20 промтов для логистики и закупок: переговоры, документы, контроль

Шпаргалка

Логистика и закупки — это бесконечные переговоры, документы и контроль. Большая часть коммуникации повторяется: запросы цен, претензии к поставщикам, отчёты о статусе. AI берёт эту рутину и освобождает время для стратегических задач.

1. Запрос коммерческого предложения (RFQ)

Нужны: [товары / услуги]. Спецификация: [подробное описание, количество, требования]. Срок поставки: [когда нужно]. Условия оплаты: [что предпочтительно]. Напиши запрос КП который: — Содержит всё необходимое для точного расчёта — Указывает критерии выбора поставщика — Запрашивает альтернативные варианты (если применимо) — Устанавливает срок предоставления КП — Профессиональный и конкретный тон

2. Сравнение поставщиков

Получены КП от поставщиков: [список с ключевыми параметрами]. Критерии выбора: [цена / качество / сроки / условия / репутация]. Помоги составить сравнительный анализ: — Таблица сравнения по критериям — Взвешенная оценка с учётом приоритетов — Риски каждого поставщика — Рекомендация с обоснованием — Что уточнить у финалистов перед решением

3. Переговоры о цене с поставщиком

Текущее предложение: [цена и условия]. Наша цель: [желаемая цена / условия]. Наши аргументы: [объём / долгосрочное сотрудничество / предоплата]. Напиши письмо для переговоров: — Признать предложение (не отвергать сразу) — Аргументировать запрос на лучшие условия — Предложить что-то взамен (если есть) — Конкретный контроффер — Оставить пространство для диалога

4. Запрос на изменение условий договора

Текущие условия: [описание]. Что хотим изменить: [конкретно]. Причина: [обоснование]. Напиши запрос поставщику: — Ссылка на текущий договор — Что именно изменить и почему — Что предлагаем взамен (если применимо) — Срок для рассмотрения — Что будет если не договоримся

5. Претензия поставщику

Нарушение: [срыв сроков / некачественный товар / недопоставка / несоответствие спецификации]. Ущерб: [что это повлекло для нас]. Документы: [что есть для подтверждения]. Напиши претензию: — Факты (хронология без эмоций) — Ссылка на договор (что нарушено) — Требование (конкретное: замена / компенсация / штраф) — Срок исполнения — Последствия неисполнения

6. Ответ на претензию от клиента

Претензия: [текст]. Наша позиция: [что произошло с нашей стороны]. Напиши ответ: — Признать то что справедливо — Объяснить то что не так в претензии — Предложить решение — Показать что предпринимаем чтобы не повторилось — Профессиональный тон без оправданий

7. Уведомление о задержке поставки

Что задерживается: [товар / услуга]. Причина: [почему задержка]. Новый срок: [когда будет]. Влияние на клиента: [что это для него означает]. Напиши уведомление: — Сообщить сразу и честно (не ждать когда спросят) — Объяснить причину кратко — Новые сроки с гарантией — Что делаем чтобы минимизировать последствия — Что предлагаем как компенсацию (если применимо)

8. Техническое задание на закупку

Что закупаем: [товар / услуга]. Требования: [технические / качественные / количественные]. Условия использования: [где и как будет применяться]. Помоги составить ТЗ: — Обязательные требования (must have) — Желательные требования (nice to have) — Критерии приёмки — Что исключается — На что обратить внимание при проверке

9. Акт о несоответствии

Что не соответствует: [товар / услуга]. Несоответствие: [конкретно — что должно быть и что есть]. Составь структуру акта: — Описание несоответствия — Как выявлено (осмотр / тестирование / использование) — Документальное подтверждение (фото / замеры / экспертиза) — Объём несоответствия — Требуемые действия — Подписи сторон

10. Отчёт о закупочной деятельности

Период: [квартал / год]. Данные: [объём закупок / количество поставщиков / выполнение плана / экономия]. Аудитория: [руководство / финансовый директор]. Напиши отчёт: — Ключевые результаты (топ-5 показателей) — Что выполнено по плану — Где отклонения и почему — Достигнутая экономия (в рублях и %) — Приоритеты на следующий период

11. Квалификация нового поставщика

Потенциальный поставщик: [что предлагает]. Нам важно проверить: [что критично для нашего бизнеса]. Составь чеклист квалификации: — Документы которые запросить — Вопросы для встречи / звонка — Референсы которые проверить — Red flags на которые обратить внимание — Пробная закупка (если применимо)

12. Ежегодная оценка поставщика

Поставщик: [тип, как долго работаем]. Критерии оценки: [качество / сроки / цены / сервис / коммуникация]. Данные за год: [статистика инцидентов, выполнения заказов]. Составь: — Шаблон оценочного листа — Письмо поставщику с результатами оценки — Как провести встречу по итогам — Что делать если оценка низкая

13. Письмо о прекращении сотрудничества

Причина: [не устраивает качество / нашли лучшего / стратегическое решение]. Как долго работали: [срок]. Напиши письмо: — Профессиональное и уважительное — Чёткое объяснение (без лишних деталей) — Сроки завершения работы — Что нужно завершить / передать — Как расстаться по-хорошему

14. Инструкция по приёмке товара

Тип товара: [описание]. Особенности: [хрупкость / температурный режим / специфические требования]. Напиши инструкцию для склада: — Пошаговая приёмка — Что проверять при каждом заказе — Как документировать несоответствия — Что делать при обнаружении проблем — Кому сообщать и когда

15. Оптимизация логистики

Текущая схема доставки: [описание — откуда / куда / как / стоимость / сроки]. Проблемы: [что не устраивает]. Помоги найти решения: — Альтернативные маршруты или перевозчики — Оптимизация частоты и объёмов отгрузок — Консолидация грузов — Что автоматизировать — Как оценить эффект от изменений

16. Стратегия закупок

Бизнес: [описание]. Текущие проблемы с закупками: [список]. Помоги сформулировать стратегию: — Приоритизация поставщиков (ABC-анализ) — Диверсификация или консолидация (что важнее) — Развитие долгосрочных партнёрств — Управление рисками поставщиков — KPI отдела закупок

17. Антикризисный план для цепочки поставок

Риск: [что может нарушить поставки — санкции / сезонность / банкротство поставщика / форс-мажор]. Текущая зависимость: [насколько критично]. Разработай план: — Альтернативные поставщики (кто и как быстро можно переключить) — Страховые запасы (что и сколько держать) — Триггеры для активации плана Б — Коммуникация с внутренними стейкхолдерами при кризисе

18. Тендерная документация

Тендер на: [что закупаем]. Требования: [технические / коммерческие / юридические]. Помоги структурировать документацию: — Что включить в тендерное задание — Критерии оценки заявок (и их веса) — Порядок проведения — Что делать с неквалифицированными заявками — Как обеспечить прозрачность процесса

19. Переговоры в условиях дефицита

Ситуация: дефицит нужного товара на рынке — поставщики диктуют условия. Наша потребность: [что нужно и когда]. Наши рычаги: [что можем предложить]. Стратегия переговоров: — Как вести себя с позиции слабости — Что предложить что ценно для поставщика — Как договориться о приоритете в поставках — Долгосрочные договорённости как инструмент — Параллельный поиск альтернатив

20. Внутреннее обоснование закупки

Закупка: [что / у кого / за сколько]. Нужно согласование: [у кого — финансовый директор / CEO / закупочный комитет]. Напиши обоснование: — Зачем это нужно (бизнес-кейс) — Почему этот поставщик и эта цена — Альтернативы которые рассмотрели — Риски при отказе от закупки — ROI или экономический эффект