Топ-10 систем ИИ для бухгалтерии в 2026 году: советы, риски и список вендоров
Автоматизация повторяющихся процессов – ключевой этап развития бизнеса. Одной из первых сфер, где технологии ИИ произвели настоящий переворот, стала бухгалтерия. Ручной ввод данных счетов-фактур, накладных, УПД, актов, форм ТОРГ-12 и других документов долгое время тормозил бухгалтерский учет и делопроизводство. Сегодня эту задачу полностью способен взять на себя искусственный интеллект. Рассказываем, какие выгоды и риски несет внедрение ИИ в бухгалтерии и как правильно выбрать ИИ для работы с документами.
Содержание
Как ИИ может помочь в бухгалтерии
Для автоматического распознавания и ввода данных из бухгалтерских документов применяются системы компьютерного зрения. Это технологии на базе ИИ, которые позволяют анализировать изображения и сканы, находить и классифицировать документы в кадре, а затем быстро извлекать содержимое в структурированном цифровом виде. Среди преимуществ использования ИИ при работе с бухгалтерскими документами можно упомянуть:
- Рост производительности. ИИ позволяет распознавать данные первички со скоростью 900 страниц в минуту. Продвинутые решения способны за один час выполнить месячную работу бухгалтерского отдела из 10 человек по вводу данных. За счет ускорения обработки документов бухгалтерия может быстрее получать актуальные сведения для бухгалтерского учета, управленческой отчетности и делопроизводства.
- Сокращение затрат. Автоматизация позволяет снять почти 100% нагрузки на бухгалтерию в части ввода и проверки данных из бумажных документов и поступающих по ЭДО сканов. Процессинговые затраты на один документ при использовании технологий ИИ значительно ниже, чем зарплатные расходы на ручной ввод документов.
- Минимизация ошибок. Человеческий фактор при ручном переносе данных нередко приводит к ошибкам, особенно когда сотруднику приходится иметь дело с большими объемами данных или работа выполняется в спешке. Автоматическое распознавание документов исключает ошибки ручного ввода и обеспечивает соответствие и достоверность данных.
- Ускорение процессов. ИИ позволяет мгновенно получить доступ к содержимому документов и легко интегрировать данные в системы бухгалтерии. В результате становится проще контролировать оплату счетов, проводить учет НДС и налогов по УСН, выполнять контрактные обязательства и формировать отчетность.
- Цифровая трансформация. Распознавание бухгалтерских документов можно интегрировать в экосистему других цифровых решений – электронного документооборота, ERP-систем, бухгалтерского софта. ИИ закрывает разрыв в работе с поступающими по ЭДО сканами, а также бумажными документами, которые поступают от контрагентов без ЭДО.
Возможности современных технологий ИИ для бухгалтерии
Профессиональная система распознавания документов обеспечивает высочайшую точность распознавания на разных устройствах и даже в сложных кейсах. Вот какие функциональные возможности ИИ может предложить бизнесу в 2026 году:
- Работа в любых условиях. ИИ уже научился считывать информацию из документа, даже если условия сканирования далеки от идеальных, а на скане присутствуют артефакты. Современный ИИ способен обходить помехи и на фото. Например, если документ при съемке находится под углом, снят без прямого освещения или отзеркален.
- Распознавание содержимого. Бухгалтерские документы, такие как УПД, счет-фактура, форма ТОРГ-12, УКД, акт, счет, содержат таблицы, штрихкоды, штампы, печати и другие графические объекты. Продвинутые системы ИИ способны с высокой точностью извлекать даты, суммы, наименования контрагентов и товарных позиций и другое содержимое таблиц без потери данных. Кроме того, сегодня доступно и многостраничное распознавание.
- Сканирование подписей. В документах регулярно встречаются поля с подписями. Профессиональные технологии распознавания позволяют проверять их наличие или отсутствие со скоростью 9 тысяч страниц за минуту. ИИ игнорирует фоновые помехи в виде печатного текста и штампов, автоматически фокусируясь на ключевых областях документа.
- Проверка документа. С помощью ИИ можно автоматически контролировать заполнение документа, проверять наличие подписей и печатей и правильность дат. Даже если документ состоит из десятков страниц. Это позволяет обезопасить бухгалтерию от ошибок в данных, неверно заполненных документов и ряда других нарушений.
- Легкость интеграции. Технологии ИИ сегодня доступны в любой технологической среде. Распознавание можно интегрировать как в десктопные и серверные решения, так и в мобильные приложения и веб-страницы. Наиболее продвинутые решения распознают реквизиты документов даже без использования видеокарт. Это позволяет бизнесу пользоваться возможностями ИИ, не создавая нагрузку на ИТ-инфраструктуру.
Правовые аспекты внедрения ИИ в бухгалтерию
Автоматизация ввода не освобождает бизнес от ответственности за обработку и защиту коммерческой тайны и другой конфиденциальной информации. Поэтому, чтобы не создавать рисков, перед выбором технологии необходимо учесть ряд тонкостей.
