Как производители мебели избавились от кассовых разрывов, воровства и сэкономили сотни тысяч рублей на закупках

Несколько лет бизнес по производству дизайнерской мебели и предметов интерьера работал без финучета, затем основатели придумали «свой» учет. В какой-то момент стало сложно выбираться из кассовых разрывов, а развитие бизнеса остановилось, ведь все решения принимались интуитивно. Рассказываем, как автоматизация учета в «ПланФакте» помогла компании справиться с кассовыми разрывами, победить воровство и сэкономить 360 тысяч рублей на закупках.

Компанию ARCHPOLE в 2008 году основали архитекторы Константин Лагутин и Анна Сажинова. ARCHPOLE производит дизайнерскую мебель и предметы интерьера и продаёт их по всей стране.

В команде работает 10 человек. Годовой оборот — 60 млн руб.

Бизнес партнеры основали еще во время учебы в МАрхИ. Архитекторам не преподавали финучет. Собственники не знали инструментов финансового учета, поэтому пытались придумать что-то своё. Так часто бывает на старте бизнеса.

Первые несколько лет компания не вела учет совсем. После вели учет в табличках, но с ростом бизнеса становилось все сложнее контролировать и вести табличный учет. Отсутствие учета приводило к проблемам и остановке роста.

Проблема номер один — кассовые разрывы. Собственники компании видели остатки на счетах и казалось, что денег хватает. На самом деле, не считалась прибыль, не было планирования доходов и расходов. Из-за этого случались кассовые разрывы, из которых с каждым разом было все сложнее выбраться.

Проблема номер два — отсутствие контроля над ресурсами и деньгами приводило к воровству. Некоторые сотрудники поняли, что учет не ведется, никто не заметит, если что-то не сойдется, и стали этим пользоваться.

Проблема номер три — отсутствие понимания прибыльности направлений. В компании не было учета доходов, расходов и прибыли по разным проектам и направлениям. Собственники не понимали, что приносит основную прибыль — дизайн-проекты или производство мебели, куда стоит инвестировать деньги, а куда — нет. Все решения принимались интуитивно, а не на основе цифр. Это тормозило развитие бизнеса.

Долгое время учет кое-как вели в таблицах, а бухгалтерию в 1С. Когда бизнес вырос и количество заказов увеличилось, стало понятно, что ручные инструменты финучета не работают. Приходилось постоянно вносить данные вручную, а цена ошибки могла привести к тому, что все данные окажутся неверными. Собственники не успевали фиксировать в таблицах поступления и затраты. Фактически, компания осталась без финансового учета.

Константин Лагутин задумался об автоматизации финансового учета. Он искал сервис, в котором можно самостоятельно разобраться в цифрах.

ПланФакт оказался спонтанным выбором. Сервис был одним из первых в поисковой выдаче. Константин Лагутин созвонился с консультантами сервиса и рассказал о своих проблемах.

Константин был приятно удивлен компетентности консультанта, который за время разговора емко и понятно все объяснил. Было принято решение — воспользоваться услугой ведения учета вместе с консультантом сервиса.

Первые полгода работы с сервисом собственник знакомился с основами учета денег и вместе с экспертом внедрял ПланФакт. Сначала двигались по верхам: не делили деньги по статьям, а просто вносили все сразу. Анализировали данные за предыдущий год.

Теперь собственник тратит на учет финансов всего 3 часа в неделю, созваниваясь с экспертом ПланФакта. 90% времени они разбирают по полочкам все финансовые операции компании до рубля, а 10% тратят на анализ отчетов, считают прибыльность направлений. Предприниматель видит финансовые показатели в режиме реального времени и принимает верные решения по развитию бизнеса. Такая система позволяет получить полный контроль над доходами, расходами и прибылью компании и не совершать ошибок.

1. Избавились от кассовых разрывов и воровства.

Непредвиденные кассовые разрывы возникают чаще всего из-за того, что бизнес не ведет учет и планирование. Как только в компании появился удобный инструмент появляется, то собственники сразу сразу стали видеть риски, перенаправлять средства и предотвращать разрывы. Проблема с воровством решилась сама собой. Все сотрудники понимают, что финансы и учет ресурсов под контролем.

2. Сэкономили 360 тысяч рублей в год.

ПланФакт помог увидеть возможность экономии на закупках в разрезе месяца и года. Раньше эту выгоду оценивали только разово при каждой закупке. Теперь компания экономит 7% на закупке материалов и логистике. По некоторым позициям экономия доходит до 50%. В деньгах это примерно 360 тысяч в год.

3. Финучет стал простым и занимает всего 3 часа в неделю.

Раньше Константин не тратил время на учет, но находился в состоянии стресса из-за отсутствия контроля. Работа с финансами казалась чем-то страшным и сложным. Теперь учет занимает всего 3 часа в неделю, а увидеть, что происходит с бизнесом можно в любую минуту.

Самостоятельно построить отчет о движении денежных средств (ДДС), который поможет отследить все деньги в бизнесе, можно с помощью бесплатного шаблона.