Как Альфа-Банк автоматизировал составление авансовой отчётности
Теперь нужно только не забыть сфотографировать чеки
Каждый, кто хоть раз составлял авансовую отчётность, знает, насколько это долгий и нудный процесс. Так было во времена, когда мы пользовались только наличкой, так осталось даже, когда появились корпоративные карты. Всё равно нужно было сохранять чеки по каждой трате и отчитываться по ним. Сейчас всё решается «одной кнопкой» — Альфа-Банк стал первым российским банком, который полностью автоматизировал процесс авансовой отчётности для своих клиентов и представил сервис «Чеки». Рассказываем, как это получилось.
Зачем автоматизировать авансовую отчётность
Например, вы отправляетесь в командировку. Прилетаете в другой город, заказываете такси до гостиницы и снимаете номер. Идёте в кафе перекусить, потом едете в офис — для этого тоже вызываете такси. Вечером от лица вашего филиала устраиваете ужин для местных коллег. Таких ужинов предстоит несколько, а количество поездок на такси к окончанию командировки будет исчисляться десятками.
В какой-то момент вам понадобится купить воды, переправиться на пароме, воспользоваться химчисткой. Командировочные расходы компенсирует работодатель, но отчитываться за них придётся вам. Не можете найти чек на паром, потому что оставили его в химчистке? И за неё тоже чека нет?
Так начинаются проблемы с авансовой отчётностью. Сбор чеков по всем расходам занимает массу времени и ложится на плечи бухгалтера и самого сотрудника. Нельзя ничего терять и рвать, каждый чек надо бережно хранить, а потом передать бухгалтеру, чтобы тот занёс его в бухгалтерскую программу.
До прошлого года готовить авансовую отчётность приходилось вручную. На это уходило много времени, особенно в крупных компаниях, где составляют тысячи авансовых отчётов за месяц. А потом Альфа-Банк и компания PILX презентовали первый сервис, который автоматически заполняет все данные за человека — нужно только отсканировать qr-код на чеке, и вся информация с него загрузится в программу.
Такой сервис был необходим ещё в середине 2010-х годов, когда широко распространились корпоративные карты. Корпоративная карта — это та же дебетовая карта, но человек тратит с неё не свои деньги, а деньги компании. Только Альфа выпустила более миллиона таких карт, а всего их в России больше пяти миллионов.
Но отчитываться по корпоративным картам нужно было дедовским способом: собирать чеки, вносить вручную данные в авансовый отчёт. Количество карт выросло быстрее, чем на это смогли среагировать обычные бухгалтерские приложения. Создатели сервиса на собственном опыте понимали масштаб проблемы.
Мне самому приходилось составлять авансовые отчёты по корпоративным картам. На каждый отчёт уходило не меньше часа. Нужно вспомнить, на что ты тратил деньги, найти каждый чек — важно было, чтобы он не выцвел, не постирался, не сгорел, не потерялся. Мы с бухгалтером тратили на это уйму времени.
Как разрабатывали и запускали сервис
Разработчики приступили к созданию сервиса в 2020-м году. Как раз в то время вовсю шло внедрение онлайн-процессов в налоговое законодательство. На самих чеках стали появляться специальные сведения, которые подтверждали его подлинность, например, qr-код. Всё это позволило перенести составление авансовой отчётности в интернет.
Команда разработчиков активно собирала обратную связь — далее сервис улучшали во многом благодаря пользователям. Например, таким образом в интерфейсе приложения появилась возможность выделить все чеки, которой не было в момент создания PILX. Изначально подразумевалось, что траты по корпоративным картам очень разнородные и их всегда придётся разбивать по разным категориям. Поэтому каждый загруженный в систему чек нужно было отдельно выделять, чтобы потом отнести его к нужной категории — даже если категория каждый раз одна и та же. Однажды в компанию обратился человек, который оплачивал корпоративными картами только такси. Ему нужно было перескочить абсолютно лишний в его случае пункт выделения каждого чека по отдельности.
Благодаря обратной связи в сервис также добавили аналитику использования корпоративных карт по категориям. Теперь можно смотреть на любые показатели — траты, сотрудники, время, контрагенты — и проверять их статус.
PILX c самого начала ориентировались на распространение своего решения через банк-партнёр. Им стал Альфа-Банк.
Альфа первой начала поддерживать и развивать корпоративные карты в России. В прошлом году банк провёл исследование потребностей владельцев корпоративных карт. Выяснилось, что людям нужна помощь в составлении авансовой отчётности.
В Альфа-Банке при разработке новых продуктов мы всегда учитываем потребности и пожелания клиентов. В прошлом году мы провели обширное исследование по бизнес-картам, выясняли проблемы, с которыми сталкиваются люди при работе с подотчётными средствами и при формировании авансовых отчётов. Слушая своих клиентов, мы начали активно решать эти вопросы.
Так Альфа-Банк познакомился с решением от PILX: две компании объединились, чтобы автоматизировать работу, которая превращалась в головную боль для людей с корпоративными картами. Пилот проекта был готов уже через месяц.
Как случился мэтч Альфа-Банка и PILX
Многие бизнес-задачи в Альфе требуют инновационных решений. И не всегда оправданно тратить время на собственную разработку, иногда оно необходимо «прямо сейчас». Так рождаются подобные сотрудничеству с PILX коллабы Альфа-Банка с инновационными стартапами.
