«Только не голосовое»: цифровой этикет в IT

Нормально ли звонить без предупреждения? А допускать опечатки? Нужно ли всегда указывать тему письма? Ответы на эти вопросы можно найти в правилах цифрового этикета. Нормы поведения в сети формируют уважительную атмосферу в компании, предотвращают конфликты и исключают неправильное понимание сообщений.

В статье мы собрали 19 рекомендаций для общения в чатах, email переписке и на видеовстречах, которые будут полезны IT-командам.

1. Выражайте мысли без лишних эмоций
Откажитесь от прописных букв (капслока) — это может восприниматься как грубое обращение и вызвать негативную реакцию. Большое количество эмодзи, стикеров и гифок также не подходит для рабочих ответов.

2. Учитывайте рабочий график коллег
К примеру, почти во всех IT-компаниях предлагают гибкий график работы: специалисты живут в разных городах или странах, они приходят и уходят в разное время. Заранее уточняйте рабочий режим сотрудника, с которым вам нужно будет общаться.

3. Сокращайте количество сленга в формальных переписках
IT-специалисты часто использую нестандартные модификации слов. Когда разработчики общаются с клиентами или другими сотрудниками на «своем» языке, то очевидная им информация может стать непонятной собеседникам. То же самое касается UX/UI-дизайнеров, SMM-щиков и других специалистов, использующих профессионализмы.

4. Старайтесь сразу отвечать на сообщение
Не игнорируйте и не тяните с ответом на вопрос. Некоторые задачи требуют срочного решения, и ваше пренебрежение может привести к простоям в бизнес-процессах. Если нет возможности ответить сразу, напишите, что вы увидели сообщение и вернетесь к вопросу к такому-то времени.

5. Уважайте время собеседника
Перед тем как задать вопрос или просить помощи, попробуйте найти информацию самостоятельно. Чаще всего ответы находятся на первых страницах в поисковой системе или в истории переписки. Тратить время коллеги на то, что легко найти самому — дурной тон.

6. Не отправляйте голосовые сообщения
Переписку желательно вести в письменном виде. Если вам нужно описать большую информацию, то предупредите собеседника о том, что хотите озвучить информацию голосом, или договоритесь о созвоне.

7. Не отправляйте много односложных сообщений
Передавайте всю информацию в одном-двух сообщениях. Не дробите текст на отдельные предложения, иначе переписка будет выглядеть, как стихотворение. Сюда же — не отправляйте отдельным email-письмом «Спасибо» и «Пожалуйста». Письма с одним словом не дают никакой полезной информации, а лишь засоряют папку «Входящие».

8. Напишите — прочитайте — отправляйте
Перестраивайте сообщение, убедитесь в правильности знаков препинания и отсутствии ошибок. Опечатки — знак торопливости и того, что вам лень позаботиться о собеседнике и потратить минуту на вычитку.

9. Указывайте тему письма и названия файлов
Подписывайте сообщения и материалы во вложениях, иначе файлы могут затеряться среди других. Укажите в письме необходимые: кто вы, откуда, чего хотите и насколько срочно.

10. Грамотно оформляйте письма
В книге «Новые правила деловой переписки» М. Ильяхова и Л. Сарычевой рекомендуют использовать такую структуру email-сообщения:

1. Заранее проверьте технику
Убедитесь, что ваше интернет-соединение стабильно, камера и звук работают.

2. Используйте функции чата
Если вы хотите высказаться, то пользуйтесь фичей «Поднять руку» или идентичными ей. Это поможет снизить пересечение голосов и позволит всем специалистам высказаться.

3. Выключайте микрофон, когда вы не говорите
Исключайте фоновый шум и отвлекающие факторы — они могут повлиять на качество созвона.

4. Не отклоняйтесь от основной цели встречи
Новую тему для обсуждения отметьте для себя и обсудите ее либо в конце звонка, либо назначьте отдельный созвон.

1. Помните про софт скилы
Мягкие навыки — это коммуникабельность, эмпатия, критическое мышление, умение слушать и доносить свои мысли, не задевая чувств другого человека, и другое. Такие личностные качества поддерживают сетевой этикет и хорошую коммуникацию в компании.

2. Организуйте новые Agile-ритуалы
Бывает, что во время ретроспектив говорят одни и те же люди, а остальные не могут «вставить слово» или нуждаются во времени для предоставления идей. Если вы руководите командой и замечаете дисбаланс мнений, попробуйте подойти к онлайн-встрече по-новому: сначала инициируйте мозговой штурм, а потом попросите тихих участников озвучить мысли.

3. Интересуйтесь корпоративной культурой
Модель поведения внутри организации имеет оформленные и негласные стандарты взаимодействия специалистов. Например, когда все сотрудники (в том числе руководители) обращаются друг к другу на «ты» или на «вы» — это элемент корпоративной культуры.

4. Попросите уважать индивидуальное пространство
Большинство разработчиков — интроверты, им нужны спокойные и комфортные условия труда. Если вам хочется больше работать в одиночку, то стоит уточнять на собеседовании наличие микроменеджмента в компании или договориться с тимлидом о пересмотре графика работы.

5. Соблюдайте конфиденциальность
Это правило важно в любой профессиональной области, однако в IT оно становится максимально критичным из-за взаимодействия специалистов с важными информационными ресурсами компании. Доступ к информации сохраняйте внутри рабочих процессов.

Цифровой этикет помогает улучшить рабочую атмосферу и создать положительное впечатление о компании. Поэтому многие HR-ы оценивают не только профессиональные достижения, но и общение с кандидатом.

Например, специалисты по кадрам в Схантим ищут персонал с учетом софт скилов. Схантим — часть экосистемы крупных IT-компаний, которая имеет собственную базу кадров и специализируется на найме Middle и Senior IT-специалистов. Рекрутеры закрывают вакансии от 10 до 45 дней и предоставляют одну бесплатную замену.

Посмотрите этапы отбора IT-специалистов, выберите, кто нужен — остальное Схантим возьмет на себя.