Как работать с фрилансерами и не рехнуться

Когда-то я была фрилансером и в целом неплохим. Дедлайны не срывала, общалась дружелюбно, работала усердно и наивно полагала, что так делает большинство. А потом я сама стала нанимать фрилансеров — и поняла, что временами это полный ахтунг.

Снимаю шляпу перед всеми заказчиками, кому удалось без особых затрат сил и нервов найти своего исполнителя, потому что наём персонала, да ещё и на частичную занятость с удалёнкой — занятие не для слабых духом. В статье попытаюсь собрать весь свой опыт в кучу (причём и фрилансерский, и заказчиковый) и рассказать, как найти адекватного исполнителя без набитых шишек, ну или почти без них.

Но сначала NB: я работаю в сфере контент-маркетинга, а ещё не ищу фрилансеров на биржах. У бирж свои законы, поэтому в статье буду опираться на опыт классического поиска фрилансеров в моей сфере — через вакансии на hh и в тг-каналах, а также резюме, рассказы о себе и портфолио.

Исполнителя можно найти двумя способами:

Второй вариант мне нравится больше, хотя может показаться, что он более геморройный. Так шанс потратить время на переписку с человеком, который в итоге для проекта не подойдёт — меньше.

Грамотно составленная вакансия сразу отсечёт огромный пласт неподходящих кандидатов.

По своему опыту скажу, что и слишком подробная, и слишком краткая вакансия лично у меня почему-то работали одинаково плохо. Если хотим собрать много релевантных заявок, то идеально составить нечто среднее по объёму (у меня это один экран айфона) и указать:

В контактах указывать лучше почту. Так избежите потока заявок в личные чаты и лишних пингов от тех, кто сразу не подошёл.

Идеально, если есть возможность прямо в вакансии скинуть референсы или примеры, с чем будет работать фрилансер. Исполнителю проще понять, потянет или нет, а вам меньше переписываться с неподходящими кандидатами.

Как ещё отсечь неподходящих кандидатов?

Я вообще адепт тестовых в вакансии (в моей сфере без этого никуда). По личной статистике это отсекает примерно 70% пустых откликов от недостаточно заинтересованных, а ты не тратишь время на общение с теми, кто тестовое по дефолту делать не готов. Но здесь тоже нужно знать меру: лучше разработать тестовое, которое не украдёт у кандидата много времени (<пару часов). Но при этом максимально подробно покажет его в деле — как он понимает задачу, как изучил компанию и её проекты, как оформляет и сдаёт работу. Хорошая идея — дать тестовое со строгим дедлайном и посмотреть, как фрилансер укладывается в сроки.

Например, я давала такое тестовое: придумать заголовок и написать три небольших абзаца на рандомную тему по нашей сфере. Указала, какой нужен TOV, на какую ЦА потенциальный текст рассчитан, куда он пойдёт. И важна не столько изящно выполненная работа, сколько ход мыслей фрилансера и намерения сотрудничать. Если маленькое тестовое задать невозможно, то всё равно не помешает какое-то испытание, чтобы оценить, насколько кандидат реально заинтересован.

Если ты исполнитель, читаешь это и думаешь: «Кто это и не офигела ли она с такими требованиями к фрилансерам?» — приглашаю к прочтению моего поста в блоге про бесплатные тестовые и что я о них думаю. Там всё подробно, здесь на этом останавливаться не буду.

Многие работодатели предпочитают либо вообще ничего не запрашивать в вакансиях, либо просить сразу и резюме, и миллиард примеров, и полное портфолио, и рассказ о себе — такое досье из пдфок и гугл-доков. Мне кажется, что это фигня и достаточно двух вещей:

Дополнительно можно попросить ссылку на полное портфолио, сайт или какой-нибудь Беханс, если хочется.

Кстати, полное портфолио может многое рассказать о фрилансере. Например, если вам сбрасывают тонну бессвязных неоформленных примеров — лучше насторожиться. У ответственного фрилансера в портфолио должны быть чистота и порядок. Либо ссылка с рассортированными по тематикам папки, либо аккуратно оформленный профиль на сайте со свежими работами.

Идеально, если у фрилансера каждый портфолийный проект снабжён задачей, целью и результатом, т. е. оформлен в кейс.

Я против созвонов, когда по кандидату ещё не до конца понятно, будет ли он работать с вашим проектом или нет. Тут, конечно, у каждого свои тараканы, и если кажется, что нужно обязательно заглянуть человеку в глаза перед сотрудничеством, то пожалуйста. Но сама предпочитаю проверять перепиской в личном чате — так, как буду общаться с ним 90% рабочего времени.

