Онбординг сотрудников IT-компаний без видеообучений и денежных вложений
Привет, меня зовут Ирина Изванова, маркетолог metasharks, компании, ведущей полный цикл заказной разработки digital-решений. Почему статья про онбординг? Сейчас объясню.
Идея статьи появилась, когда в опен-спейс, где я работала, приходило все больше и больше новых сотрудников разных специальностей, и я невольно-добровольно была для них тем самым «старожилом», которая покажет как пользоваться кофемашиной, подскажет к кому обращаться при неисправности компьютера, поддержит в сложной ситуации в работе и объяснит кто этот человек, который только что заходил в кабинет.
В общем, в течение нескольких месяцев у меня появлялись «подопечные», которым я помогала адаптироваться, комфортнее себя чувствовать и понимать что вообще здесь происходит)
Цель статьи
Показать руководителям какой п****ц (то есть стресс и сложности) испытывает сотрудник, когда попадает в бурлящий поток процессов новой компании, и самое главное показать, как сделать адаптацию более приятной. Без усилий и денежных вложений.
Необходимо понимать, что сотрудник думает о том, как влиться не только в задачи, но и в коллектив, как разобраться не только с новыми программами, но и где ближайшие бизнес-ланчи, и с кем из коллег туда сходить.
Для кого статья полезна
- Для собственников компаний, руководителей, hr-спецов.
Если ваша компания растет, вы нанимаете новых сотрудников и начинаете задумываться (или еще не начинаете) о том, что онбординг необходим, но пока не готовы заморачиваться над видеообучениями, выстраиванием сложных процессов, welcome party для новичков, и тем более наймом штатного психолога. - Для сотрудников, которые хотят плавно влиться в процессы новой компании, и готовы для этого сами проявлять инициативу.
Итак, давайте по порядку. Приходит человек в офис в первый рабочий день, что с ним делать обязательно.
Общие вводные
- Провести встречу/созвон о том, каков план работы на ближайший месяц, три и шесть. Стараться периодически улыбаться.
- Представить сотруднику конкретного куратора на весь период погружения – того самого человека, к которому можно обратиться по всем вопросам. Чаще всего это и есть непосредственный руководитель.
- Обозначить официальную дату сверки по итогам испытательного срока – оффлайн- или онлайн-встреча с куратором, руководителем и, например, hr-менеджером. Не всегда сотрудник понимает, что испытательный срок – это не формальность, а обязательный этап, и от него, сюрприз, потребуют даже отчитаться по результатам и итогам.
- Обозначить требования и ожидания руководителя – проговорить их и даже прописать.
- Узнать какие факторы могут повлиять на снижение результативности сотрудника, не игнорировать их. Например, одному сотруднику важна похвала за хорошо выполненные задачи, без нее мотивация преуспеть в следующих опускается до нуля. А для другого сотрудника важно меньше времени проводить на общих созвонах, так как он в них не видит пользы для своей работы и просто раздражается – до созвона, на созвоне, после созвона.
- Обозначить даты встреч по промежуточным итогам онбординга. Первую, например, через неделю-две с момента трудоустройства, вторую через месяц, третью при необходимости. Первые две недели – тот самый период, когда больше всего непонятных вещей происходит вокруг, и проговорить необходимо как можно больше аспектов как по самим проектам, рабочим процессам, так и в целом об ощущениях новичка – что нравится, что не нравится, что беспокоит, что не понятно. Простое «не переживай, у тебя все хорошо получается» избавит сотрудника от лишних переживаний, а руководителя от внезапного ухода новенького на больничный.
- Объяснить бытовые моменты о жизни офиса – насчет канцтоваров к тебе в течение дня подойдет офис-менеджер Александра, кружку лучше принеси свою, ложки, вилки брать отсюда, все печеньки и конфеты лежат вон там, по четвергам настолки и пицца после 18 ч, приходи обязательно, там тебя и еще двух новеньких более неформально представим.
Если вам как новому сотруднику ничего из выше упомянутого не объяснили, то список в руки и в кабинет руководителя, чтобы хотя бы базовые пункты с ним проговорить.
Корпоративные выезды, вечеринки, обучения – отдельный вид комфортного погружения сотрудника в коллектив и возможность проявиться или вдруг узнать, что Вика из отдела аналитики – не такая уж и стерва :D
Рабочие аспекты
- В первый день выдать документ со всеми ссылками на внутренние ресурсы и пароли.
- Очень желательно предоставить ресурс, где можно узнать данные коллег и способы связи с ними: ФИО, фото, должность, формат работы удаленка/офис, телеграм, почта и другие необходимые для работы данные.
- Описать процесс работы в мелочах, например, по вопросам доступов к внутренним сервисам обращаться к системному администртору Василию, все запросы/задачи отправлять ему на почту с указанием темы. Не писать запросы в Телеграм.
