Авито

Тортилья на вынос, виртуальный тур по офису и отпуск за пять секунд: что умеет портал для сотрудников Авито?

В 2017 году, когда в Авито стало быстро увеличиваться число сотрудников и количество внутренних коммуникаций, стало ясно: компании необходима цифровая среда, где будут решаться формальные и неформальные вопросы. Для этого был запущен корпоративный портал Avito People. Сегодня это внутренний информационный ресурс с уникальным инструментарием. Благодаря сервису компания автоматизировала процессы HR, собрала в одном месте новости, профили сотрудников, 3D-схему офиса и даже организовала для сотрудников заказ еды в столовой.

Летом 2020 Avito People получил “Оскар” в мире интранетов — международную премию Step Two Intranet and Digital Workplace Awards. О том, как создавался и трансформировался этот продукт, рассказывает руководитель по автоматизации HR-процессов Авито Юлия Большова.

Почему возникла необходимость в корпоративном портале

Несколько лет Авито пользовалась сервисом, отдаленно напоминающим корпоративный портал — корректнее было бы назвать его «инструментом для автоматизации заявок». С его помощью, например, можно было подать заявку на отпуск. Остальные инструменты были узконаправленны: Jira, Confluence, Slack и Google Docs.

Четыре года назад компания стала активно прирастать сотрудниками, а в 2016-м Авито попала в рейтинг 500 самых быстро развивающихся технологических компаний (Deloitte Technology Fast 500) под номером 171. Уже через год нас стало почти вдвое больше, а в 2018-ом команда расширилась до 1700 человек.

Мы понимали: при таком темпе роста наши внутренние процессы рано или поздно превратятся в запутанный клубок коммуникаций и сервисов. Для того, чтобы это не произошло, нужно было:

  • Объединить десятки сервисов и инфопродуктов, которыми пользовались 1700 сотрудников, на одной площадке. Пока же внутренняя коммуникация была организована примерно так: что-то узнается в корпоративном мессенджере Slack, что-то лежит в Google Docs, какие-то инструкции находятся в Confluence.
  • Оптимизировать десятки рутинных процессов. Например, многие в HR-задачи по-прежнему решались через мессенджеры, почту, или вручную в таблицах Excel.
  • Решить вопрос хранения данных. Анонсы презентаций и видео публиковались отдельно от самих документов — сотрудникам при переходе на другие источники приходилось постоянно вводить дополнительный пароль.

Глобальная задача сервиса Avito People — охватить весь жизненный путь сотрудника в компании (Employee Journey Map). Что это такое? Каждый сотрудник проходит через определенные этапы жизни в компании: найм и адаптация — обучение — развитие — прогресс и карьерный рост (или уход из компании). На каждом из этих этапов он должен комфортно взаимодействовать с компанией и понимать, что происходит.

В Avito People мы уделяем внимание ключевым точкам взаимодействия сотрудника с необходимыми функциями внутри компании.

Почему мы не обратились к готовым решениям с рынка

Мы пробовали. Изучали как крупные, так и локальные готовые корпоративные порталы и сервисы для управления персоналом — все, что предлагал рынок два года назад. Оценивали их по трем критичным параметрам: функционал, доступность аналитики, способность адаптировать сервис под наши задачи.

Что нас не устроило в тех продуктах, которые мы видели на рынке:

  • Удобство использования. Даже если сервис предлагал плюс-минус неплохой функционал, с точки зрения пользователя интерфейс был неудобный или не современный.
  • Стоимость.Точка входа в популярные проверенные сервисы — это десятки миллионов рублей. При этом предполагается, что компания потратит несколько лет на внедрение и адаптацию системы.
  • Инструментарий. Поняли, что в любом случае его придется допиливать под себя. Плюс некоторых важных для нас инструментов — например, для оценки сотрудников по нашей методологии — мы просто не нашли на рынке.

В общем, мы решили делать свой продукт. В то же время условились, что будем следить за тем, как развивается рынок: если появится инструмент, который нас устраивает, — мы готовы что-то докупить.

Стартовали командой из трех человек: два разработчика и менеджер, он же оунер, он же аналитик. В августе 2017-го, через пять месяцев после старта, у нас уже был MVP автоматизации рекрутмента, а 6 ноября 2018-го Avito People запустился в обновленном текущем виде. Спустя три года над Avito People работает постоянная команда: продакт-оунер, техлид, команда из трех разработчиков и дизайнер.

Сервисом ежемесячно пользуются 80% сотрудников компании — это две тысячи человек.

