Больше чем просто таск-трекеры. Топ сервисов управления проектами для любых команд и компаний

Системы управления проектами и таск-трекеры имеют разные цели и функциональность. Таск-трекеры — ПО для постановки задач. Предоставляют простые инструменты: Канбан-доски и работа с задачами. Они полезны для небольших команд и личного использования, но у них нет функций, необходимых для комплексного управления компанией. А у сервисов из этого топа есть всё!

Всем привет! Меня зовут Вадим, и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю, чем они хороши, и делюсь своим опытом в формате обзоров.

Сервисы управления проектами (СУП) — платформы для всесторонней организации работы бизнеса. Они помогают планировать, управлять и контролировать все аспекты проекта. Они включают в себя такие элементы, как:

В последние годы сервисы для управления проектами заходят на территорию CRM, редакторов документов и мессенджеров. Всё это необходимо для современного бизнеса. Согласитесь: очень удобно, когда один продукт вмещает в себя все необходимые функции и его можно настраивать, оплачивать и использовать всей командой.

У каждого вида проектов есть свои потребности, поэтому разработчики СУП ориентируются на разные виды бизнеса и их потребности. Одни фокусируются на возможностях работы с клиентами, внедряя в планировщик задач CRM-систему, другие — на потребности бухгалтерии, третьи — на работу складов и реализацию товара. В этом обзоре я собрал инструменты управления проектами, которые ориентируются на разные компании с их такими разными потребностями. Это не топ программ, а, скорее, всё же, обзор, так как некоторые программы слишком отличаются друг от друга и удовлетворяют потребности разных аудиторий.

Один из универсальных инструментов в этом обзоре. Разработчики Kaiten делают акцент на увеличении эффективности работы команды над любыми проектами. Преимущество Kaiten — бесплатный тариф с большим количеством функций:

С помощью каких функций Kaiten ещё может повысить вашу эффективность?

Несколько досок на одном пространстве

Одна из особенностей Kaiten — размещение нескольких досок на одном рабочем пространстве. Это позволяет:

1. Создавать комбинированные рабочие экраны для разных специалистов.
Например, на одной доске могут быть размещены задачи дизайнера, на другой — редактора, который подключается на определенном этапе работы с макетом. Это обеспечивает удобный доступ к смежным задачам. Если у вас кросс-функциональная продуктовая команда, вы можете удобно разместить доски всех специалистов на одном экране.

2. Сотрудникам разных отделов проще передавать задачи друг другу.
Если несколько отделов работают плотно друг с другом, им будет проще перетаскивать общие задачи с доски на доску в рамках одного рабочего пространства. Например, сначала задачу выполняет разработчик, а потом передает ее тестировщику.

3. Менеджерам легко контролировать работу по нескольким проектам.
Можно дублировать доски отделов на другие пространства. Например, вы проджект-менеджер трех проектов. Доски трех разных команд вы можете продублировать на свое сводное пространство и следить за всеми проектами одновременно. Для удобства доски можно сворачивать.

Визуализация рабочих процессов

Для визуализации работы команд можно использовать:

• Канбан-доски

• Scrum-доски

• Диаграмму Ганта

• Календарь задач

Каждый из этих способов отображения помогает:

Управление задачами и проектами

Отчёты и аналитика

Вы можете просматривать отчёты по эффективности работы команды, времени выполнения задач, загрузке сотрудников, количестве блокировок, скорости взятия задачи в работу.

Учёт рабочего времени сотрудников

Если у вас почасовая оплата или вы хотите отслеживать время выполнения задач, в Kaiten есть таймер, который помогает учитывать рабочее время — мегаполезная вещь!

Автоматизация рабочих процессов

Чтобы сотрудники не тратили время на рутинные задачи или не забывали выполнять определенные действия с карточками, можно и даже необходимо настроить автоматизацию действий.
Например, если исполнитель в комментарии написал заказчику «Готово», то карточка самостоятельно перенесётся в соответствующую колонку. Подробнее об этом ребята рассказали в своей статье Освободите время для творчества. Как автоматизация рутинных задач меняет рабочие будни.

База знаний и совместное редактирование документов

В Kaiten можно не только работать с задачами и проектами, но и создавать базу знаний. Это позволяет командам:

Созданные документы можно распространять не только среди членов команды, но и внешним пользователям. Например, вы можете создавать ТЗ для фрилансеров и отправлять им ссылки на них.

Обработка заявок в модуле Service Desk

При общении с клиентами важна скорость ответа. Чтобы повысить скорость реакции на заявки клиентов, нужно создать удобное пространство для сотрудников службы поддержки и менеджеров продаж. Для этого в Kaiten есть модуль Service Desk:

1. Клиенты могут оставлять обращения через сайт, email и Telegram
Для удобства эти заявки собираются на одном рабочем пространстве специалистов.

2. Предусмотрены автоматические уведомления для клиентов о статусе их обращений.
Специалисты тоже могут автоматически получать напоминания о новых заявках и сроках решения вопроса.