Обращаю внимание на то, насколько человек в целом дружелюбен и адекватен, как отвечает на мои вопросы, какие вопросы сам задаёт и вообще как быстро отвечает — это тоже важно. Если кандидат будет отвечать на простой вопрос целый день, то для меня это сразу станет звоночком. Желательно, чтобы он отвечал в течение часа и мог поддержать «бесшовную» переписку в рабочее время (или по договорённости).

Красные флаги в переписке:

Представим, что нашёлся неплохой кандидат и вы готовы привлечь его к работе. Нужно плавно погрузить его в процессы, дать явки-пароли и рассказать, как всё будет приниматься и оплачиваться.

Облегчить себе задачу можно с помощью готового текстового дока-инструкции, который введёт в курс дела нового исполнителя. Составить его требуется единожды: расписать рабочий процесс, сроки сдачи, оплату, какие-то внутренние штуки, кому писать и жаловаться, если что — и всем свеженанятым фрилансерам давать ссылку для ознакомления.

Обязательно отдельно обсудите, что делать, если у исполнителя случились какие-то сложности. Здесь важно обозначить некое безопасное пространство: «если ты не вывозишь или где-то косячишь — мы не покусаем, но напиши заранее и объясни ситуацию». Как правило, для фрилансеров это действует как успокоительное. Если у них что-то не получается, они готовы приходить и обсуждать, а не исчезать и срывать сроки.

Но да, к сожалению, на рынке до сих пор много исполнителей, которые просто пропадают с радаров, потому что им стыдно признаться, что проект оказался для них неподъёмным. Здесь ваша задача действовать превентивно, не профукать сроки и дать понять фрилансеру, что при любых обстоятельствах первое, что надо сделать — поставить вас в известность о проблеме.

Считается, что поголовно все фрилансеры настаивают на предоплате, а заказчики готовы работать только по постоплате. Этот спор, что должно быть раньше — деньги или стулья, ведётся со времён царя Гороха. На самом деле всё проще, это в комментариях люди такие дерзкие, а в реальности большинство фрилансеров работают как по предоплате, так и по постоплате. Всё очень завязано на специфике проекта и ваших обоюдных ожиданиях, поэтому можно и нужно обсуждать.

Но обязательно стоит оценить все риски.

Например, мы заказывали озвучку для рекламного ролика у диктора и платили вперёд, а когда заказывали большую статью у копирайтера, то платили после сдачи текста. В обоих вариантах не прогадали. Диктор был опытный, портфолио у него исчерпывающее, правок не было, сдал всё вовремя — так мы наше сотрудничество и представляли. Со статьёй всё вышло сложнее: автор ушёл в какие-то дебри, собрал не ту информацию, в итоге очень затянул сроки и внятно смог написать только половину текста. Мы заплатили ему 50%, а остаток гонорара отдали другому автору, который текст дорабатывал. Поэтому постоплата здесь была на все сто оправдана.

Так что если проект большой, потенциальных правок может быть много, то лучше договориться и разбить оплату на этапы. Сделал фрилансер один этап — получил деньги.

Если совсем «страшно, вырубай» и есть опасения, что исполнитель может кинуть, то проворачиваем следующее:

Все спокойны: и вы, и исполнитель.

Первый проект — всегда пробный. Это нужно просто держать в голове, а не расслабляться после того, как потенциальный кандидат сдал идеальное тестовое и согласился с вами работать. В процессе первого пробного проекта могут выскочить вещи, которые без активного погружения в задачи не видно. Например:

Да, будьте готовы к тому, что исполнитель можно почесать репу и отказаться от вашего проекта уже в процессе работы. Это плохо, но так бывает: нырнул глубже и понял, что нет.

Ваша задача свести к минимуму последствия. Для этого полезно либо заложить в 1,5 раза больше времени на первый проект, либо поставить исполнителю внутренний дедлайн и если вдруг что-то выйдет из-под контроля, спокойно доправить в оставшееся время. Если обе стороны придут к выводу, что не срабатываются, то будет время привлечь другого фрилансера.

И здесь как нельзя кстати сработают заявки от других кандидатов с уже выполненными тестовыми. Возвращаюсь к тому, насколько выгоднее искать фрилансера не «руками», а через вакансию и сбор заявок.

Если первый проект с фрилансером завершился удачно, он во всём вас устроил — поздравляю. Если есть какие-то замечания, но в целом терпимые, — то тоже неплохо. Несколько советов:

И на посошок пару рекомендаций в целом:

В комментариях буду ждать кулстори по работе с фрилансерами. Расскажите о вашем позитивном/негативном опыте!