Как работает Avito People сегодня

Наш корпоративный портал — это несколько микро-сервисов, объединенных под общим названием. Например, сервис оценки сотрудников называется «Перфоратор» — не потому, что мы жестко оцениваем персонал, а потому что название показалось нам веселым, да и созвучным с «Performance Review».

Мы используем технологический стэк «большого Авито»: те же технологии и узнаваемые пользователям основного сайта дизайн-элементы. В будущем мы планируем помогать большому Авито тестировать решения для пользователей сначала внутри, на наших сотрудниках.

Так выглядит домашняя страница Avito People сегодня

Лента новостей

Что было не так: новости о том, что происходит в компании, размещались на разных каналах. Это было неудобно: новость в ленте в Slack, например, быстро опускалась вниз — через пару дней о ней уже никто не помнил.

Так, если сотрудник уходил на две недели в отпуск, по возвращении он не понимал, произошло ли за время его отсутствия в компании что-то важное.

Стало в Avito People: мы разделили новости по категориям, указали авторство. Пишем про то, что интересного происходит в команде, публикуем анонсы внутренних мероприятий, делимся результатами. В течение карантина много писали о том, как эффективно работать из дома, а еще запустили спортивный марафон для сотрудников и анонсировали запуск Random Coffee Bot — робота, который организовывает кофе-нетворкинг для произвольно выбранных людей из компании.

Нам в Avito People не лень потратить время на приятные для сотрудников мелочи, которые повышают лояльность к сервису. Например, лайки в Новостях дублируют наши кастомные эмодзи в Slack, к которым все привыкли.

Что еще было не так: люди не просматривали презентации и документы, потому что для этого нужно было выполнить много рутинных действий. Выходило так: забыл доменный пароль — заснул, пока искал — потерял интерес.

Как стало: теперь все медиа-материалы к событиям загружаются напрямую в сервис. Это позволяет просматривать презентации, фото и видео прямо со страницы новости. Больше никаких ссылок на диски.

Информация про офис и карта этажей

Что было не так: нам стало сложно ориентироваться в пространстве московского офиса. После открытия нового, четвертого, этажа мы занимаем 10760 кв.м. Это, чтобы вы понимали, целый гектар.

У нас была 3D-карта офисов и размещения сотрудников — ее несколько лет назад сделал наш сотрудник на Хакатоне — но всем приходилось помнить, по какой ссылке на нее перейти, а кто-то из сотрудников вовсе про нее не знал.

Стало в Avito People: на карту стало проще переходить контекстно. Добавили новый этаж, обозначили у каждого сотрудника в профиле его место.

Вот наш 13-й этаж. Команды НR, финансов и продаж надеются, что пандемия когда-то закончится, мы сюда вернемся.

Что еще было не так — кейс с переговорками: представим, что вы случайно встретились с коллегой в коридоре и поняли, что вам нужно что-то обсудить. В офисе Авито есть 36 переговорных и десяток комнат для встреч один на один. На каждой из них есть экран с расписанием и табло, которое светится зеленым или красным — «свободно» или «занято».

Для того, чтобы найти свободную переговорную, иногда требовалось обойти не один этаж (а они у нас в здании не по порядку) и намотать с ноутбуками не один круг (а у нас и так два спортзала). Поэтому для того, чтобы понять, где переговорка точно свободна, и куда прямо сейчас можно «приземлиться», нужен был отдельный сервис.

Как стало: сейчас у нас есть сервис «Переговорки», который позволяет быстро посмотреть загруженность всех переговорных по всем офисам в двух городах. Бронирование пока происходит через Outlook, но мы сможем подтянуть и этот функционал, если будет необходимо.

Меню столовой

Что было не так: все в столовой Авито хорошо, за исключением очередей в час пик. Причем люди скапливались не потому, что нас много, а потому, что долго принимали решения, что взять на обед. Решать эту проблему пробовали: размещали раз в неделю меню на одном из каналов в Slack, но искать его было очень неудобно.

Стало в Avito People: мы повесили на портале актуальное меню столовой на неделю вперед (плюс добавили ссылку на онлайн-камеру, показывающую эпидемиологическую обстановку в столовой — о ее существовании мало кто знал раньше). Вот как этот раздел видят наши сотрудники:

Мы добавили в меню информацию о составе и калорийности готовых блюд. Кстати, это одна из самых посещаемых наших страниц.

У нас почти как в лучших ресторанах: первое в трех модификациях, веганская еда, десерты и суши, тематические недели. И все это — сидя на пятнадцатом этаже с роскошным видом на площадь Тверской Заставы и центр Москвы. Красота.

Ностальгически добавим: до того, как все ушли работать по домам, в Авито ввели возможность заказа блюд «на вынос» — сотрудник мог открыть меню, выбрать то, что он хочет на обед, подсчитать калории, заказать обед через коллег из Административного отдела — а потом просто забрать заказ.

