Self-менеджмент, или как дизайнеру найти время на все задачи — и немного больше

Всем привет. Меня зовут Михаил, я дизайнер, работаю на двух с половиной работах, развиваю полезный сервис для дизайнеров и разработчиков «Календари», веду канал на Youtube.

Расскажу вам, как я сумел организовать своё время для выполнения поставленных задач, как научился спать по 5,5 часов и совмещать почти три работы — вдруг кому-то мой опыт покажется полезным.

Когда-то давно я прочитал в описании «Студии Лебедева» очень хорошее правило: у них 100% рабочего времени сотруднику оплачивает компания, и весь левак на работе запрещён. Это очень коррелирует с моим внутренним ощущением — такое же правило я использую для себя уже более 20 лет.

Когда я работаю в офисе на основной работе, я не занимаюсь ничем, кроме работы. Не читаю мессенджеры, не отвечаю на вопросы других заказчиков, никогда даже не открываю не связанные с основной работой файлы.

На рабочем компьютере у меня не подключён личный «Яндекс.Диск», не залогинена личная почта и прочие способы связи. На работе я занимаюсь работой. А лишнее время, которое у меня иногда появляется в промежутках между задачами, я трачу на общение с коллегами или на прогулки в соседний парк — перезагрузить мозг.

Но заниматься одной лишь работой я не могу: личные проекты позволяют мне реализовываться в сферах дизайна, которые не затрагиваются на основной работе.

Я увлекаюсь прототипированием и дизайном мобильных и десктопных приложений для операционок Apple, участвую в разработке нескольких веб-сервисов, изучаю новые направления и технологии в дизайне, дизайн-системах и алгоритмическом дизайне, пишу видеоролики по лайфхакам из мира дизайна для своего канала на Youtube, занимаюсь репетиторством с дизайнерами — и это не включая семейные дела и хобби.

Все эти занятия требуют времени не меньше, а часто и больше, чем моя основная работа.

Самая сложная задача из всех, что стояли передо мной, — найти время для выполнения всего запланированного. Если я уделял слишком много внимания работе — страдала семья, не получая от меня необходимого общения и участия.

Если всё свободное время уделять семье, то не оставалось времени на свои проекты. Нужно было вырабатывать какую-то определённую схему, поскольку бессистемная трата времени на проекты или семью приводила к провалам по обоим направлениям.

Такая схема в итоге нашлась, я назвал её по аналогии с работой охранников на автостоянке — «Сутки через сутки». Смысл её в следующем. В первый день я прихожу после работы домой, делаю мелкие домашние дела, ужинаю с семьёй — и примерно с 19 часов и до позднего вечера занимаюсь только своими проектами, меня никто не трогает и не мешает работать.

Конечно же, я общаюсь с домашними, я отвлекаюсь на минутку на дочку, если она на руке повисает или мне в лоб прилетает игрушка — куда ж без этого, — но в целом у меня получается полноценный второй «рабочий день». Семья с пониманием относится к этой необходимости и поддерживает меня. Обычно это самый продуктивный вечер в моём графике, именно в эти дни я пишу ролики для канала и делаю глобальную работу по проектам.

На следующий вечер я уделяю время только семье. Я отключаю все уведомления, откладываю на рабочий стол телефон и ноутбук, снимаю часы, чтобы они не вибрировали сообщениями, не включаю домашний комп. Моё время в этот вечер принадлежит только семье — домашние дела, прогулки, общение, фильмы, игры с дочкой и прочие прекрасные вещи.

Но есть небольшая хитрость: когда все ложатся спать, у меня — с учётом моего графика сна — есть ещё как минимум пара часов для работы. Конечно, я пользуюсь этой возможностью для небольших дел: отвечаю на сообщения, делаю предварительную работу по проектам, планирую следующее занятие с учеником, готовлю файлы для роликов — решаю небольшие, но важные задачи по проектам, которые позволяют мне разгрузить от рутины завтрашний, полноценно рабочий вечер.

Это схема работает вот уже больше четырёх лет и показала свою состоятельность в моём случае. Каждый день я могу уделять время работе и каждый день общаюсь с семьёй. 90% на 10%, день через день — это позволяет мне не останавливаться и сохранять хороший ритм работы над проектами и делами.

Я просыпаюсь рано, около шести часов утра (о том, как я научился вставать так рано, — в главе «Путь самурая»), поэтому, помимо вечерних часов, у меня есть ещё один большой период для работы над проектами — утро. С 6 до 9 утра, даже за вычетом времени на водные процедуры и завтрак, можно сделать очень много: подумайте, это практически три часа рабочего времени — половина рабочего дня!

