Бот для стоматологии: как ИИ-администратор экономит миллионы и увеличивает конверсию

Клиника с оборотом 200 млн рублей в год тратит на рекламу 15–20 млн. Из этих денег 30–40% уходят впустую — заявки теряются из-за администраторов.

Проблема не в квалификации сотрудников. Проблема в человеческих ограничениях: администратор физически не может одновременно отвечать на звонок, обрабатывать сообщение в WhatsApp и помогать пациенту на ресепшене.

Статистика типичной стоматологии:

— 120 входящих обращений в день

— 35 звонков пропущено (29%)

— 18 сообщений остались без ответа дольше 2 часов

Средний чек первичного приема — 8500 рублей. Из пропущенных обращений конвертируется в запись только 12% (пациент сам перезванивает или пишет снова). Остальные 88% уходят к конкурентам.

Расчет потерь за месяц: 53 пропущенных обращения × 30 дней × 88% × 8500 ₽ = 11,9 млн рублей в год.

Теряются и повторные пациенты. Не записался "здесь и сейчас"- отложил приход в клинику. А удержание постоянных и повторных пациентов - главная задача любого бизнеса, особенно сервисного. Там вся маржа.

Хорошего администратора найти сложно. Удержать — еще сложнее.

Средняя зарплата администратора стоматологии в Москве — 65 000 рублей. При текучке 40% в год клиника тратит на подбор и обучение нового сотрудника:

— Рекрутинг: 30 000 рублей

— Обучение (2 недели с наставником): 32 500 рублей

— Ошибки новичка первый месяц: потеря 8–12 записей = 68 000–102 000 рублей

Итого один цикл замены администратора обходится в 130 000–164 500 рублей. При двух заменах в год — 260 000–329 000 рублей.

Вы пишете идеальный скрипт продаж. Прописываете, как выявлять потребность, работать с возражениями, предлагать дополнительные услуги. Администратор кивает на обучении.

Через неделю контрольный звонок показывает: скрипт не работает. Администратор торопится, забывает уточнить детали, не предлагает консультацию у другого специалиста.

Исследование 500 звонков в стоматологические клиники (Mystery Shopping, 2023):

— Скрипт соблюдается полностью в 23% звонков

— Администратор забывает уточнить имя пациента — 41%

— Не предлагает альтернативное время при занятости — 67%

— Не озвучивает стоимость приема — 54%

Результат: конверсия из звонка в запись падает с потенциальных 78% до реальных 34%.

Бот для стоматологии — программа, которая автоматически общается с пациентами вместо администратора: записывает на прием, отвечает на вопросы, отправляет напоминания.

Базовые боты работают по жестким сценариям с кнопками. ИИ-боты понимают свободную речь и поддерживают диалог, как живой человек.

Запись на прием. Бот показывает свободные окна в расписании врачей, уточняет цель визита, записывает пациента. Интегрируется с медицинской информационной системой (МИС) — запись попадает напрямую в график доктора.

Ответы на типовые вопросы. «Сколько стоит имплант?», «Где находится клиника?», «Какие анализы нужны перед удалением зуба?» — бот отвечает мгновенно, без участия администратора.

Напоминания о визитах. За день до приема бот отправляет SMS или сообщение в мессенджер. Это снижает количество неявок с 15–20% до 3–5%.

Сбор обратной связи. После приема бот спрашивает об опыте посещения, предлагает оставить отзыв. Клиника получает данные для улучшения сервиса.

Допродажи. Пациент записался на чистку — бот предлагает фторирование. Пришел на консультацию к ортодонту — напоминает о профосмотре раз в полгода.

Обычный бот работает по жесткому сценарию. Пользователь нажимает кнопку «Записаться», выбирает услугу из списка, затем время. Если вопрос не вписывается в сценарий — бот переключает на оператора.

ИИ-бот понимает естественный язык. Пациент пишет: «Хочу поставить виниры, но боюсь, что будет больно» — бот распознает запрос, рассказывает про анестезию, предлагает записаться на консультацию.

Главные отличия:

Гибкость диалога. ИИ не требует точной формулировки. Понимает синонимы, опечатки, разговорную речь.

Обработка сложных запросов. ИИ-бот может вести многоходовой диалог: уточнить симптомы, предложить нескольких специалистов, объяснить разницу между процедурами.

