Не только Kanban: как управлять задачами и личным временем, чтобы не перегрузить себя и не потеряться в прокрастинации
Разбираемся, как организовывать свое время на работе и в жизни, чтобы работать продуктивно и без лишнего стресса для мозга. В статье – методы тайм-менджемента, лайфхаки и советы от психолога Марии Кирьяк.
Работаем над небольшими задачами
Планирование – это отлично, но есть дела, которые хочется до бесконечности переносить в таск-трекере, лишь бы никогда за них не браться. А еще от задач часто отвлекают чаты: CPO спрашивает о дедлайнах, коллеги зовут на созвон, кто-то из продажников потерял доступ к файлу с дорожной картой. Пока всем ответишь и проанализируешь, как бы успеть разобраться с ненавистном делом, рабочий день закончится, а задача так и будет давить на совесть.
Посмотрим, как заставить себя взять и сделать и по-настоящему сосредоточиться.
Метод помидора
Если задача не слишком объемная, попробуйте подключить работу по таймеру. Ставьте таймер на 25 минут и сосредотачивайтесь на конкретном деле, не отвлекаясь на чаты и почту. Затем отдыхайте 5 минут и повторяйте такой цикл 4 раза. После четвертого таймера сделайте перерыв в 15-30 минут.
Когда вы работаете небольшими циклами, мозгу проще сосредоточиться на задаче, потому что он понимает четкие временные рамки. Да и в рабочих чатах вас никто не потеряет, в перерывах между циклами можно успеть ответить на пару сообщений – главное не попасться в ловушку чужих задач.
Fresh or Fried
Принцип Fresh or Fried (англ. «свежий или жареный») подразумевает, что в начале дня мы намного эффективнее. Чтобы попробовать метод, составьте список задач на следующий день и строго его придерживайтесь, при этом самые сложные дела сделайте в первую очередь – как часто говорят, «съешьте лягушку» в начале дня.
Если в течение рабочего дня появляется дело без горящего дедлайна, например, коллега из маркетинга попросила оторваться от отчета по продуктовым метрикам и придумать пример для статьи, внесите задачу в список на завтра – он ещё открыт, и вы можете добавлять туда дела. Конечно, иногда задачи нужно действительно выполнить сразу, например, созвониться с клиентом для согласования встречи или отбить возражения нового лида, но в большинстве случаев самые экстренные дела спокойно подождут до завтра.
Как взяться за дело, если делать его не хочется?
«У любого дела есть какая-то причина за него браться. Часто выясняется, что какие-то задачи мы делаем на автомате, потому что так принято. Если мы не можем четко ответить «зачем мне это делать», стоит пересмотреть регламент действий. А если ответ есть, появляется и мотивация.
Можно переформулировать свое нежелание что-то делать с помощью треугольника «хочу-могу-должен». Например, я не хочу обзванивать клиентов, но я должен это делать. Когда есть «должен», нужно найти «хочу», например, я хочу повысить лояльность клиентов к нашей компании, чтобы получать лучшие результаты и заслужить повышение. Когда есть «хочу», можно трансформировать «должен» в «могу» – чтобы повысить лояльность клиентов, я могу обзванивать их и в ходе разговора отбивать возражения».
Рулим объемными проектами
Работа руководителя может свести с ума, если в проекте хаос, а вам постоянно приходится тушить пожары у заказчиков или коллег. Когда не понятно, кто за что отвечает и кому какие задачи отдавать, тяжело достичь целей спринта или вообще с ними определиться.
Посмотрим, как добавить в работу немного структуры.
Kanban
Классическая гибкая методология управления проектами как нельзя кстати, когда нужно сделать что-то большое, а еще подключить к работе дизайнеров, разработчиков, заказчика, копирайтера, аналитика и со всеми всё согласовать.