Утром у меня очень высокая продуктивность, поэтому я стараюсь заниматься сложными задачами: вношу финальные правки, дизайню какую-то глобальную часть проекта — делаю всё, что требует концентрации и «свежего» мозга.

Мне всегда казалось, что выбор и использование в работе «правильного» таск-менеджера очень помогает в самоорганизации, логично, что я долгое время искал для себя оптимальный вариант. Перепробовано было очень много разного софта — Evernote, Wunderlist, Todoist, Reminder, Trello, Asana, куча каких-то небольших программ с канбан-досками, Redmine, Jira и ещё с десяток, которые уже и не вспомнить.

В каждом приложении разработчики привносили свою логику в ведение дел, в постановку задач и дедлайнов, у каждого свои особенности прикрепления файлов и установки напоминаний, добавления в задачу или на митинг собеседника.

Для меня часто всё это оказывалось просто непреодолимыми сложностями, мне не хотелось понимать логику авторов софта, и как дизайнера и инженера они меня просто выбешивали :) В общем, попользовавшись софтиной какое-то время, я отказывался от неё и искал новый инструмент.

В целом складывалась какая-то дурацкая система: из-за сложностей, которые дополнительно создавали мне эти приложения, мне приходилось заставлять себя пользоваться этими приложениями. Парадокс: вроде бы они должны мне помогать, но мне дико неудобно и не хочется :)

В итоге у меня остался единственный вариант, которым я пользуюсь тоже уже много лет, — дефолтный календарь iOS и macOS. Календарь, как оказалось, отвечает почти всем моим требованиям для постановки задач самому себе: он всегда доступен, его поведение понятное и простое, он синхронизирован на всех устройствах. Со временем у меня выработалась привычка каждую мысль вроде «Надо завтра заехать в магазин» или «Почему бы не сделать страницу проектов тёмной» записывать как задачу в календарь, на то или иное время, в зависимости от сегодняшнего графика.

Единственное, что нельзя делать в календаре, — вести проекты с более чем одной задачей, прикладывать файлы или какие-то материалы. Для таких проектов раньше я использовал Asana, это простое бесплатное приложение с канбан-досками, очень хорошо подходит для scrum- и agile-методик и позволяет вести личные небольшие проекты.

Но с недавнего времени я перешёл на Notion, мне очень понравился набор функций этого софта — для меня это некий гибрид гуглдоксов, канбан-досок, ту-ду-листов и заметок. Я уже совсем перестал пользоваться гуглдоксами, всё пишу в Notion и все свои личные проекты веду там: очень удобно, что можно давать разным участникам инвайты к разным проектам со своим уровнем доступа — это позволяет совместно работать над задачами.

Если вы испытываете сложности с каким-то софтом для менеджмента задач и времени, если они вам кажутся излишне замороченными, как Jira или Trello; если вы хоть раз ловили себя на мысли, что забыли поставить задачу либо вам просто не хочется это делать — попробуйте пользоваться только календарём. Я и не заметил, как втянулся и забыл про все попытки организовать своё время другими способами.

Сложным для меня — как в принятии решения, так и в реализации — было выработать определённый график сна. Раньше я, как и многие, считал, что спать нужно по восемь часов, что организм сам лучше знает, сколько ему необходимо отдыхать. Оказалось, что организм действительно это знает, только я к нему не прислушивался.

Не помню точно, где прочитал (или услышал) поговорку про сон самурая: «Самурай спит четыре часа, женщина — шесть, ребёнок — восемь, а дурак — десять». Именно эта поговорка побудила меня задуматься: «Действительно ли я где-то между дураком и ребёнком или всё-таки я самурай?»

Сейчас я сплю по 5,5–6 часов — без ущерба для деятельности в течение дня, но шёл я к этому около 7–8 месяцев, допуская множество ошибок. Существуют разные методики для определения максимальной длительности эффективного сна, но мне показалось, что всё это сродни шарлатанству, так что я пошёл своим, неправильным путём :)

Сначала я решил определить, в какое время суток у меня максимальная работоспособность, ведь все «настройки» своей жизни я делаю ради повышения эффективности работы. Это оказалось несложно: в диапазоне с четырёх утра до часу ночи я устраивал двухчасовые спринты, работая над какой-то несложной, быстрой в исполнении задачей, которую можно закончить в это время.

Причём не всегда это были задачи, связанные с дизайном. Напротив, я старался в спринтах задействовать совершенно разноплановые задачи: от сортировки и ответов на электронную почту до изучения каких-либо новых материалов, чтения статей или выполнения домашних дел. Это помогло мне оценить свою эффективность с разных сторон.