Чаще всего Альфа ищет решение под конкретную задачу через скаутинг. Но иногда случаются и неожиданные знакомства: мы также принимаем заявки на пилот с банком и от стартапов, и от опытных компаний, вместе с которыми можно создавать суперсервисы.
Екатерина Соловьева, руководитель офиса инноваций: «Мы запускаем более 30 пилотов со стартапами и крупными компаниями ежегодно. Каждое третье решение масштабирум на банк, а значит компания становится нашим долгосрочным партнёром. Приходите, возможно именно вы будущий партнёр Альфа-Банка, с которым мы создадим новый суперсервис».
Что получилось
Владельцы корпоративных карт Альфа-Банка пользуются сервисом бесплатно. Сервис доступен и руководителям компаний, и бухгалтерам, и любым другим сотрудникам, которые работают с корпоративными картами.
Решение Альфа-Банка и PILX простое по механике. Бумажные чеки больше не обязательно хранить — достаточно их отсканировать и загрузить в приложение в смартфоне.
Сервис проанализирует данные с чеков и автоматически сформирует электронные копии, которые также будут являться фискальными документами. Сотруднику нужно заполнить лишь данные об отчёте (его название, тип, указать валюту) и добавить в него нужные чеки — на это уйдёт всего пара минут. При необходимости отчёт можно сразу из сервиса загрузить в 1С.
Также нужно самостоятельно указать категорию трат. В авансовой отчётности могут отражаться представительские, материальные и командировочные **расходы — так считает российское законодательство. На практике в них нужно впихнуть буквально всё многообразие жизни. Поэтому в сервис уже по умолчанию заложены наиболее популярные категории: такси, билеты, автомойка, покупка расходных материалов и так далее.
Решение дополняет несколько удобных функций, например, проверка подлинности чека. Приложение PILX моментально проверяет загруженный чек в ФНС с помощью встроенных алгоритмов. После этого вся необходимая информация из чека «подшивается» в авансовую отчётность.
Мы проверяем чек на подлинность. Например, многие путают чек и счёт в ресторане — там не всегда клиенту достается именно чек. Так как рестораны — частая строка в представительских расходах, мы следим за этим, потому что ничего кроме фискального чека нельзя учесть в авансовой отчётности.
К приложению можно подключить сервис «Мои чеки онлайн» от ФНС, и чеки оттуда будут добавляться в PILX автоматически. Всё больше крупных торговых точек — супермаркеты, АЗС, строительные магазины — начали передавать чеки онлайн.
Каждый раз, когда вы совершите онлайн-оплату по номеру телефона или адресу электронной почты, PILX будет получать чеки и предлагать загрузить их в сервис.
Что дальше
Несколько улучшений планируется уже в ближайшее время:
- Подключить к сервису Alfa ID: можно будет авторизоваться по своему банковскому профилю.
- Возможность добавлять собственные категории расходов. Например, сотрудник пользуется паромом — и ему обязательно нужно указать это отдельной категорией в отчете. Такие запросы случаются регулярно.
Также в планах сделать функцию отслеживания всех транзакций по корпоративным картам сразу в сервисе.
Мы будем развивать функционал по бизнес-картам в сервисе авансовых отчётов. Например, бухгалтер сможет зайти в сервис и сразу увидеть, кто ему не сдал чеки и по каким тратам — это сильно облегчит его работу. Он сможет там же быстро запросить все необходимые документы у сотрудников.
А зачем это лишнее приложение, когда в большинстве бухгалтерских программ давно такое есть? Фоткай и отправляй бухгалтеру.
И зачем вы вводите в заблуждение, всё равно все чеки придется распечатать и приложить к бумажному отчету АО-1
а зачем бумажный отчёт ?
Бумажные чеки больше не обязательно хранить — достаточно их отсканировать и загрузить в приложение в смартфоне.
Мечтал об этом, когда был региональным менеджером, вечно эти чеки куда-то терялись и потом влетало
Мы тоже как-то думали над подобной разработкой, но сил и времени не хватило, чтобы начать( А ведь залетит 100%
Так рождаются подобные сотрудничеству с PILX коллабы Альфа-Банка с инновационными стартапами — мы запускаем более 30 пилотов ежегодно.
Эт круто, и вам плюс получается, и стартапам, которые как правило ОЧЕНЬ нуждаются в подобных поддержках
Люди в командировках ездют на пароме в химчистку. Где-то жизнь кипит!))
Да, для бизнеса это очень полезный инструмент. Мы в Аспро.Cloud добавили подотчет. В нем можно создать индивидуальный счет для работника и пополнить его на нужную сумму. Сотруднику нужно только сканировать чеки через QR-код в мобильном приложении. При этом он видит, сколько у него еще есть денег, но не получает доступ к другим финансам компании.
Руководитель понимает, какие расходы были в командировке, а еще есть возможность вернуть остатки. Деньги не приходится выносить из системы и не нужно хранить чеки, чтобы отчитаться о затратах. Плюс все расходы система сама распределяет по отчетам ДДС и ПиУ, что сильно упрощает управленческий учет 🙌