Обычно Kanban-доску делят на несколько колонок, которые обозначают статус задач, например, задачи на очереди, в работе и готовые. В зависимости от проекта могут добавиться категории задач на ревью или тестировании. Для визуализации в офисе подойдет доска или большой лист бумаги, а для онлайн-встреч используйте онлайн-доску, например, Pruffme.
Метод GTD
Метод Getting Things Done – это способ привести дела в порядок и научиться приоритизировать задачи, которые вам подкидывает судьба. Сам метод достаточно обширный и состоит из пяти этапов: сбор задач, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее можно узнать в книге Дэвида Аллена, автора GTD.
В методе есть алгоритм обработки задач, который помогает отсечь лишнее и сосредоточиться на важном. В него входят такие вопросы, как «Задача займет более 2 минут?» или «Задачу могу сделать только я?», и в зависимости от вашего ответа алгоритм приведет к решению.
А чтобы вы могли обработать свои списки задач по алгоритму GTD, мы оставили схему на онлайн-доске.
Интеллект-карта
Визуализация – наше всё, когда проект запутанный и непонятный. Соберите майндмэп, или интеллект-карту, чтобы не тратить время на поиск ответственного за задачу и не уточнять детали у заказчика в третий-четвертый раз, потому что всё потерялось в чатах.
В интеллект-картах можно собрать всё, что нужно: схемы отделов, порядок разработки, ответственных сотрудников по каждому направлению. Самое удобное – можно поделиться ссылкой с коллегами, чтобы они тоже видели схему и были в курсе, а вы сэкономили время на ответах на одни и те же вопросы.
Как следить за большим объемом работы, особенно если у вас в подчинении целая команда?
«Часто в больших командах бардак в плане структуры, когда один сотрудник пытается вынести всё на себе. В таких ситуациях нужно разделить зоны влияния и ответственности – один человек отвечает за один четкий участок работы. Но здесь можно столкнуться с неумением делегировать и страхом потерять контроль.
Этот страх есть у многих, наши поколения очень контролирующие. Если нет возможности проработать это с психологом, можно расписать все сферы, которые вам сложно контролировать, а затем оценить, что будет, если вы не проследите за этой задачей, и найти того, кто мог бы взять дело на контроль. Когда у вас есть готовая система и схема планов А, Б и В, мозгу легче, а тревожность снижается».
Управляем личным временем
Если вы самостоятельно распределяете время на рабочие дела, может быть сложно упорядочивать свой день и успевать выполнять задачи с разными дедлайнами. А кроме работы есть еще личная жизнь, в которой тоже прячутся какие-то обязательства: дети, домашние дела, походы к врачу.
Посмотрим, как не разорваться и приоритизировать.
«Нет» многозадачности
По данным Американской ассоциации психологов, когда человек выполняет две и более задачи одновременно, результаты становятся хуже. Чтобы включиться в работу, мозгу нужно какое-то время для разгона, поэтому лучше не переключаться между разными делами постоянно.
Попробуйте группировать задачи по типу, например, в первой половине дня выделяйте 3 часа на работу с цифрами, после обеда пара часов на созвоны и общение на почте и пара часов на креативные задачи. Если у вас на день запланировано 2 отчета и 3 презентации, сгруппируйте их вместе – так вы не будете тратить время на то, чтобы влиться в дело.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – это инструмент для сортировки входящих задач, использовать его можно даже личных делах, а не только на работе. Матрица состоит из четырех квадратов, в которые вы помещаете дела: сделать, запланировать, делегировать, удалить. По вертикальной оси оценивается важность задачи, а по горизонтальной – срочность.
Разберем на примере – представьте загруженный вторник продакт-менеджера. На работе ему нужно написать программу выступления на конференции, одобрить лендинг о продукте, проанализировать продуктовые метрики и сходить на ретроспективу с командой. После офиса его ждут в пункте выдачи заказов, а еще нужно сообразить ужин и выгулять собаку.