Профили сотрудников и орг. структура

Что было не так: у сотрудников не было личных профилей. Поэтому зачастую люди не знали про коллегу из соседнего отдела почти ничего: сколько он работает в компании, какую занимает позицию, в какие проекты вовлечен и когда у него день рождения. А еще сотрудники долго искали ответы на простые вопросы: когда тот самый безымянный коллега из соседнего отдела отмечает день рождения, или сколько дней отпуска осталось в этом году.

Например, про отпуск нужно было написать в Slack команде HR — и в режиме переписки обсудить все вопросы. Получалось, что в течение рабочего дня HR то и дело отвечал на вопросы вроде «Подскажите, какой у меня остаток дней отпуска?», «А куда мне пойти за заявлением? Есть ли шаблон?»

Стало в Avito People: у каждого сотрудника на портале есть личный профиль. Вот так, например, выглядит мой:

Также в личном кабинете сотрудник видит всю информацию по своим отпускам и больничным: историю, остаток дней отпуска в текущем году, а также график отпусков внутри подразделения. Тут же можно быстро оформить заявку на отпуск или подписаться на оповещения в Slack/Например, если ваш коллега отмечает сегодня день рождения, вы получите напоминание об этом.

Что здесь: информация о занимаемой сотрудником должности, о подразделении, в котором он работает, а также его руководителе. Блок с контактами и место на карте офиса. Обозначаем, когда сотрудник начал работать в Авито, и когда у него день рождения.

В разделе «Проекты» сотрудник сообщает, в каких проектах участвует в текущее время. Также из рабочего календаря сотрудника в его профиль ежечасно подгружается график занятости — так коллеги могут понять, сильно ли загружен человек, и как быстро он может реагировать на запросы.

Еще есть размер футболки — это для тех, кто отвечает за заказ фирменной продукции компании. В Авито гордятся своей компаний и любят креативный мерч. Авито-одежду мы заказываем для корпоративов, локальных тусовок, выступлений на профессиональных конференциях и тематических митапах.

Performance Review в «Перфораторе»: как мы упростили процесс оценки сотрудников

Что было не так: каждый руководитель тратил пару недель в квартал на обработку всех данных, полученных от коллег на его сотрудника. При этом оценка работы сотрудников проходила в подручных инструментах — Excel и Slack. Отзывы пересылались от подчиненных руководителям, собирались в один файл, систематизировались в таблице. В общем, все долго и мудрено.

Стало в Avito People: запустили «Перфоратор». Мы так любим этот сервис, что постоянно в нем что-то дорабатываем: это — уже третья версия. Кстати, не так давно мы отказались от ежеквартального скоринга и перешли на оценку сотрудников раз в полгода.

Как работает «Перфоратор»: сотрудник может написать self-review и выбрать людей, которые будут его оценивать. Прямой менеджер анализирует ответы респондентов и подводит итог деятельности сотрудника за полгода.

Внутри много интересного: менеджер может согласовать отзывы коллег своего сотрудника, а также анонимно или не анонимно в один клик скопировать все ответы респондентов.

Самое главное — все результаты оценки попадают в надежные руки HR-а в один клик для дальнейшего расчета бонусов сотрудников. Сам сотрудник может посмотреть все свои оценки за время работы в компании в личном профиле.

Дашборды руководителей

Что было не так: менеджер должен был запрашивать все данные по своим подчиненным у команды HR — это и с той, и с другой стороны отнимало время.

Стало в Avito People: в дашборде руководителя теперь можно увидеть графики отпусков всех подчиненных, кадровую информацию по своим сотрудникам (грейд сотрудника, период работы в компании) и их оценкам, а также список открытых вакансий с именем рекрутера и статусом.

 Сервис подсказывает, кто из сотрудников давно не ходил в отпуск: у тех, кому пока отдыхать, появляется красная точка. Если что, здесь данные ненастоящих сотрудников — обычно мы стараемся про отпуск не забывать.

Наш следующий шаг — сделать HR-аналитику по подразделениям руководителя в виде инфографики.

О планах

Наши глобальные планы — покрыть все части пути сотрудника в компании (тот самый Employee Journey Map, о чем мы говорили в начале). Сейчас мы плотно работаем над микро-сервисом процесса изменений зарплат и переводов сотрудников. Хотим сделать так, чтобы в процессе ежегодного пересмотра зарплат и позиций руководитель мог внести коррективы в визуализированную текущую структуру команды, а HR — согласовать эти изменения и помочь в их реализации.

