Миссия выполнима: доставка подарков в новогоднюю ночь и при чем тут Битрикс24

Раз в год где-то за полярным кругом загорается свет, скрипят половицы, и новогодние подарки магическим образом попадают под ёлки послушных и не очень детей. Настоящее волшебство, за которым стоит большая работа команды Деда Мороза. Седобородый волшебник и его помощники поделились с нами секретом, как им удается решать одну из самых сложных логистических задач в мире без ошибок и точно в срок — а мы расскажем эту новогоднюю историю вам.

Испокон веков работа в мастерской Деда Мороза шла спокойно и размеренно: олени знали все нужные маршруты, снеговики безошибочно предугадывали погоду, эльфы умело мастерили подарки. Все повторялось из года в год: письма приходили заранее, желания детей запоминались легко, а подарки собирались по отработанной схеме.

Но постепенно Дед Мороз стал замечать, что мир за пределами Севера стал другим. Дети реже писали письма на бумаге, предпочитая электронную почту, желания стали более необычными, и привычный ход событий в предновогоднюю ночь перестал работать.

Скрепя сердце, Дед Мороз понял: чтобы продолжать дарить волшебство тысячам детей в новогоднюю ночь, нужно идти в ногу со временем. Так в жизни обитателей мастерской появился Битрикс24.

Дед Мороз не любил резких перемен, поэтому не стал менять все внезапно за одну ночь. Мудрый волшебник начал осторожно: сначала он навёл порядок в учёте желаний, потом помог эльфам с задачами, затем наладил взаимодействие между командами, и только потом взялся за доставку и наем новых помощников.

Волшебной команде предстояла, возможно, самая большая перемена в их жизни, поэтому Дед Мороз учитывал мнения всех: интересовался у эльфов, удобно ли им пользоваться инструментом, спрашивал у снеговиков, где нужно добавить ясности. Самое главное для него было услышать, что работа стала спокойнее.

И когда система заработала в полную силу, Дед Мороз и его помощники вздохнули с облегчением: волшебство не ушло из их жизни, а получило новую форму благодаря Битрикс24.

Когда-то Дед Мороз помнил каждого ребёнка и точно знал, что дарил ему раньше. Но со временем детей становилось все больше, письма путались, история одного ребенка смешивалась с другой.

Дед Мороз очень боялся расстроить ребенка, доставив ему чужой подарок. Тогда у каждого ребенка появилась карточка в CRM. В ней был указан имя, город, возраст, интересы, подарки прошлых лет. Желания превратились в сделки, в которых эльфы сохраняли все письма, которые когда-либо получали от этого ребенка.

Каждую зиму перед командой Деда Мороза стояли одни и те же задачи, которые не требовали обсуждения: каждый знал, что ему положено делать. Так было, пока команда не начала расти — новички терялись, объем работ возрастал, а половина договоренностей растворялась в предновогодней суете.

Чтобы вести обсуждения и сохранять договоренности, команда перешла в чаты Битрикс24. Теперь даже новички могли изучить историю разговора и быстро включиться в работу. Команда больше не теряла драгоценное время на повторяющиеся вопросы и была полностью погружена в подготовку и рассылку подарков.

Эльфы всю жизнь посвятили работе в мастерской Деда Мороза: они легко и быстро мастерили подарки и наизусть знали все детские желания. Но когда писем стало больше, а желания детей — разнообразнее, им стало трудно держать это все в голове.

Тогда каждое желание превратилось в задачу: с фиксированными сроками, ответственным и порядком действий. Эльфы больше не терялись в огромном количестве задач, а двигались по понятному плану.

Повторяющиеся подарки эльфы делали по шаблонам, необычные — мастерили под заказ. А Дед Мороз тем временем наблюдал за всем процессом со стороны, не мешая своим помощникам: он знал, что все будет сделано точно в срок.

Но не все дела в мастерской были повторяющимися, как производство подарков. Оленья служба доставки чаще других сталкивалась с ситуациями, которые нельзя было решить по прошлогоднему опыту.

Для них создали смарт-процессы. Каждому этапу был присвоен статус, которые сменяли друг друга в порядке очередности. Подарок ждёт проверки → переходит в доставку → остановлен из-за непогоды → продолжает путь.

Если что-то шло не по плану, это сразу становилось известно. Неожиданностей в новогоднюю ночь больше не случалось — оленья служба доставки всегда знала, что делать.

Перед Новым годом в мастерской всегда появлялись новые эльфы и снеговики. Раньше им всё показывали на словах и надеялись, что дальше они разберутся сами. Новичкам приходилось непросто: сразу охватить все нюансы было практически невозможно, а пояснения наставников терялись в предновогодней кутерьме.

Теперь всё иначе. Документы оформляют через КЭДО, новички автоматически попадают в нужные чаты, получают доступы и могут видеть чек-листы и инструкции. Новички точно знают порядок действий — а за советами всегда могут обратиться в службу поддержки.

И вот наступает та самая ночь. Дед Мороз закрывает систему и под сопровождение снежинок идет запрягать оленей. Нет незавершенных задач и неотвеченных сообщений. Все работает как должно.

А далеко от Севера, в домах с закрытыми шторами, засыпают дети, чтобы утром под елкой обнаружить долгожданный подарок. Но мы с вами теперь знаем, что за новогодним чудом стоит безупречная работа Деда Мороза и его помощников в мастерской, где магия и порядок научились жить вместе.