Так можно разложить задачи:
Написать программу выступления – срочно и важно, мероприятие уже через неделю => Сделать
Дать фидбек по лендингу => лендинг относится к другому проекту, сейчас это не важно и не срочно => Удалить
- Проанализировать метрики = > сейчас не очень важно, но срочно => Делегировать аналитикам
- Сходить на ретроспективу => важно и срочно => Сделать
- Забрать свой онлайн-заказ после работы => важно, потому что пришел подарок другу, но не срочно, потому что заказ хранится несколько дней => Запланировать
- Выгулять собаку => важно и срочно => Сделать
- Приготовить ужин => важно и срочно, потому что не стоит ложиться спать голодным, но всё равно можно делегировать => Делегировать доставке еды
А шаблон с матрицей оставили на доске – копируйте и пользуйтесь.
Приоритизация встреч
Если вас постоянно отвлекают на созвоны и собрания, укажите в календаре ограниченные слоты для встреч, например, вы доступны только по средам и пятницам с 14:00 до 17:00. Если весь ваш календарь будет свободен, коллеги будут ставить встречи на удобное для них время, а у вас из-за этого может быть разорванный день – например, созвоны назначат на 12:00 и 14:00, а между ними час. Когда у вас по плану объемное дело на этот день, вам придется отвлекаться и переключаться со своих задач на встречи, и на запланированную задачу не останется времени.
Как не перегружать мозг, если приходится постоянно переключаться с одной задачи на другую?
«Переключение с задачи на задачу – полезная штука для мозга, но некоторым людям сложно постоянно менять фокус. Когда мы переключаемся, мозг впадает в тревогу: «Почему здесь дело бросили? Тут только начали разбираться, почему перестали? А теперь опять сюда?». Это усиливает нервозность и снижает качество работы, восприятия и обработки информации.
В такой ситуации главная задача – снять эмоциональный накал и подстраховать себя. Когда нам не о чем тревожиться, мы не тратим лишние ресурсы и работа идет лучше. Чтобы настроить себя на вариативность задач, важно убедить свой мозг, что это такая работа – сейчас мне нужно выполнять разные действия в течение часа, двух или восьми. Когда мы проговариваем это вслух, мозг воспринимает задачу как полученную извне.
Для многих хорошо работают регламенты, когда виды деятельности, между которыми надо переключаться, где-то записаны. Постепенно необходимость ими пользоваться отпадет, но мозгу так проще – как в школе, когда берешь шпаргалку на экзамен и не пользуешься ей, но все равно спокойнее от того, что она есть».
Резюме
Чтобы оставаться продуктивными, берегите ваше время и ресурсы. Пользуйтесь всеми бонусами прогресса: календарями, таск-трекерами и онлайн-досками для визуализации задач. Все эти вещи снимут с мозга хотя бы часть нагрузки и помогут не утонуть в океане дел.
Оставляем список советов здесь, чтобы вы могли к ним вернуться:
2. Составляйте закрытые списки дел на день
3. Переформулируйте задачу, если не хотите за нее браться
4. Переносите большие проекты на Kanban-доску
5. Обрабатывайте задачи по методу GTD
6. Запишите всю информацию на интеллект-карту
7. Создайте структуру в команде
8. Откажитесь от многозадачности
9. Обрабатывайте дела по матрице Эйзенхаура
"Например, я не хочу обзванивать клиентов, но я должен это делать. Когда есть «должен», нужно найти «хочу», например, я хочу повысить лояльность клиентов к нашей компании, чтобы получать лучшие результаты и заслужить повышение." (с)
///
Артефакт от динамично развивающейся компании, предлагающей в качестве мотивации дружный коллектив, интересные проекты, кофе и печеньки.
А можно я просто буду хотеть денег? ))
мотивация индивидуальна, некоторым важнее признание, другим - финансы :)
мы писали о мотивации в этой статье: https://vc.ru/education/732693-kak-motivirovat-sotrudnikov-prohodit-korporativnoe-obuchenie-sovety-psihologa