Обучение на данных. ИИ анализирует историю обращений и улучшает ответы. Чем дольше работает — тем точнее понимает пациентов.

Пациенты пишут туда, где им удобно. Задача клиники — быть доступной во всех каналах.

Telegram бот для стоматологии. Telegram выбирают 43% пользователей для общения с бизнесом (Data Insight, 2024). Преимущества канала:

— Не требует номера телефона для первого контакта

— Поддерживает богатый интерфейс: кнопки, карусели услуг, встроенные формы

— Быстрые уведомления (delivery rate 98%+)

Telegram-бот может принимать оплату за услуги прямо в чате, отправлять электронные справки, показывать 3D-модели имплантов.

WhatsApp бот. WhatsApp используют 68% россиян старше 18 лет. Канал важен для аудитории 35+, которая составляет основу пациентов стоматологий премиум-сегмента.

Особенность: WhatsApp Business API требует верификации бизнеса и стоит дороже (от 0,4 ₽ за сообщение). Но конверсия из обращения в запись на 23% выше, чем в других каналах — пациенты воспринимают WhatsApp как личный канал связи. К сожалению, в 2026 году канал умирает.

Виджет в правом нижнем углу сайта. Пациент читает статью про имплантацию — всплывает окно: «Подскажем стоимость под вашу ситуацию. Опишите проблему».

Чат-бот на сайте перехватывает 40–60% посетителей до того, как они уйдут. Особенно эффективен на дорогих услугах: имплантация, виниры, брекеты.

Пример сценария. Пользователь заходит на страницу «Имплантация зубов». Через 30 секунд бот: «Поможем рассчитать стоимость. Сколько зубов нужно восстановить?» → Посетитель вводит «2» → Бот: «Планируете одномоментную имплантацию (сразу после удаления) или классическую?» → Диалог ведет к записи на консультацию.

58% пациентов стоматологий предпочитают звонить, а не писать (StartExam, 2023). Голосовой ИИ-бот принимает звонки как живой администратор.

Как работает:

1. Пациент звонит в клинику

2. ИИ отвечает с задержкой 0,3–0,8 секунды (как человек)

3. Распознает речь, понимает запрос

4. Проверяет расписание в МИС, предлагает время

5. Записывает, отправляет SMS с подтверждением

Точность распознавания речи — 94% (данные производителей, 2024). В сложных случаях бот переводит на администратора.

Главная претензия владельцев клиник: «Пациент поймет, что общается с роботом, и уйдет». Современные ИИ-боты решили эту проблему.

Скорость ответа. Человек печатает со скоростью 40–60 слов в минуту. ИИ-бот имитирует эту скорость — добавляет задержки, показывает индикатор «печатает...».

Эксперимент: 200 пациентам предложили пообщаться с ботом, не сообщая об этом. Только 31% догадались, что говорят не с человеком. После беседы 89% оценили качество консультации на 4–5 баллов из 5.

Вариативность формулировок. ИИ не повторяет одну и ту же фразу. На вопрос «Сколько стоит чистка зубов?» бот может ответить:

— «Профессиональная чистка — 4500 рублей»

— «Гигиена полости рта обойдется в 4500 ₽»

— «Стоимость чистки зубов у нас 4500 рублей»

Понимание контекста. Пациент: «Я был у вас в марте, мне ставили пломбу». Бот: «Проверил вашу карту. Последний визит 12 марта, лечение 36 зуба. Что-то беспокоит?»

Кнопочный бот (старый подход):

— «Выберите услугу: 1) Лечение, 2) Имплантация, 3) Отбеливание»

— Пациент нажимает «Лечение»

— «Выберите врача: 1) Иванов, 2) Петрова»

Если пациент пишет «Хочу к Ивановой на четверг», бот не понимает.

ИИ-бот (новый подход):

— Пациент: «Хочу к Ивановой на четверг»

— Бот: «К Анне Ивановой? В четверг свободны окна в 10:00, 14:30 и 17:00. Какое время удобно?»

— Пациент: «14:30»

— Бот: «Записал вас на 14:30. Нужна справка для работы после приема?»

ИИ обрабатывает любую формулировку. «Запишите меня», «Хочу на прием», «Можно к вам завтра?» — бот понимает намерение и ведет к записи.

Бот без интеграции с МИС — бесполезная игрушка. Он принимает заявку, но администратору всё равно приходится вручную переносить данные в систему.

