Я устал бояться, что потеряю статью: контент-маркетинг и таск-трекер

У каждого редактора свои бзики, и один из моих — боязнь потерять статью. Написать ее, подготовить картинки и забыть опубликовать. Когда я только писал материалы, такой проблемы не было: контента не так много, все было под контролем. Но когда добавилась редактура чужих текстов, за публикацию которых тоже отвечаю я, появился такой страх.

Сегодня я поделюсь своим опытом и расскажу, как организовал работу с контентом с помощью таск-трекера и пары табличек.

Содержание:

Все очень просто: выросла нагрузка. Сейчас кажется, что это произошло в один момент, но на деле это был постепенный процесс. В 2022 году мы выпустили 2 новых продукта, запустили под них сайты, завели новые блоги, нашли новые внешние площадки. Социалки опять же.

И вот уже вместо одного блога на сайте и одного на VC, нужно пилить в три-четыре раза больше контента. Ну мы мужики ржаные, гречневые, начальника, что ли, подведем? Закономерно пришлось расширить штат: нанять внутренних и внешних авторов. Я стал меньше писать, больше редактировать и отвечать за публикацию материалов.

И тут началось: контента стало много. Бывало, что в неделю через меня проходило по 15 текстов. Может, со мной что-то не так, но для меня это было много. Вопрос был даже не в том, что было тяжело проверять столько статей. Важно было их не потерять после проверки. Потому что согласованный материал ≠ опубликованный материал. Нужно заказать картинки, проконтролировать, чтобы они были готовы к дедлайну, сверстать статью, оплатить работу автора в конце концов. Это не какие-то особо сложные задачи, но когда контента так много, легко потерять материал-другой.

И я закономерно словил какой-то дискомфорт, потому что приходится держать все под контролем. Нужен был инструмент, который покажет статус каждой статьи и не позволит ее потерять.

Понятно, что это не какая-то прорывная идея — использовать таск-трекер, чтобы отслеживать статус задач. Имею в виду, это буквально в названии.

К тому же маркетинг у нас уже работает в таск-трекере и применяет гибкие методологии. Где-то год назад мы уже залетали на VC, чтобы рассказать, что там да как. Если коротко, то мы работаем по SCRUM: формируем недельные спринты и считаем трудозатраты. Это помогает оценить производительность отдела и прикинуть, сколько задач мы можем на себя взять.

Измерять количеством задач не вариант. Параллельно есть много мелких или нетиповой работы: разработать квиз, поучаствовать в вебинаре или просто пост написать. Это все разные по затратам задачи, и будет некорректно приравнять статью к, например, настройке рекламы.

Из-за недельных спринтов. Статья почти никогда не выходит в ту же неделю, что ее написали. В лучшем случае — на следующей, бывает и дольше. Поэтому происходило следующее:

После этого о материале очень легко забыть, ведь внимание сосредоточено уже на написании следующего.

Это в целом моя больная тема. Уже раза три пытались вести контент-план, но он получается скорее рекомендацией к действию, чем таблицей со строгими дедлайнами. Почему так:

Поэтому контент-план превращается скорее в импровизацию, когда ты примерно знаешь, что должно выйти на этой неделе, а что может выйти. И просто стараешься выкладывать контент регулярно.

Так что да, другого способа ставить задачи, кроме таск-трекера, я не знаю. Я слышал, что в других редакциях для этого используют мессенджер, но меня даже одна мысль о таком подходе в ужас приводит. Хотя для кого-то это работает.

Я завел отдельную доску под контент. Мне повезло, что мы сами разрабатываем систему управления проектами, оплачивать тариф ради эксперимента не пришлось. Поэтому было время потыкаться с настройками и разработать комфортный рабочий процесс. Сейчас доска выглядит примерно так. Но в целом можно попробовать сделать то же самое в любом другой системе.

Что тут важно:

Из интересного в самих тасках:

Кроме штатных, у нас есть внешние авторы, и работа с ними отличается. Мы не даем им доступ к доске контент-маркетинга, поскольку там есть конфиденциальные задачи. Для работы с ними есть отдельный проект. Вся компания работает в системе Аспро.Cloud, поэтому мы подключили авторов как внешних пользователей и настроили права доступа. Они могут пользоваться:

Хотя чаще всего материалы от внешних авторов я не включаю в контент-план и просто публикую на сайте по готовности. Если же у статьи есть реальный дедлайн, я дублирую задачку на доске «Контент-маркетинг», на всякий случай.

Когда задача попадает на этап «Опубликовать», автоматически ставится еще две задачи: SEO-специалисту и дизайнеру. Почему не сделать так же на доске «Контент-маркетинг»? В этом проекте более типовые задачи, и в большинстве случаев не нужно ничего необычного. Чаще всего достаточно обработать скриншоты и подготовить анонсную картинку, для этого не нужно готовить отдельное ТЗ.

С авторами договариваемся на оплату раз в 2 месяца исходя из написанных статей. В обозначенные дни я захожу в проект, фильтрую задачи по автору и смотрю, какие новые задачи переехали в столбцы «Опубликовать» и «Завершено». Почему не только из последнего? Потому что статью мы приняли, и автору нет разницы, опубликовали мы ее или нет. Его работа сделана.

Потом я вношу выполненные задачи и их объем в табличку. Да, без них все-таки не обошлось. Она помогает с расчетом, и ее можно показать автору. Всегда отправляю скриншот таблички, чтобы проверить, не пропустил ли я готовые задачи.

Сюда же вношу ссылку на задачу бухгалтеру. Тут, кстати, тоже прикольно сделали. Я ставлю задачу на оплату по заготовленному шаблону. В нее автоматически добавляется финдиректор и согласовывает платеж. После отправки денег бухгалтер передвигает задачу на этап «Закрывающие документы». Здесь система меняет нас местами, и я становлюсь ответственным по задаче. Я собираю с авторов закрывающие документы, креплю их к задаче и сдвигаю на следующий этап. Ответственным снова становится бухгалтер.

Чтобы не исправлять каждый раз типовые ошибки у новых авторов, подготовил базу знаний с редполитикой и правилами оформления. Посчитать, сколько времени это мне сэкономило, я не могу, к сожалению. Но от авторов была положительная обратная связь, говорят, им помогает. Удобно, что редполитика закреплена как раз в системе, в которой они работают. У авторов есть доступ только к своей базе знаний.

Из минусов: больше не пошутить свою любимую шутку.

Вроде как, стало попроще. Больше нет ощущения, что если на секунду расслаблюсь и отвлекусь, потеряю все статьи. Пока сделал так. Найду какие-то еще более удобные решения — расскажу. Пока в планах пересобрать внутреннюю базу знаний с редполитикой, прописать чеклисты и регламенты.

Не знаю, может я тут переизобретал велосипед, и есть уже готовые процессы, практики и решения для этой проблемы. Буду рад советам более опытных коллег в комментариях