Обычно новый сотрудник спрашивает у кого запросить доступы к чему-либо, получает ответ «напиши Василию Иванову». Новичок идет в личку, ведь этот человек есть в общем чате. А Василий думает «кто это еще такой и на кой х*р он пишет в Телегу, у меня этих чатов и задач тьма».
– Сорри, Василий, сказали тебе написать, вот я и написал.
– Нет, пиши на почту.
– А какая у тебя почта?
– Началось… щас пришлю.
Количество сожженых нервных клеток Василия 4/10.
По опыту постановки задач на проекте новичок поставил таск в задачнике девопсу Петру, он ему отвечает в личку «ты мне задачу поставил? я там не сижу никогда, пиши сюда в Телегу, что тебе нужно».
Неловкость новичка 3/10, сожженные нервные клетки обеих сторон 2/10. - Хвалить сотрудника при всех, озвучивать недочеты и недовольство тет-а-тет. В принципе это правило распространяется на любой стаж.
Заблаговременно
- Создать чек-лист по подготовке к выходу нового сотрудника, внести пункты от «добавить в общий чат компании и представить коллегам» до «подготовить рабочую технику: ноутбук, наушники, мышь, клавиатура, коврик».
- Назначить конкретных сотрудников ответственными за подготовку конкретного функционала перед выходом нового сотрудника.
Например, все учетки и доступы предоставляет сисадмин Василий. Значит офис-менеджер накануне выхода новичка отправляет запрос на подготовку конкретного списка учеток. Для действующих сотрудников тоже стресс, что необходимо как можно скорее подготовить систему для двух новичков (это же «за 10 минут делается»), а у него были запланированы совсем другие задачи на день. - Готовить и вручать блокнот, мерч с логотипом компании и мотивирующими фразами. Мелочь, а приятно. Новичок понимает, что он – часть команды, коллектив видит блокнот и новое лицо, и на подкорке тоже срабатывает «он/она – часть корабля».
Личный неловкий опыт
У всех была схожая ситуация – шеф сказал дойти до коллег из соседнего офиса ногами, устно проговорить вопрос. Идешь в дальний кабинет, где никогда не был, только на кухне вроде видел пару человек оттуда. Стучишь, заходишь, здороваешься и спрашиваешь к кому по такому-то вопросу обратиться или кто тут Иван.
На тебя смотрят как на идиота, ведь никто никогда еще не стучал в их дверь, прежде чем войти. Кто-то из них просит повторить что именно тебе надо (скорее из жалости), уточняет что за проект, вроде начинается поиск решения, но все равно на тебя еще смотрят, как на идиота, да еще и неуверенного в себе. Благодаришь, выходишь, проваливаешься под землю. Неловкость новичка 10/10.
Вывод – для первого контакта с коллегами, подрядчиками, заказчиками необходим старший, кто представит и тебя всем, и тебе всех. Наглядно ты видишь как ведется беседа, насколько собеседник дружелюбен и так далее.
Сотрудник на удаленке
«Отлично, доступы к программам скинем, в рабочий чат добавим. Если это разработчик, то онбордингом займется проджект, ну то есть объяснит как задачником пользоваться. Им же все равно вместе работать.»
Если у вас план на сотрудника именно такой, то см. пункты выше и адаптировать под онлайн-формат.
Сотрудник на аутстаффе
Человек на половину тут, на половину там. Не свой среди своих, чужой среди чужих. Часто такие сотрудники бывают потеряшками для системы онбординга в обеих компаниях – и для компании-работодателя, и для заказчика. Бонус лишь в том, что могут пригласить на два новогодних корпоратива. Но внутри каждой компании необходима аналогичная система онбординга, как для всех других форматов.
Итоги
Все описанные рекомендации не требуют сверхусилий, только больше внимания и разовой настройки системы, зато сотрудники будут меньше стрессовать и болеть, думать «а туда ли я попал, куда хотел» и скроллить новые вакансии.
Напишите в комментариях какие у вас были успешные и неуспешные примеры онбординга, а также какие рекомендации вы можете дать как работодатель или сотрудник.
Поделитесь статьей, если она вам была полезна, и подпишитесь на мой Телеграм-канал, новые фишки и рекомендации опубликую в нем)
Про "предоставить ресурс, где можно узнать данные коллег и способы связи с ними" пункт просто отличный.
Если команда распределённая, то можно дополнить его ещё рабочими часами. Например: до обеда почту и чаты не проверяю, если что-то горит, то пишите в телегу + контакт, вот ссылка на календарь, доступные слоты для встреч уже отмечены.
Очень удобно, когда не нужно гадать: "А моё сообщение он когда прочитает? А почту проверяет вообще? А когда можно позвать на созвон?".
Да-да) Казалось бы мелочь, а столько вопросов лишних из головы убирает) благодарю за комментарий!