Я всегда считал, что «моё» время — вечер: когда всё успокаивается, никто не мешает, я хорошо работаю. Но спринты показали совершенно другое: моё максимально эффективное время — с 6–6:30 до 10–10:30 утра. Затем идёт небольшой спад эффективности, в районе 14–16 часов она минимальна (наверное, у меня сиеста :)), а с 19 до 20–21 — ещё один короткий период отличной эффективности. Ну а потом уже пора расслабляться и байки :)

Открытие было немного удивительным, я проверил полученные результаты ещё несколькими тестами и убедился в правильности выводов. Получается, что смещать время сна и настраивать его график желательно с учётом этого вывода.

Следующий этап — постараться найти время, оптимальное для пробуждения. Мы живём в век кабриолетов на орбите Марса, поэтому я доверился современным технологиям: мне нужно было просыпаться в фазе лёгкого сна, и для её определения я решил воспользоваться «умными» будильниками.

Я понимал, что не смогу всё время пользоваться этими приложениями, держать телефон под подушкой или рядом постоянно на зарядке, поэтому решил для себя так: потестирую, выведу некое среднее время, близкое к 5:30–6 часам утра, а дальше буду просто пользоваться обычным будильником.

Примерно месяц я тестировал свои фазы лёгкого сна, анализировал графики, слушал страшные ночные звуки, записанные приложениями, пробовал сравнивать, как я себя чувствую, вставая в фазе тяжёлого или лёгкого сна, и в итоге вывел для себя оптимальное время пробуждения.

Оказалось, что это 6:15 утра. Пока я знакомился с разными способами «настройки» своего сна, я прочитал где-то, что будильник лучше ставить на «некруглые числа», поэтому я выбрал и с тех пор постоянно использую время для пробуждения 6:13 утра. Глупость, конечно, но внутренне мне так спокойнее :)

Конечно, такое время пробуждения выпадает на самое начало диапазона моей максимальной эффективности, но другое время оказалось либо слишком рано (5:22), либо очень поздно (8:07), а учитывая, что от пробуждения до начала работы меня отделяет 15–20 минут утренних процедур, я могу себе позволить так просыпаться.

Такими «простыми» способами у меня получилось найти лучшее время для работы и настроиться на утренний подъём в 6:13. Оставалось сообразить, во сколько нужно ложиться и сколько будет длиться сон, чтобы высыпаться.

Для восьмичасового сна мне нужно было бы ложиться в 22 часа. С моим графиком жизни и работы это было просто нереально. Во-первых, в такое время иногда только возвращаешься с прогулки, тренировки или работы; во-вторых, я честно попытался засыпать в такое время — у меня не получалось. Дело даже не в активности семьи или в том, что летом в это время ещё слишком светло — мозг в это время активно работает и думает думу, вместо того чтобы уложить меня спать.

Пришлось пойти на компромисс с совестью — ложиться спать в привычное для себя время — в полночь или в начале первого, а просыпаться в 6:13. Примерно полгода я привыкал к такому графику, и в конце концов у меня это получилось. Параллельно я приучал себя работать в утреннее время — так я себя морально подстёгивал не останавливаться, искал, так сказать, оправдания издевательствам над собой.

Нашёл несколько полезных советов и применил их в своей жизни: не есть за три часа до сна, перестать работать вечером под бокальчик красного сухого, снизить физическую активность перед сном — для этого даже велотренировки пришлось перенести на утро; меньше работать за компьютером в вечернее время, почти (на самом деле нет) отказаться от чтения книг перед сном.

Книги для меня какая-то страсть, и я вряд ли когда-то откажусь от этого — читать по 4–5 книг в неделю. Наверное, придётся и для чтения искать самурайский путь :)

Сейчас у меня получается спать по 5,5–6 часов; совмещать две работы, иногда брать третью для подработки; уделять достаточно времени семье и не бросать свои хобби. В целом, поиск идеального графика работы и ритма жизни занял у меня почти год — интересный и сложный период мучений и адаптации себя к новому графику. Конечно, может оказаться так, что всё, о чём я написал, применимо только ко мне: все люди разные, и нельзя насиловать организм, чтобы соответствовать каким-то правилам или критериям.

Попробуйте найти свой оптимальный график для сна, старайтесь все свои задачи вести в календаре, не надейтесь, что всё запомните, не откладывайте дела на потом, выполняйте в намеченное время, выделяйте в течение дня чёткие часы для работы над проектами и не мешайте личные дела с рабочими.

Мне повезло, у меня, благодаря моему графику, есть много времени для того, чтобы сделать наш мир немного лучше, — ведь дизайнерам это сделать проще всего.