Полноценная интеграция:

Доступ к расписанию. Бот видит свободные окна в графике врачей в реальном времени. Если доктор ушел на обед или принял внепланового пациента — расписание обновляется мгновенно.

Создание записи. Пациент подтверждает время — бот автоматически создает запись в МИС с указанием услуги, врача, контактных данных.

Доступ к карте пациента. Бот видит историю визитов, может напомнить о плановом осмотре или предложить продолжить начатое лечение.

36% обращений в стоматологические клиники приходят в нерабочее время: после 19:00, в выходные, в обед (данные CRM-систем, 2024).

Без бота эти заявки теряются. Пациент пишет в 22:00 «Болит зуб, запишите на завтра» — ответ приходит только в 9:00. К этому времени человек уже записался в другую клинику.

Бот отвечает мгновенно. Клиника с ботом конвертирует ночные обращения с эффективностью 67% vs 12% без бота.

Дополнительный эффект: снижение нагрузки на администраторов. Бот обрабатывает 60–80% рутинных запросов. Администратор освобождается для сложных задач: работа с VIP-клиентами, решение конфликтов, координация врачей.

Бот не забывает спросить имя, уточнить цель визита, предложить удобное время. Он работает по заложенному сценарию с точностью 100%.

Пример скрипта допродаж:

— Пациент записывается на отбеливание

— Бот: «Перед отбеливанием рекомендуем профессиональную чистку — эффект будет ярче. Добавить чистку?»

— Если пациент соглашается — средний чек вырастает на 4500 рублей

Конверсия такого предложения: 34% с ботом vs 18% с администратором. Разница — в систематичности. Бот предлагает допродажу каждому пациенту. Администратор — забывает в 60% случаев.

Средняя конверсия из обращения в запись:

— Без бота: 34%

— С кнопочным ботом: 48%

— С ИИ-ботом: 67%

(Исследование 50 стоматологий, внедривших ботов в 2023–2024 гг.)

Почему ИИ-бот конвертирует лучше:

— Мгновенный ответ (среднее время 2,3 секунды vs 8 минут у администратора)

— Работа с возражениями (бот объясняет, почему не стоит откладывать лечение)

— Удобство выбора времени (бот показывает все свободные окна, а не спрашивает «Вам в среду подойдет?»)

Клиника с оборотом 200 млн рублей в год:

— Входящих обращений в месяц: 3600

— Теряется из-за пропущенных звонков и сообщений: 29% = 1044 обращения

— Конверсия потерянных обращений (кто сам перезвонил): 12% = 125 записей

— Упущено записей: 919 в месяц

— Средний чек первичного приема: 8500 рублей

— Упущенная выручка за месяц: 919 × 8500 = 7,8 млн рублей

— Упущенная выручка за год: 93,6 млн рублей

Это консервативная оценка. Она не учитывает:

— Потерю постоянных клиентов (пациент ушел к конкурентам и водит туда всю семью)

— Упущенные допродажи (профчистка перед отбеливанием, панорамный снимок перед имплантацией)

— Негативные отзывы («Звонил три раза, никто не взял трубку»)

Стоимость решений на рынке (2024):

Кнопочный бот (конструктор):

— Настройка: 30 000–80 000 рублей

— Абонентская плата: 3000–8000 рублей/месяц

ИИ-бот (готовое решение для медицины):

— Настройка и интеграция с МИС: 150 000–300 000 рублей

— Абонентская плата: 15 000–40 000 рублей/месяц

ИИ-бот (разработка под ключ):

— Разработка: 500 000–1 500 000 рублей

— Поддержка: 30 000–70 000 рублей/месяц

Расчет окупаемости для клиники с оборотом 200 млн:

Внедрение ИИ-бота (готовое решение): 200 000 рублей + 25 000 рублей/месяц

Возврат упущенных обращений: 30% от потерянных 919 записей = 276 дополнительных записей в месяц

Дополнительная выручка: 276 × 8500 = 2,35 млн рублей в месяц

Окупаемость: (200 000 + 25 000) / 2 350 000 = 0,09 месяца ≈ 3 дня

Протестировать работу ИИ-бота для стоматологии можно на demo.mediium.ru.

Интеграция с МИС. Первый вопрос поставщику: «Работаете ли вы с нашей системой?». Если МИС не поддерживается — придется либо менять систему (дорого и долго), либо настраивать кастомную интеграцию (от 300 000 рублей).