3. Есть шаблоны ответов.
Вы можете создать готовые сообщения для повторяющихся ситуаций, чтобы ускорить время ответа на заявки и уменьшить количество рутинных задач для специалистов.

4. Встроена оценка работы специалиста.
Когда заявка выполнена, клиенту приходит опрос, где он может поставить оценку работе специалиста.

Минусы

Нет встроенного корпоративного чата и сервиса для видеозвонков. Общаться можно только внутри карточек с задачами.

Стоимость

В Kaiten есть бесплатный тариф, в который входит много функций. Его может быть достаточно как для небольшой компании, так и для достаточно крупной. Возможности бесплатного тарифа:

На бесплатном тарифе нет дополнительных модулей, например, модуля для работы службы поддержки. Но они нужны далеко не всем крупным компаниям. Поэтому, если у вас нет особых потребностей для работы вашего бизнеса, вам может хватать возможностей бесплатного тарифа.

Для тех, кому необходимы дополнительные функции, есть платные тарифы:

Популярный в России инструмент для управления проектами и бизнес-процессами. Мегаплан ориентируется на компании, которые занимаются продажами товаров:

1. Есть продвинутая CRM-система. Чтобы еще быстрее собирать информацию о тёплых лидах, можно создать форму обратной связи прямо в программе. Таким образом, контакты клиента сразу попадают в систему и менеджер по продажам может быстро обработать запрос. Когда весь процесс привлечения покупателей размещён в одном месте, проще управлять воронками и контролировать работу менеджеров.

2. Для анализа маркетинговых активностей можно создавать utm-метки, и результаты переходов по ссылкам будут также собираться в Мегаплане.

3. Широкие возможности для работы с товарами. Номенклатура, отслеживание остатков на складах, информация о ценах и артикулах, аналитика продаж — всё это также можно хранить в Мегаплане.

Про стандартные функции для системы управления проектами разработчики тоже не забыли: есть диаграмма Ганта и доски для Scrum, а также доступна матрица Эйзенхауэра.

Рабочее пространство сотрудника состоит из виджетов, которые можно настраивать. То есть сотрудник на любой позиции в компании сможет создать удобное именно для себя рабочее пространство.

Минусы

Стоимость

Бесплатного тарифа нет. Платные пакеты:

Битрикс24 — система, которая помогает организовать работу бизнеса под ключ. В ней есть:

1. Таск-трекер с Канбан- и Scrum-досками, диаграммой Ганта, календарём задач, портфелем проектов.

2. CRM-система.
Все каналы продаж, воронка и контакты покупателей в одном месте. Автоматизация работы с клиентами: от отправки сообщений до выставления счёта.

3. Электронный документооборот прямо в сервисе.

4. Конструктор для создания сайтов, лендингов и интернет-магазинов.

5. Чат и видеозвонки.

6. Редактор документов.

7. Почтовый клиент для агрегирования всех писем с разных почтовых ящиков.

Минусы

Как и у Мегаплана, главный минус — сложность интерфейса. Новому сотруднику нужно пройти серьёзное обучение, чтобы работать с Битрикс24. Это плата за обширные возможности.

Стоимость

Есть бесплатный тариф. Ограничена функциональность календаря, видеоконференции и возможности аналитики, также выделяется только 5 ГБ на хранение файлов.

Остальные тарифы:

Планфикс отличается от таких гигантов, как Мегаплан или Битрикс24. В нём нет функций для работы с номенклатурой или электронного документооборота. В первую очередь, он предназначен для постановки задач и командной работы над проектами, то есть это классическая система управления проектами. Она поддерживает гибкую настройку под конкретные потребности команды или компании. Возможности:

1. Есть шаблоны для типовых проектов.
То есть, если команда приступает к новому проекту, сотрудники сразу получают понятный фронт работы. Достаточно немного скорректировать план под нового заказчика. Рабочее пространство можно собрать из виджетов. На одном экране можно отобразить свои задачи, расписание на неделю, просроченные дела и другое.

2. Чтобы расширить набор функций, ПланФикс сделал ставку не на собственных разработках, а на развитии возможностей интеграции. Есть интеграции с мессенджерами, соцсетями, почтой, Google Календарём, дисками. Например, Google Drive, а также с сервисами Microsoft.

3. Есть диаграмма Ганта, но необычная.
Если сотрудник задействован в нескольких проектах, на диаграмме будет отражено, где задачи пересекаются. Это помогает не перегружать людей.

4. При необходимости можно комбинировать типы отображения задач, например, Канбан-доска и календарь задач на одном экране.

5. Работа с финансами.
Можно фиксировать бюджет проекта или конкретной задачи, отражать поступление средств от клиентов и расходы в процессе работы. Есть отчёты для аналитики потраченных денег.

6. Работа с документами.
Можно хранить базу документов по проекту. Также ПланФикс может автоматически генерировать договоры, акты, счета и другие документы по установленному шаблону.

7. Есть CRM для управления проектами и работы с клиентами.

Минусы

Стоимость

Бесплатным тарифом могут пользоваться до 5 сотрудников. Также есть только 1 ГБ памяти для хранения файлов. Ограничено количество пользовательских полей.

