Как провести автоматизацию в малом бизнесе и не похоронить его вместе с очередной CRM

Автоматизация в малом бизнесе давно стала модным словом. Все о ней говорят. Все её хотят. Многие дажe внедряют. А потом — тихо ненавидят эту «автоматизацию» и возвращаются в Excel, WhatsApp и голосовые сообщения.

По моей практике, 8 из 10 внедрений автоматизации в малом бизнесе заканчиваются разочарованием. Не потому что системы плохие. А потому что автоматизируют не бизнес, а хаос. И сегодня я хочу честно рассказать, как провести автоматизацию в малом бизнесе так, чтобы она помогла зарабатывать, а не создавала ещё больше проблем.

Главная ошибка — ожидание, что система сама наведет порядок.

Это иллюзия, которая дорого стоит. Проблема почти никогда не в «плохой CRM» — она в подходе.

• Автоматизируют хаос. Был бардак — стал цифровой бардак.

• Нет понятных процессов. Людям нечего автоматизировать, кроме импровизации.

• Копируют чужие решения. Внедряют систему, которая работает у знакомых, но не подходит их реальности.

• Нет ответственного за каждый процесс и изменения. Никто не отвечает за результат.

• Ожидают магии. Система должна сама решать проблемы, а не помогать людям решать их.

Как я люблю говорить: «Автоматизация — как спортзал. Абонемент не делает тебя подтянутым. Это делают регулярные действия».

Сигналы обычно очень конкретны:

• 70% вашего времени занимает операционка.

• Вы — главный узкий участок, через вас проходит всё.

• Одну задачу повторяют 3–4 человека.

• Вы не можете ответить вопрос: «Сколько я заработал в этом месяце — прямо сейчас?».

Если это про вас, то вам пора начинать автоматизировать процессы в бизнесе.

Шаг 1. Оцифровать реальность. Посмотреть, какие процессы есть фактически. Кто за что отвечает. Где теряется время и деньги. Записать честно, без иллюзий.

Шаг 2. Убрать лишнее. Автоматизация усиливает всё: и порядок, и хаос. Поэтому нужно упростить процессы, убрать дублирующие функции, сократить количество действий до необходимых.

Шаг 3. Определить цель. Не «хочу CRM», а четко: снизить нагрузку на собственника, усилить контроль, уменьшить потери, ускорить принятие решений.

Шаг 4. Начать с простого. Не гонитесь за дорогими системами. Часто достаточно: • Таск‑менеджера • Простых BI‑отчетов • Шаблонов процессов • Таблиц, но структурированных

Шаг 5. Назначить владельца системы. Кто внедряет? Кто следит ежедневно? Кто поддерживает порядок? Без этого всё развалится через месяц.

Что стоит автоматизировать в первую очередь В малом бизнесе есть зоны, приоритет которых очевиден: • Деньги: учет, планирование, кассовые разрывы • Продажи: заявки, статусы, воронка • Задачи и ответственность • Работа с клиентами • Повторяемые операции И здесь важно: начинать с тех направлений, которые быстрее всего принесут деньги. Например, за счет автоматизации можно сделать прозрачным путь клиента (воронка), увидеть провалы и возможности, где происходят ошибки и почему не происходят продажи.

Клиент — небольшая производственная компания, оборот около 25 млн ₽ в месяц. Собственник хотел «наконец всё автоматизировать» и поставил задачу внедрить CRM. Они купили дорогую систему, настроили базовые воронки — и… через три недели команда тихо вернулась в WhatsApp и Excel.

Суть проблемы: автоматизировали хаос. Процессы не описаны, ответственность размыта, заявки гуляют между отделами. Люди не понимали, что должны делать в CRM, а собственник ожидал, что система сама наведёт порядок.

Что мы сделали:

— сначала оцифровали реальность: кто как работает, где теряются заявки;

— убрали лишние шаги и дублирование;

— определили цель — снизить загрузку собственника и стабилизировать продажи;

— внедрили простую связку: таск-менеджер + понятные статусы заявок + базовые отчёты по воронке;

— назначили одного ответственного за систему.

Результат через 3 месяца:

— обработка заявок ускорилась на 20%,

— собственник освободил 11 часов в неделю,

— продажи стали прозрачными — видно, где «дыры» и какие менеджеры буксуют.

В итоге, автоматизация работает только тогда, когда упорядочена реальность. Сначала структура — потом кнопки. Иначе CRM лишь ускоряет хаос.

Автоматизация — это не модные системы, это про смелость перестать тащить всё вручную, даже если вы всю жизнь делали именно так. Если вы боитесь автоматизировать — вы не защищаете свой бизнес. Вы всего лишь оттягиваете момент, когда он встанет.

Если тема откликается В моем Telegram‑канале я делюсь практическими управленческими наблюдениями: без теории, без «успешного успеха», без лишнего пафоса. Там — примеры, разборы и практика для тех, кто устал тащить бизнес на себе. Как вы считаете: какая зона вашего бизнеса требует автоматизации прямо сейчас?