Уточните: бот создает записи автоматически или только отправляет уведомления администратору? Полноценная интеграция — это прямая запись в расписание врача.

Каналы коммуникации. Убедитесь, что бот работает во всех каналах, где общаются ваши пациенты:

— Telegram, WhatsApp, Viber

— Чат на сайте

— Голосовые звонки (важно для аудитории 45+)

— VK, Instagram (для молодой аудитории)

Идеальный вариант — единая платформа, которая управляет всеми каналами из одного интерфейса.

Гибкость настройки сценариев. Стоматология — сложная сфера. У вас 15 услуг, 8 врачей, разные графики работы, акции, программы лояльности. Бот должен адаптироваться под вашу специфику.

Проверьте:

— Можно ли настроить скрипты под разные услуги?

— Поддерживает ли бот многоходовые диалоги (уточнение симптомов, выбор врача, согласование времени)?

— Умеет ли обрабатывать нестандартные запросы?

Стоимость и прозрачность ценообразования. Уточните все статьи расходов:

— Стоимость настройки (разовый платеж)

— Абонентская плата (фиксированная или зависит от количества обращений?)

— Стоимость дополнительных каналов

— Оплата SMS-уведомлений

— Техподдержка (входит в абонплату или оплачивается отдельно?)

Некоторые платформы берут процент от выручки клиники или стоимость за каждую обработанную заявку. Это может быть невыгодно для крупных клиник с большим потоком.

Этап 1. Аудит текущих процессов (1–2 недели)

Проанализируйте, как сейчас работает запись пациентов:

— Какие каналы используются (звонки, мессенджеры, форма на сайте)?

— Какой процент обращений теряется?

— Какие вопросы задают чаще всего?

— Какие услуги требуют допродаж?

Соберите типовые диалоги администраторов с пациентами. Это база для настройки сценариев бота.

Этап 2. Разработка сценариев (2–3 недели)

Пропишите сценарии для основных запросов:

— Запись на консультацию

— Запись на лечение (к конкретному врачу)

— Перенос записи

— Отмена записи

— Вопросы о стоимости услуг

— Вопросы о местонахождении клиники

Добавьте сценарии допродаж и работы с возражениями. Пример:

— Пациент: «Дорого»

— Бот: «Мы предлагаем рассрочку на 6 месяцев без переплаты. Удобно?»

Этап 3. Техническая интеграция (2–4 недели)

Подключение бота к МИС. Настройка API-доступа к расписанию врачей и базе пациентов.

Подключение каналов. Регистрация аккаунтов в мессенджерах, установка виджета на сайт, настройка переадресации звонков на голосового бота.

Тестирование. Проверка работы в боевых условиях: бот должен корректно создавать записи, отправлять уведомления, обрабатывать нестандартные запросы.

Этап 4. Запуск и мониторинг (первый месяц)

Первые две недели работайте в режиме двойного контроля: бот принимает заявки, но администратор проверяет каждую запись.

Собирайте обратную связь от пациентов. Если бот не понял запрос или дал неточный ответ — дорабатывайте сценарии.

Анализируйте метрики:

— Процент успешно обработанных обращений

— Конверсия в запись

— Количество переводов на оператора

Цель: снизить переводы на оператора до 5–10% (это сложные кейсы, которые действительно требуют участия человека).

Администраторы. Объясните, что бот — не замена, а помощник. Он берет на себя рутину, а администратор фокусируется на сложных задачах:

— Работа с VIP-пациентами

— Решение конфликтных ситуаций

— Консультации по дорогим услугам (имплантация, виниры)

Проведите тренинг (2–3 часа):

— Как мониторить работу бота

— Когда вмешиваться в диалог

— Как обрабатывать обращения, с которыми бот не справился

Врачи. Покажите, как бот упрощает их работу:

— Расписание заполняется автоматически

— Пациенты приходят вовремя (напоминания снижают неявки на 70%)

— Меньше отвлечений во время приема

Руководство. Настройте дашборд с ключевыми метриками:

— Количество обработанных обращений

— Конверсия в записи

— Выручка, принесенная ботом

ИИ-боты работают не как «дополнительная фишка», а как полноценный инструмент роста выручки. Главное — правильно настроить сценарии под специфику клиники и регулярно анализировать результаты.

Узнать больше о возможностях ИИ-ботов для стоматологии и протестировать решение можно на demo.mediium.ru.