Как ускорить ввод первички в 1С в пять раз
Любой бухгалтер знает, что самое тяжелое в документообороте — рутинная «первичка». Счета, акты, УПД, накладные приходят со всех сторон: по почте, из ЭДО, в виде сканов и даже фото. Все это надо аккуратно внести в 1С, сверить суммы и НДС, не потерять документы в потоке. В отчетные периоды эта рутина превращается в переработки, ручной ввод данных влечет ошибки, риски несвоевременной сдачи отчетности и штрафов.
Если сверки ежедневные – спасает IDP, сервис интеллектуальной обработки документов. Такие продукты автоматизируют работу почти с любыми типами документов: помимо бухгалтерской отчетности обрабатывать можно чеки, авансовые отчеты, акты на списание материалов, иностранные инвойсы, паспорта и т.п.
Как это работает на практике
Документы (сканы, PDF, файлы из ЭДО) загружаются в 1С через коннектор.
Сервис выполняет распознавание текста на скане, определяет тип документа и выделяет необходимые атрибуты (номер и дату документа, сумму с НДС, ставку НДС и т.д.).
Проводится междокументная проверка: сверяются суммы, даты, ИНН и другие данные.
Распознанные сведения автоматически подставляются в карточки 1С.
Бухгалтер проверяет результат внутри системы.
Верифицированные документы сохраняются в учетной системе.
Полезные функции IDP-сервиса, которые дополнительно экономят время:
Сопоставление номенклатуры. Система автоматически связывает позиции из документа с элементами справочника 1С. Если нужной позиции нет, бухгалтер может выбрать вариант из предложенных или создать новую.
Распознавание контрагентов. Данные по ИНН и КПП сверяются со справочниками 1С, система подсказывает, если контрагент отсутствует.
Междокументные сверки и контроль комплектности. Автоматическая проверка согласованности сумм и реквизитов между счетами, накладными и УПД, а также наличие всех необходимых документов в комплекте.
Производительность.
Для ориентира: достаточно высокая скорость обработки – 15 секунд на одну страницу при использовании одного ядра процессора. Архитектура решения позволяет масштабировать вычислительные ресурсы, что делает возможной обработку десятков тысяч документов в месяц. Для компаний и организаций на практике это означает сокращение времени на ввод первичных данных в 3–5 раз.
Варианты доступа.
Система может быть развернута в инфраструктуре заказчика (on-premise) или использоваться в облаке на серверах, например, Яндекса, сертифицированных по III уровню защиты персональных данных.
Ограничения.
Модуль распознавания рукописного текста может хорошо работать с номерами и датами, а вот если текст полностью написан от руки – могут возникать сложности и нужно будет привлекать сотрудника. Для точного распознавания качество документа должно быть не ниже 300 DPI, иначе появляются риски ошибок в символах.
С чего начать?
Чаще всего компании начинают с небольшого пилота: загружают типовой набор первичных документов и подключают IDP-сервис к своей конфигурации 1С. Коннектор устанавливается за несколько минут, для нестандартных конфигураций предусмотрен API. При этом проверка и проведение документов остаются за бухгалтером, что позволяет сохранить полный контроль.
Итог: IDP-сервис превращает «бумажный ад» первички в понятный поток, где специалисты тратят в разы меньше времени на ручные операции, а обработка документов происходит быстро и без ошибок.