Тарифы:

Redmine — таск-менеджер с открытым исходным кодом, основанный на веб-фреймворке Ruby on Rails. Благодаря этому можно настроить его под свои нужды. На платформу можно добавлять плагины, что позволяет расширить функциональность, но каждое дополнение нужно оплачивать отдельно.

RedmineUP — предоставляет целый набор плагинов для Redmine:

Я перечислил только плагины, которые предлагает RedmineUP, но вы можете устанавливать и другие, в дополнение к RedmineUP.

Минусы

Требует технических знаний для настройки. Если вы не программист, настроить работу с этим сервисом не получится. Также его ругают за устаревший интерфейс.

Стоимость

Бесплатного тарифа нет. Если вы устанавливаете плагин на сервер, то можно купить его один раз. Цена стартует от 99＄. Также есть пакеты плагинов, например, полный пакет обойдется в 1799＄.

Сервис ориентирован на взаимодействие внутри команды, но просто таск-трекером его назвать сложно, так как есть функции, нетипичные для простого планировщика задач, например, встроенный чат или почтовый клиент. Возможности сервиса:

1. Канбан-доски и диаграмма Ганта.

2. Портфель проектов.
Руководители на своей доске могут отслеживать прогресс по нескольким проектам одновременно.

3. Встроенный корпоративный чат.

4. Текстовый редактор для создания внутренней базы знаний. Также инструкции и статьи можно размещать в открытом доступе для клиентов и партнеров.

5. Интеграция с электронной почтой.
Читать и отправлять письма с разных ящиков можно прямо в Аспро.Agile.

6. Автоматизация любого процесса: согласование счетов, прием нового сотрудника, формирование договоров.

7. Визуализация оргструктуры компании с зонами ответственности каждого сотрудника. Актуально для крупных компаний, где невозможно знать всех работников компании.

8. Шаблоны документов.
Формы счетов, договоров и распоряжений. Вы сами задаете структуру, а система самостоятельно создает документы по запросу. Если нужны документы, где нужны расчёты, например НДС, система сама всё рассчитает.

Минусы

Программа — что-то среднее между таск-трекером и крупной системой управления проектами. Из-за этого возникает непонимание, для кого она. Для крупных компаний не хватает CRM-системы или работы с финансами, а для простого таск-трекера функций слишком много.

Стоимость

Есть бесплатный тариф. Входят инструменты для управления задачами и чат. В него не включены база знаний, пользовательские поля и автоматизация. Также есть ограничение — три проекта и три сотрудника.

Другие тарифы:

Easy Project — эффективный инструмент для координации работы команды над проектом. Что предлагает Easy Project:

1. Доски для работы по Scrum и Канбан, учёт времени, портфель проектов.

2. Текстовый редактор для работы с документами и подготовки корпоративной документации.

3. Встроенный инструмент для создания интеллект-карт. Можно проводить мозговые штурмы и продумывать новые рабочие процессы прямо в системе управления проектами.

4. Есть CRM-система, которая позволяет отслеживать путь клиента от лида до покупки.

5. Есть как отчёты о работе команд и прогресса по проектам, так и статистика продаж в рамках CRM-системы.

6. Есть модуль HelpDesk для получения заявок от клиентов.

7. Для Project Manager, Team Leader и CEO в программе есть специальные дашборды, где можно отслеживать прогресс проектов, отдельных сотрудников и всей компании в целом.

8. Инструменты для управления финансами: бюджет проектов, финансовые отчеты, контроль и движение денежных средств.

Минусы

В отзывах пользователи часто жалуются на долгую загрузку отчётов и проблемы с работоспособностью разных инструментов, например, таймера для учёта рабочего времени.

Стоимость

Бесплатного тарифа нет. Платные пакеты:

ELMA365 — тоже сервис, который давно перерос звание таск-трекера. Позиционирует себя как low-сode система, то есть программа, которая проста в настройке и использовании.

Кроме Канбан-досок и всевозможных инструментов для работы с проектами, есть:

Минусы

Интерфейс перегружен, а для определённых настроек требуется помощь разработчиков.

Стоимость

Бесплатной версии нет. Платные пакеты:

Projecto — довольно простое ПО с базовым набором функций управления проектами:

Минусы

По сравнению со многими описанными выше конкурентами, имеют мало функций как для таск-трекера, так и для системы управления проектами.

Стоимость

Есть демо-версия, но она предназначена только для ознакомления с сервисом. Работать на ней невозможно. Тарифы:

Moo.Team не пытается стать платформой на все случаи жизни. Это больше чем таск-трекер, но он не обладает настолько большими возможностями как, например, Кайтен, ELMA365 или Битрикс24. Инструменты Moo.Team:

Минусы

Нет мобильного приложения. Мало функций для комплексной работы с бизнесом.

Стоимость

Есть бесплатный тариф. По функциональности он не отличается от платных. Ограничения:

Тарифы:

#обзор #kaiten #тасктрекеры #сравнение #подборка #mooteam #мегаплан #управлениепроектами