Также скоро запускаем сервис для работы с оргструктурой (кстати, подобного продукта на рынке мы еще не видели). Как и в некоторых IT-компаниях, в Авито иногда разнятся официальная оргструктура и фактическая: по факту большинство из нас работает в продуктовых командах. Например, у меня официальная должность одна, а роль — Product Owner. Поэтому мы хотим сделать сервис, в котором соберем сотрудников в организационные единицы и присвоим им неформальные роли. Это позволит всем лучше понимать, кто чем занимается. Здесь же объединим разработчиков по языкам программирования или направлению: backend или frontend, mobile.

В целом — готовимся добавить больше HR-аналитики в сервис: анализ причин ухода сотрудников, распределение оценок по подразделениям, прогнозы по оценкам и прочее. Хотим сделать аналитику максимально визуальной и понятной.

Ну и о премии Step Two Intranet and Digital Workplace Awards

В прошлом году, после победы на конкурсе Best Intranet Russia, мы познакомились с коллегами, которые уже принимали участие в Step Two Intranet and Digital Workplace Awards: и в качестве жюри, и в качестве участников. От них мы и узнали, что можно попробовать свои силы в международном конкурсе.

Долго сомневались, подавать ли заявку на участие. Step Two Intranet and Digital Workplace Awards — это своего рода «Оскар» в мире интранетов. Премии уже более 14 лет, в ней участвовали такие международные гиганты как Vodafone, Philips, American Express, IBM, Unicef, Visa.

Однако любопытство победило, мы сделали за несколько дней хорошую презентацию нашей работы и отправили заявку на конкурс. Через некоторое время узнали, что прошли в шорт-лист из большого числа участников со всего мира, а после нам сообщили, что Авито — в списке «золотых победителей» вместе с семью компаниями из Австралии, Испании, Сингапура и Великобритании.

Ценно, что международное жюри в своих комментариях отмечает: Avito People — это «прекрасное оформление с фокусом на оптимизацию работы HR», при этом «забота о комфорте сотрудников», «приятные мелочи» и «немного веселья». Мы согласны!

Конечно, пандемия внесла свои коррективы: мы не попали на вручение в Австралии, приз нам прислали через курьерскую службу. Лично для меня это было очень ценное признание нашей работы. Мы получили заряд энергии, хочется скорее двигаться дальше.

Спасибо всей команде Avito People и коллегам, которые помогали советами, участием в наших опросах и просто нас поддерживали.

Страница победителей для информации: https://www.steptwo.com.au/columntwo/winners-announced-step-two-intranet-and-digital-workplace-awards-2020

0
10 комментариев
Написать комментарий...
Pavel Markov

Очень круто, захотелось работать у вас!

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Goncharov

Добавьте к меню столовой реальные фото блюд) и очередь будет ещё меньше. 

Ответить
Развернуть ветку
SecretSantaStyle

Закинем в бэклог <3

Ответить
Развернуть ветку
Дочь Гор

Авито зачем вы не удаляете мошенников? Сестру сегодня пытались развести на правах водительских. Заставили приехать в гибдд, типа подойдёт офицер и выдаст ей права. В итоге он не вышел , а написала смс не могу выйти из кабинет, камеры палят, киньте деньги  пока. А когда она отказалась обозвал ее дурой

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Авито
Автор

Здравствуйте, Мария. В лс рассказали подробнее о восстановлении отзывов и блокировке объявлений. Если у вас есть вопросы, вы можете задать их в лс.

Ответить
Развернуть ветку
Julia Dunina

Добрый день. Полностью поддерживаю, что сотрудники Авито ведут себя очень непрофессионально с продавцами на площадке. Я уже второй день не могу связаться с адекватными людьми из поддержки Авито с проблемой некорректной работы их алгоритма по отклонению отзывов. Мне написал покупатель, что ему отклоняют отзыв с причиной накрутки, но никакой накрутки нет, товар приобретался через Авито Доставка и из переписки видно, что покупатель реальны и отзыв тоже! Я никогда не занималась накруткой отзыва и очень обидно сталкиваться с таким некачественным сервисом. От службы поддержки получаю шаблонные ответы, что есть алгоритмы и они выявили накрутку. Значит встает вопрос компетентности разработчиков, которые пишут эти алгоритмы! Для меня, как для продавца, важен каждый отзыв, и мне очень обидно что я стараюсь быть клиентоориетированной для своих покупателей, качественно упаковываю и оперативно отправляю свой товар, они хотят сами написать мне отзыв, а Авито в свою очередь не может быть клиентоориентированным к пользователю и нормально решить проблему, постоянно ссылаясь на кривые алгоритмы, в итоге продавец не получает свой заслуженный отзыв. Ваши необоснованные блокировки отзывов могут вызвать вопросы и у самих покупателей и это сказывается на рейтинге продавца. Вам не кажется, что такие ситуации приводят в сомнение покупателей, которые хотят оставить РЕАЛЬНЫЙ отзыв, а их подозревают в накрутке, и они начинают подозревать в этом продавца, у которого на самом деле все отзывы реальные, а это просто Авито не справляется со своей работой и не может предоставить качественную площадку и адекватный сервис для своих клиентов. Я - ваш клиент и не хочу видеть шаблонных отписок, вместо решения своей проблемы. Если у пользователя есть сомнение в работе алгоритма, то все факты должен проверить компетентный специалист, но сотрудники Авито не хотят выполнять свою работу и разбираться в вопросе, и это вопрос исключительно некомпетентности конкретных сотрудников, но надеюсь не сервиса Авито в целом и руководство с этим разберется. Неужели для того, чтобы сотрудники Авито зашевелились нужно публиковать подобные вопросы в массы?