Обеспечение коммерческой тайны
Бухгалтерские документы содержат сведения, составляющие коммерческую тайну компании: детали договоров, цены, объемы поставок, информация о клиентах и поставщиках, внутренние финансовые показатели. Закон «О коммерческой тайне» (№ 98-ФЗ) обязывает организацию принимать меры для охраны таких сведений. При внедрении системы распознавания важно обеспечить, чтобы режим коммерческой тайны не был нарушен. Если обработка происходит на стороне внешнего подрядчика (как в случае с облачными сервисами распознавания), компания не имеет возможности контролировать соблюдение этого условия. По этой причине лучше делать выбор в пользу технологий, работающих on-premise – без передачи данных.
Требования к хранению бухгалтерских документов
Законодательство предъявляет требования к срокам хранения первичных бухгалтерских документов (как правило, не менее 5 лет, а для некоторых видов – до 10 лет и более). Оцифровка документов не отменяет этих норм. При внедрении ИИ следует понимать, какие документы после сканирования можно уничтожать, а какие требуется сохранять в архиве. Также стоит использовать надежные архивные системы для цифровых копий: с резервированием, защитой от изменения и возможностью оперативно предоставить документы по запросу контролирующих органов.
Регуляторные ограничения на использование зарубежных технологий
В свете текущих тенденций импортозамещения и требований к критической информационной инфраструктуре (КИИ) следует учитывать ограничения на иностранное ПО. С 2025 года в РФ действует запрет на использование иностранного программного обеспечения на объектах КИИ. Это значит, что если ваша организация относится к таким объектам (банковский сектор, транспорт, энергетика, госструктуры и др.), предпочтение стоит отдавать отечественным решениям распознавания документов.
В целом юридические риски сводятся к вопросам сохранности данных и соответствия законам. Чтобы их минимизировать, нужно оценить на этапе планирования, какие данные будут обрабатываться и под какие нормы это подпадает (персональные данные, государственная тайна, банковская тайна и так далее). При грамотном подходе автоматизация бухгалтерии может быть введена без нарушения законодательства и с сохранением конфиденциальности корпоративной информации.
Советы по выбору системы распознавания бухгалтерских документов
Чтобы принять взвешенное решение, внимательно ознакомьтесь с особенностями технологии распознавания. Ниже приведем пять советов, которые помогут вам не допустить ошибку при выборе ИИ для распознавания бухгалтерской первички и других документов.
- Делайте выбор в пользу полностью автоматических решений. Если цель – освободить сотрудников, а не превратить их в обслуживающий технологию персонал, стоит выбирать ПО, работающее в автоматическом режиме. Современные системы распознавания бухгалтерских документов способны за час выполнять работу десятков человек, позволяя переключить сотрудников на более значимые задачи.
- Смотрите на технологическую базу. В современных условиях бизнесу необходимы быстрые и функциональные инструменты. Чтобы не купить кота в мешке, сразу обращайте внимание на технологическую базу решения – собственные разработки в области распознавания, включая проприетарный OCR-движок. Качественные продукты с передовыми возможностями отличает научный подход. На это может указывать наличие у разработчика научных публикаций и запатентованных авторских технологий.
- Используйте российское ПО. Чтобы не попасть в зависимость от внешних факторов и иностранных лицензий, стоит отдавать предпочтение российскому софту. Важно заранее проверить, включено ли решение в реестр отечественного ПО, нет ли рисков потери поддержки из-за санкций или законодательных запретов. Среди российских вендоров лучше выбрать компанию, доказавшую свою надежность – желательно с опытом работы на рынке не менее нескольких лет.
- Выбирайте on-premise решения. Некоторые провайдеры сервисов распознавания включают проверку и исправление данных внешними операторами. Однако при таком сценарии не исключен несанкционированный доступ к конфиденциальной информации со стороны третьих лиц. Лучшей практикой в этом вопросе будет локальная интеграция технологии распознавания документов в ИТ-инфраструктуру заказчика (on-premise). Так данные не будут покидать контура безопасности компании.
- Задумайтесь о масштабируемости. Рекомендуем выбирать решения, которые доступны на разных платформах и операционных системах. Многоплатформенность говорит о более высокой надежности продукта, поскольку портирование технологии позволяет обнаруживать и исправлять ранее незаметные ошибки. Это позволяет встроить распознавание документов в любую ИТ-среду с минимальными рисками, что что-то пойдет не так.
Топ-10 технологий ИИ для бухгалтерии
Российский рынок ПО для бухгалтеров изобилует полезными инструментами. Ниже приведены десять наиболее известных технологий, которые могут пригодиться в бухгалтерии:
- Smart Document Engine – российская профессиональная система распознавания документов от компании Smart Engines. Технология работает on-premise и поддерживает потоковый ввод данных бухгалтерской первички и других документов без использования видеокарт. Разработчик предлагает более 70 преднастроенных документов, включая счет-фактуру, УПД, акты, накладные, формы ТОРГ-12, УКД, КСФ, ИСФ. Система поддерживает многостраничные документы, а распознавание происходит без передачи данных и со скоростью 15 страниц в секунду.
