Маршрут построен: как мы оптимизировали процесс оформления командировок
Организация командировок — рутинный процесс, который обычно отнимает немало времени у специалистов разных подразделений в любой компании. Мы тоже мирились с таким положением дел, пока не перешли на автоматизированную систему, интегрирующую в себе все необходимые сервисы для командировок в формате аутсорсинга. Как теперь оформляются деловые поездки в Первой грузовой компании (ПГК), рассказываем в статье.
Как было
Ранее организацией командировок всех сотрудников в ПГК занимались несколько человек. В центральном аппарате был всего один такой специалист, который являлся внутренним агентом для всех подразделений по всем вопросам командировок. Этот же специалист оказывал консультационную помощь филиалам ПГК. А вопросов и консультаций было немало.
Изначально каждый сотрудник, отбывающий в командировку, получал средства на поездку. Он оформлял бумажную заявку на командировку, подписывал ее у своего руководителя, затем передавал в бухгалтерию и далее в HR. И только после всех этапов по готовности приказа сотруднику перечислялись средства на приобретение билетов, бронирования проживания и суточные.
Очень часто билеты и жилье сотрудники покупали на популярных агрегаторах, выбирались не всегда рациональные и оптимальные варианты. После возвращения из командировки сотрудник оформлял авансовый отчет, прикладывал чеки, сдавал в бухгалтерию на проверку – на все эти действия уходило много времени.
Несколько лет назад ПГК начала работать через тревел-агентства. Однако это не решило все проблемы, потому что приходилось обслуживать несколько контактов одновременно.
Только в центральном аппарате в неделю обрабатывалось до 20 командировок вручную, а в год по всей компании вместе с филиалами – около 4 тысяч.
Нередко возникали проблемы с потерей сотрудниками посадочных талонов. Чтобы их восстановить было нужно писать заявление в авиакомпанию и заказывать платную справку о совершенном перелете. На сбор отчетности приходилось тратить не только время, но и деньги.
Какие стояли задачи
Необходимо было не только систематизировать подход к организации командировок, но и упростить его как для самих сотрудников, так и для бухгалтерии, HR и других смежных департаментов. Что нужно было сделать:
Сократить процесс оформления командировок, сделать его автоматизированным
Снизить расходы компании на командировки за счет скидок на отели и билеты
Упростить документооборот и формирование авансового отчета
Сделать процесс оформления удобнее и тем самым повысить лояльность сотрудников
Решение
В 2021 году ПГК передала процесс сопровождения командировок на аутсорсинг ЦКР (Центр корпоративных решений), подключив платформу «Командировки.Легко». Сервис включает в себя удобную цифровую систему со всеми необходимыми для командировок сервисами. Сотрудники самостоятельно в электронном виде создают заявку, отслеживают свои поездки и документацию внутри сервиса, а также получают уведомления со всей необходимой информацией.
До перехода на новую платформу специалисты ЦКР помогли Первой грузовой компании с методологией процесса, обновлением тревел-политик и подготовкой сотрудников к изменениям. А после – стали поддерживать все рутинные операции: отражение в бухгалтерском учёте авансовых отчетов, учет и расчеты с поставщиками, выплата суточных, консультирование сотрудников.
Плюсы для сотрудника
Все данные по сотруднику подтягиваются в систему автоматически
Согласование командировки с руководством происходит по клику
Система учитывает тревел-политику компании
Сервис интегрирован с платформой бронирования, которая подключается к тревел-агентствам
Суточные рассчитываются автоматически и перечисляются сотруднику
Автоматически формируются авансовые отчеты, подписываются онлайн, операции отражаются в учетных системах
Продукт постоянно развивается – расширяется география проживания, открывается большее число районов и мест для поездок.
С переходом на «Командировки.Легко» упростилась работа по оформлению авансовых отчетов: теперь они формируются автоматически и отправляются на подпись в электронном виде. В системе вся информация по рабочим поездкам сотрудников ПГК оперативно отражается.
В итоге оформление командировок происходит по простой схеме: на стороне сотрудника – создать заявку, на стороне руководителя – согласовать, на стороне ЦКР – все остальное.
Статьи по теме:
Магниту об этом расскажите,
Добрый день. Если вы работаете в этой сети, надеемся, вы поделитесь нашим опытом с коллегами и в конечном итоге упростите для всех оформление командировок!