Как и зачем контролировать работу проджектов?

Казалось бы, само название проджект-менеджер говорит о том, что именно этот человек должен руководить работой проектов и контролировать должен он, а не его. Но не всё так просто.

Работа проджектов, как и любых других сотрудников, также должна отслеживаться, в первую очередь для того, чтобы:

● Повышать эффективность работы проджектов, что повлияет на сами проекты, а значит на продажи и на заработок компании в целом.

● Анализировать, насколько качественно идёт работа над каждым проектом.

● Синхронизировать взаимодействие между командами и проектами.

Используйте следующие инструменты контроля работы и повышения эффективности проджектов:

Встречи 1-1.

Основной посыл встречи – обменяться вопросами, сверить статус по проектам. Руководитель связывается с проджектом, чтобы узнать, какие проблемы есть на данный момент или выявить риски, которые могут возникнуть. В конце встречи проджект получает список задач и дальнейший план, руководитель также составляет список действий для помощи в работе над проектом.

Отчётность.

Без неё никак не обойтись. В отчётах необходимо отражать основные моменты работы над проектом. Его сроки, контрольные точки, ресурсы, которые используются в компании или привлекаются извне, бюджет. Для контроля и оценки работы проджекта можно составить отдельный шаблон отчёта, либо взять стандартный шаблон вашей компании, или же переработать его под себя.

В нём должен отражаться плановый и фактический прогресс, процент отклонения, риски и проблемы, которые могут возникнуть. Именно с помощью отчетности и вы, и сами проджекты сможете отслеживать важные показатели и не погрузиться в хаос.

Общие встречи.

Часто проджекты работают над проектами, которые совершенно не связаны между собой. Казалось бы, зачем тогда нужны общие собрания, если никто не поймет, про что говорит другой и это время можно потратить на работу? Однако люди – социальные существа и нам важно осознавать свою причастность к коллективу.

Поэтому на таких собраниях происходит разбор общих показателей команды проджектов (ведь у каждого отдела есть KPI, который следует выполнять), рассказываются новости о внедрении новых регламентов, инструментов и процессов, если они касаются всей компании. Представляются новые сотрудники и, конечно же, что может быть лучше мотивационной речи на благо работы и дедлайнов?

Фидбек.

Обратная связь – суперважный показатель работника. В случае с проджектом её обычно собирают с разных сторон: и от клиентов, и от сотрудников. Здесь важно выбрать правильный формат сбора достоверной информации. Например, вызывать на встречу рядового сотрудника и его проджекта точно не эффективно. Вряд ли вы добьетесь честных ответов в присутствии начальства.

Поэтому стоит взять себе на вооружение опросы и личные встречи/созвоны. Клиентов спрашивайте о степени удобства, комфорта взаимодействия, соблюдении дедлайнов и прочих показателях работы.

Подобная обратная связь покажет вам, как вся цепочка людей, завязанных на проектах, относится к вашему проджекту – ведь он очень важное звено. На основании полученных данных вы сможете составить план профессионального роста.

План профессионального развития.

По сути, это рекомендации о том, какие скилы требуется прокачать, какую литературу прочитать, какие пройти тренинги и как успешно применять в работе новые знания.

Подобная инициатива должна помогать проджекту профессионально расти и развиваться, но в то же время он сам должен иметь стимул и проявлять инициативу в стремлении к профессиональному росту.

Не забывайте про мотивацию сотрудников. Не на всех материальная мотивация действует одинаково и не каждого сотрудника интересует именно повышение зарплаты. В зависимости от личности, кому-то может быть важно личное/публичное признание от начальства и коллег его крутости как специалиста.

Хвалите людей за их достижения, но не забывайте, что всем хочется вкусно есть и покупать новые телефоны. Обычно количество проджектов в компании позволяет найти персональный подход к каждому и узнать его приоритеты в вопросах мотивации.

Учитывайте и внедряйте эти инструменты в своей работы – они позволят вам держать руку на пульсе каждого проекта, понимать настроения сотрудников и наращивать эффективность их работы.