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Duroc

@Авито Честно говоря, более противного и мерзкого софта для продажи Б/У и новых устройств вижу в первый раз. Кто бы что ни говорил, но Авито - лидер, но, к сожалению, не лидер по продажам или пользователям, а лидер в самом ужасном ремесле - так отвратительно и умело-убого создать свою площадку - нужен определённый опыт, хотя я бы даже сказал талант (а авито точно один из самых талантливых сервисов). Так зачем? Зачем пользоваться этим, если есть, например, Юла, которая ценит каждого из своих пользователей, потому что боится их потерять. А авито же в свою очередь не очень то и беспокоится за то, что другие перейдут на Юлу, ну, конечно, а что беспокоится, если сервис огромный. А беспокоится стоит, скажу я вам, ведь если так, как я, будет думать каждый пользователь площадки, то не будет никакого авито, не будет никаких продаж, не кого вам банить будет, никто продвижения заказывать не будет - всё, le final, баста, ничего не будет, и авито так и погаснет в свете нововосходящей звезды, и никто о ней никогда больше и не вспомнит...

Ответить
Развернуть ветку
Ангелина Пашинина

Мне написали плохой отзыв на авито, без подтверждений с оскорблениями и сплошной ложью. Авито отказались его удалить. Соответственно всех новых покупателей я просила оставить честный отзыв. И абсолютно у всех их отклоняют! Уже человек 5 просто отклонили! А сделка была! отклоняют отзывы один за одним, причина одна: НАКРУТКА, пишу в поддержку, просьбы проверить еще раз все, они как по шаблону отписываются: НАКРУТКА, и как это понимать? Да никак, пишу адрес людям, они приезжают, покупают, оставляют отзыв, но отзывы отклоняют, один за одним, уже не знаю как с ними бороться, достучаться до них вообще не реально, они шаблоны текста отправляют: НАКРУТКА, бла, бла, бла, отзывы не вернём. В общем, самая упоротая система рейтинга, которая вообще есть. КААААК мне на Авито получать рейтинг, если они тупо все блокируют. : НИЧЕГО НЕ ЗНАЕМ, ЭТО НАКРУТКА, уже прямо им писала, ТУПОСТЬ РЕДКОСТНАЯ ВАША СИСТЕМА,да и клиенты мои им писали в поддержку, все бестолку. не может она справиться с модерацией, пусть человек этим занимается, он у вас на то деньги и получает. Решите вопрос в конце концов!!!  #жалобаавито

Ответить
Развернуть ветку
Павел

Авито, вы бы хоть проверяли кого берете на работу. Ваш Саппорт работает так, как я не могу описать цензурными словами. В своем заявлении в приемной, постарался донести ситуацию нормальными словами

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Шпагин

Добрый день, я уже не знаю что делать

Я выставил объявление уже давно, с начало все было нормально, но потом я заметил что просмотры очень упали, несмотря на платные услуги поднятия объявления, стал искать с других устройств свое объявление и нигде не мог его найти, в общении с поддержкой узнал что моё объявление нарушает какие то правила авито, но какие мы вам не скажем, поэтому ваше объявление скрыто для части пользователей
Информация которая указана правдива, номер указан мой, фото реальные, описание тоже

Причём в нашем доме как минимум у двух человек почему то стали невидимы объявления

На авито с 2015 года и никогда проблем не было, наоборот всегда если выявлял мошенников или разводы вроде "щас приедет курьер отдайте ему и перейдите по ссылке", то обращался в поддержку, а тут оказывается теперь я чем то нарушаю

2164854229 номер объявления

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 10 комментариев
null