Как найти бизнес-процесс для ИИ-автоматизации: пошаговый чек-лист для предпринимателей

ИИ позволяет бизнесу работать быстрее, точнее и дешевле. Но внедрение технологий не начинается с покупки софта или найма специалистов — всё начинается с понимания, где ваш бизнес теряет время и деньги.

Эта статья научит вас выделять ключевые процессы для автоматизации, используя три понятных этапа. Каждый шаг будет глубоко раскрыт, чтобы у вас не осталось вопросов.

Картирование бизнес-процессов — это метод визуализации всех операций вашей компании. Его цель — выявить текущую структуру работы, найти узкие места и создать основу для изменений.

Представьте это как чертёж вашего бизнеса: вы фиксируете последовательность действий, ответственных сотрудников и точки взаимодействия.

Зачем это нужно? Без понимания текущей картины невозможно определить, какие процессы поддаются автоматизации. Более того, картирование помогает понять, что приносит реальную ценность, а что только отнимает время.

Как это сделать:

1. Выберите один бизнес-процесс (например, обработка заказов, управление складом или взаимодействие склиентами).

2. Опишите каждый шаг, начиная от момента, когда процесс запускается, и заканчивая моментом его завершения.

3. Укажите, какие ресурсы задействованы: сотрудники, инструменты, данные.

4. Нанесите эти шаги на схему. Это может быть ручной набросок, диаграмма в Miro или специализированное ПО вроде Bizagi.

Результат: вы увидите все точки, где процесс замедляется, где часто происходят ошибки и где задачи требуют больше ресурсов, чем должны.

Например, представьте, что вы владелец интернет-магазина:

Вы начинаете с анализа, как происходит обработка заказов. Клиент оформляет заявку, система проверяет наличие товара, затем заказ передаётся на склад, где товар упаковывают и отправляют.

Если какой-то из этих этапов требует ручной проверки, вы сразу видите точку, которую можно автоматизировать. Картирование помогает также выявить задачи, которые выполняются слишком медленно или вызывают частые ошибки из-за человеческого фактора.

Полезные ссылки:

• Полное руководство по картированию бизнес-процессов: определение и шаги

• Составление карты бизнес-процессов: как документировать и улучшить ваши процессы

ИИ создан для того, чтобы избавить вас от повторяющейся работы. Ваша задача — найти процессы, которые тратят много времени, но дают минимальную добавленную ценность. Это именно те задачи, которые сотрудники выполняют механически: копируют данные, составляют однотипные отчёты, отвечают на стандартные запросы клиентов.

Почему это важно? Рутинные задачи не только занимают время, но и повышают вероятность ошибок. Передача таких процессов ИИ позволяет сделать их быстрее, точнее и дешевле.

Как определить рутину:

1. Проведите беседы с вашими сотрудниками и задайте вопросы: «Какие задачи кажутся вам бесполезными?», «Что отнимает у вас больше всего времени?».

2. Используйте данные: откройте отчёты по времени выполнения задач или запросите логи активности сотрудников.

3. Проанализируйте, какие из этих действий можно стандартизировать.

Допустим, ваша компания занимается предоставлением услуг. Клиенты часто задают одинаковые вопросы, например: «Какие сроки выполнения услуги?», «Какие документы нужны для заключения договора?».

Ваши сотрудники тратят часы, отвечая на эти вопросы вручную. Это типичный пример задачи, которая может быть автоматизирована с помощью чат-бота на основе ИИ. Он не только справится с задачей быстрее, но и обеспечит одинаково высокое качество обслуживания для каждого клиента.

Полезные ссылки:

• Картирование процессов: что это такое и как оно может помочь вашей компании

• 6 шаблонов карт процессов в Word, Excel и Powerpoint

Автоматизация должна быть не просто «удобной», но и выгодной. Перед внедрением ИИ важно понять, какой эффект это принесёт вашему бизнесу. Оценка включает три ключевых параметра: время, деньги и качество.

Как это сделать:

1. Рассчитайте, сколько времени сотрудники тратят на ручное выполнение процесса.

2. Сравните затраты на зарплаты, ошибки и простои с расходами на автоматизацию.

3. Смоделируйте, как изменится производительность: сколько клиентов вы сможете обслужить, насколько снизится вероятность ошибок, как вырастет скорость работы.

Пример: автоматизация обработки заявок сокращает время ответа с двух часов до десяти минут, повышая удовлетворённость клиентов и вероятность повторных покупок. ИИ также помогает точнее планировать закупки, устраняя избыточные запасы и снижая расходы, что даёт бизнесу конкурентное преимущество.

Полезные ссылки:

• Расчет экономического эффекта от внедрения системы автоматизации

• Экономическая эффективность автоматизации производства

ИИ — это инструмент, который работает на ваш бизнес, если вы правильно определяете его область применения. Используйте картирование процессов, находите рутину и оценивайте выгоду. Внедряйте изменения постепенно, начиная с самого очевидного, чтобы добиться максимального эффекта. Работайте умнее, автоматизируйте лучше!

Готовы обсудить ваш проект? Загляните к нам на сайт. 🚀

P.S. Не забудьте подписаться на наш Telegram, выкладываем только честный контент на тему ИИ в бизнесе.