Как организовать цифровой архив документов и не напороться на типичные ошибки

Привет! Я Илья Петухов, работаю в ИТ-компании Directum. Занимаюсь развитием AI-продуктов и решаю бизнес-задачи клиентов с помощью сервисов на базе искусственного интеллекта (ИИ).

В предыдущей статье я уже поднимал тему оцифровки нетиповых архивных документов с помощью ИИ. Хочу осветить еще одну проблему, которую встречаю в каждой второй организации – бардак в информационных системах. Многим знакомы ситуации, когда документы хранятся везде и одновременно нигде, а попутно еще и создается множество копий. Сегодня я расскажу, как избежать хаоса и подготовиться к цифровизации архива.

В каждой организации так или иначе есть архив – у кого-то электронный, у кого-то бумажный (если это ваш случай, сочувствую). Независимо от вида архива, компаниям приходится руководствоваться 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», который подсказывает, как организовать наполнение, хранение и взаимодействие с архивными документами. Но на деле часто бывает совсем иначе. Документы хранят так, как удобно или как исторически сложилось.

Создание цифрового архива кажется делом несложным: берешь документы, сканируешь, проверяешь реквизиты, и всё готово. Для ускорения процесса можно использовать сервис с ИИ, который распознает данные, классифицирует их, заносит в карточки в информационной системе. На практике я постоянно встречаю запрос от компаний: «А можно нам подключить искусственный интеллект, чтобы он из нашего бардака сделал всё красиво?». Или: «Давайте сейчас автоматизируем наш справочник и реестр, правда, у нас в них, кроме бухгалтера, никто не разбирается».

Так не работает. Если мы будем автоматизировать бардак, то получим только «автоматизированный бардак» и ничего больше.

Предлагаю разобрать на конкретных примерах, что необходимо сделать внутри информационной системы, чтобы при подключении сервисов искусственного интеллекта вы избежали технических ошибок, а также получили тот результат, на который рассчитываете.

Начнем с базовых вещей – с архива и процесса хранения. Есть такой вид документов, как организационно-распорядительные. К ним относятся локально-нормативные либо нормативно-правовые документы: внутренние приказы, уставы организации, федеральные законы, приказы органов исполнительной власти. Именно они регулируют правила и порядок хранения документов, а также содержат рекомендации по их размещению в архиве.

Однако на деле в компаниях не соблюдаются предписания:

Если вы не используете информационную систему или у вас не организован архив, достаточно хотя бы структурировать данные:

Приведу пример. Среди решений Directum есть универсальный поисковик Smart Search, который умеет находить данные по разным архивам и в разных информационных системах.

После этих действий можно совершенствовать процессы и подключать роботов (RPA) или сервисы на базе искусственного интеллекта. Так вам будет проще настроить цифровых помощников и показать им, куда и как складывать документы.

Бывает, что архив в организации завязан на одном человеке. Например, справочник номенклатуры знает от и до только главбух, который много лет с ним работал и никому не передавал свое «тайное знание». Такая ситуация может стать еще одной причиной возникновения хаоса в хранении документов.

Руководство такое положение дел даже устраивает. Ведь это не сотрудник, а золото: занимается справочниками, сам решает все вопросы и делает так, как ему удобно. Остальные сотрудники не хотят разбираться и тоже рады, что справочником занимается кто-то другой.

Конечно, так быть не должно. «Золотой» человек может покинуть компанию в любой момент. И без него никто не разберется ни в одной архивной операции (будь то приемка, размещение, оценка ценности или уничтожение).

Со справочными данными внутри информационных систем должны работать все сотрудники, которым это необходимо. В самих справочниках должен царить порядок во избежание путаницы и ошибок.

Поэтому прежде чем подключать роботов или ИИ:

Когда в справочнике останутся уникальные записи, отличающиеся между собой как минимум двумя реквизитами, тогда можно подключать цифровых помощников, которые не повторят человеческих ошибок (опечатки, выбор не той записи, некорректное сопоставление и прочие).

Этот вопрос мог появиться в вашей голове.

Уверен, для многих из вас перечисленные меры по организации архивов - азбучные истины. Однако опыт показывает, что даже эти пункты выполняются нечасто. Я не раз наблюдал, как некоторые проекты внедрения информационных систем останавливались по причине перечисленных выше проблем. Если своевременно не навести в документах порядок, то сроки внедрения электронных архивов затянутся, а, следовательно, увеличится и бюджет проекта.

Организация архива – долгая и не самая увлекательная работа, но, думаю, в каждой компании найдется человек, которому это будет интересно. И надо понимать, что если мы хотим двигаться к комфортной и эффективной работе, без наведения порядка у нас это не получится.

Приведу простую аналогию. Представьте, что у вас родился ребенок, его мозг как чистый лист, в котором только начинают зарождаться нейронные связи. Он учится смотреть, ходить, говорить и т.д. День за днем, год за годом он растет, а вы обучаете его, объясняете, «что такое хорошо, что такое плохо». Он как губка впитывает всю информацию, ведет себя так, как вы его учили.

То же самое касается и искусственного интеллекта. С самого «рождения» у него есть базовые навыки: разработчики научили его смотреть, слушать. От того, как вы продолжите его обучать, воспитывать, как качественно разовьете его навыки, будет зависеть результат. Поэтому обучать надо уже на подготовленных материалах, справочниках, архивах. То есть тогда, когда у вас уже есть порядок и вы хотите научить ИИ его поддерживать.

Я буду продолжать серию статей об особенностях применения ИИ при работе с документами. Если хотите обсудить важные для вас темы, предлагайте их в комментариях. Свои вопросы тоже пишите.