично предпринимателя.
На сегодня ситуация выправилась, все финансовые показатели стали понятны и прозрачны, удалось начать формировать резервы, а в следующем году предстоит расширение бизнеса.
Что, где, когда и как фиксировать?
Есть три базовых отчёта, которые должны быть у каждого предпринимателя:
- Отчёт/план по доходам и расходам
- Обчет/план по движению денег
- Баланс, план/факт
В первом предприниматель оценивает прибыльность сделок; второй помогает управлять денежными потоками, избегать кассовых разрывов; третий помогает понять где «зависли» деньги (в дебиторке, в товаре, на счетах и др.) и насколько бизнес обеспечен собственными деньгами и насколько заемными (большой объем последних сулит риски разориться) .
Ну и кто всё это будет делать?
В общем-то, кто угодно, кто умеет считать, пользоваться таблицами и здравым смыслом. Правила учёта достаточно логичны и просты. Один раз запомнил, дальше всё на автомате.
При этом, крайне не рекомендую заниматься финансовым учётом лично предпринимателю. Почему?
Учёт – это рутина, которая занимает достаточно времени и требует непрерывного внимания. А дело предпринимателя – генерировать идеи, проводить встречи, задавать «генеральную линию партии». Предпринимателю просто по его природе не свойственна такая работа, да и время его стоит гораздо дороже.
Так что если ваш доход превышает хотя бы 200-300К, немедленно нанимайте ассистента, который будет заниматься, помимо прочего, учётом финансов. (Кстати, многие предприниматели не допускают к учету «чужих» как раз по причине, что у них смешаны денежные потоки. Как только вы разведёте их в разные стороны, эта проблема отпадёт сама собой). Обучить ассистента может как сам собственник, так и наёмный консультант.
Если у вас в команде более 50 человек и/или доход превышает 50 млн. и/или большое количество операций, то имеет смысл нанять экономиста. Поскольку речь может идти не о простом фиксировании доходов/расходов и движения денег, а об анализе финансовых показателей и прогнозировании успеха бизнеса на месяцы и годы вперед. А тут требуется специальное образование.
Есть и альтернатива: обязанности экономиста могут быть «по кусочкам» распределены на разных сотрудников: менеджеров, администраторов, руководителей отделов. Но, чтобы это сделать грамотно, нужно точно знать, кому что делегировать. Я, как консультант, изучаю все процессы в бизнесе и помогаю предпринимателю «раздать» все функции финансового учета и анализа по соответствующим исполнителям.
Подведём итоги:
- Денежные потоки бизнеса необходимо отделять от личных и сделать это надо как можно раньше
- Разделение нужно, чтобы избежать кассовых разрывов, иметь запасы для развития бизнеса, видеть актуальную финансовую картину иметь возможность делегировать учёт
- Удобную систему учёта можно выстроить как самостоятельно, так и с привлечением грамотного эксперта по финансам
Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать, как поступить в вашей конкретной ситуации, буду рада ответить на любые вопросы: https://t.me/mashoostick
Мощно и по делу! Уже вижу как люди сразу же побежали внедрять
Благодарю, Алекс!
Осознанный предприниматель – богатый предприниматель! 💰
Крутая статья.
А какие первые шаги именно вот когда наконец-то принял решение разделять деньги бизнеса и свои?
И при это есть понимание, что свой многолетний бизнес не приносит необходимый финансовый результат?
И подвопрос - как предпринимателю исправить психологию и мышление, чтобы в будущем не повторять тех же ошибок?
Спасибо!
1) Первые шаги:
- завести или определить отдельные счета/карты для своих денег и денег бизнеса
- выделить себе «зарплату», некий минимум, а остальное добирать по итогам квартала в виде «дивидендов»
- обязательно начать вести финансовый учёт по всем правилам, в соответствии с масштабом вашего бизнеса
2) Если бизнес не приносит результат, надо, прежде всего, понять, почему не приносит. Если хотите, готова провести аудит вашего бизнеса. Возможно, есть неочевидные вам пути вывести его из убытков, а возможно, его проще закрыть.
3) Про мышление. Важно определить ваши бизнесовые цели в долгосрочной перспективе. Такие цели, чтоб «зажигали», занимали все мысли. Они помогут вам не «сливать» деньги на сиюминутные желания, поддержат дисциплину.