- GPT-Chats.io – онлайн-нейросеть на базе ChatGPT, которая помогает генерировать тексты и изображения, а также писать и исправлять код. Сервис работает на русском языке, предлагая удобный интерфейс и инструменты для работы, образования и творчества. Подойдет для тех, кто ищет бесплатную онлайн-помощь по всем вопросам бухгалтерии, налогового учета и финансовых расчетов.
- Кэмп (Кампус) – это интеллектуальный помощник, который помогает решать задачи, писать тексты и разбираться в сложных темах с помощью передовых технологий искусственного интеллекта. Нейросеть также подходит для бухучета и других задач. “Кэмп” умеет структурировать материал, искать информацию и подсказывать идеи. В сервисе доступны готовые решения по множеству тем, библиотека проверенных задач, нейросети для обучения, а также возможность консультаций. Кампус упрощает обучение, экономит время и делает процесс получения знаний более удобным.
- Инфо-Бухгалтер 10 – это полноценная многофункциональная программа с единственным ограничением - 1000 хозяйственных операций в год. Это достаточно большое количество операций, позволяющее полноценно работать многим начинающим предпринимателям и юридическим лицам, не затрачивая на приобретение бухгалтерского софта ни единой копейки. Программа позволяет автоматически формировать отчеты, декларации и справки для представления в ФНС России и все отчеты в СФР в соответствии с актуальным законодательством.
- 1С: Предприятие – программа, позволяющая вести учет в компаниях, занимающихся оптовой, розничной, комиссионной и интернет-торговлей, производством, выполнением подрядных работ, строительством. Налоговый учет автоматизирован для всех налогов, включая ведение налоговых регистров, в т.ч. книги продаж, книги покупок, книги учета доходов и расходов. В программу включены регламентированные отчеты для представления контролирующим государственным органам. Бухгалтерская отчетность, налоговые декларации и расчеты, отчеты в социальные внебюджетные фонды, отчетность по персонифицированному учету в ФСС РФ, статистическая отчетность, справки для налоговой формируются и выгружаются в электронном виде.
- Пиксель Тулс – это многофункциональный сервис для анализа, оптимизации и автоматизации работы с контентом, созданный для бухгалтеров, маркетологов, копирайтеров и предпринимателей. Он предлагает инструменты для анализа данных, подбора ключевых слов, проверки и редактирования текстов, а также оценки эффективности контента. В числе его возможностей – онлайн-инструмент «AI-генератор контента», который использует нейросеть для создания текстов, бизнес-планов, учебных материалов, кода и других видов контента.
- Турбо – это программа комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Универсальная «коробочная» версия бухгалтерской программы, постоянно обновляемая в соответствии с текущим российским законодательством. Программа включает возможности автоматизации учета заработной платы и отправки отчетности в государственные органы, автоматизации ведения персонального кадрового учета сотрудников в компании, мониторинг товарных и денежных потоков и другие функции.
- БЭСТ-5 - это комплексная система управления предприятием, в которой органично сочетаются классические учетные методы и современные управленческие технологии. В системе можно вести бухгалтерский и налоговый учет. Продукт предназначен для представителей малого и среднего бизнеса, занятых в сфере торговли, услуг, общественного питания, производственном секторе. Среди особенностей программы – поддержка бизнес-процессов на предприятии, работа с электронными трудовыми книжками и простая интеграция с другими офисными программами.
- Парус: Предприятие – программа, которая позволяет автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность на предприятиях, относящихся к малому и среднему бизнесу. Возможности системы охватывают автоматизацию бухгалтерского учета, основных торговых процессов, расчета заработной платы. Использовать софт можно автономно и на локальной сети из 15–20 компьютеров. В функциональность программы входит возможность добавлять отдельные компоненты системы по мере надобности, единая база данных для совместной работы большого числа пользователей, применение архитектуры «файл-сервер» и простота администрирования системы.
- ИНФОСОФТ – программный модуль «Бухгалтерский учет» в базовом варианте поставки обеспечивает комплексную автоматизацию задач бухгалтерского учета, формирование финансовой и статистической отчетности предприятия. Модуль поддерживает многомерный аналитический учет денежных средств, финансовых вложений, сырья, материалов, основных средств, нематериальных активов, производственных затрат, продаж, взаиморасчетов, прибыли, налогов, капитала, финансовых результатов. Система предоставляет возможность комплексного ведения учета по нескольким юридическим лицам.
Заключение
Технология распознавания бухгалтерских документов представляет собой мощный инструмент для повышения эффективности и снижения издержек в финансово-учетной деятельности компании. При правильном подходе она способна в разы ускорить обработку документов, освободить ценные человеко-часы, уменьшить число ошибок и улучшить подконтрольность процессов.
Однако подходить к внедрению следует взвешенно: надежно защитить персональные данные и коммерческие секреты, получить согласие заинтересованных сторон, соблюсти нормы хранения документов. Учитывая все риски и принимая меры по их снижению, руководство компании может смело внедрять ИИ в бухгалтерии. Это принесет конкурентное преимущество без рисков в области нарушения законодательства.