«В топку бумажные документы и их доставку». Как сэкономить деньги компании с помощью Битрикс24 Подпись
Разбираемся, как многочасовая возня менеджеров с договорами сокращается до 10 минут
Малый и средний бизнес ежемесячно тратит десятки часов и тысяч рублей на возню с бумажками.
Предпринимателей преследуют тонны договоров, счетов и актов, которые постоянно теряются. Опечатки и ошибки требуют переделки. Курьеры опаздывают и отменяют доставки. А ещё – расходы на бумагу и краску для принтеров.
Крупные предприятия в России пересаживаются с бумажного документооборота на электронный. В банках клиент подписывает на бумаге только первый пакет документов. Всё что дальше – подтверждается «в цифре».
Раньше малый и средний бизнес не умел в онлайн-документооборот. Терял много времени и денег.
Представьте, вы ежедневно оформляете по десять актов и пять договоров. Это 330 операций в месяц.
На все эти «бумажки» нужно поставить печать, отправить их курьером или почтой. А потом получить свою копию обратно.
Утомительные процессы отнимают сотни часов и сотни тысяч рублей.
Эти ресурсы можно инвестировать в развитие компании. Давайте рассмотрим бизнес-пример.
Представьте. Вы – покупатель.
Вам приглянулась новая кухня на сайте производителя. Вы оставляете заявку.
Менеджер перезванивает через пару минут. Вы договариваетесь подписать универсальное соглашение об ЭДО*. Вызываете экспресс-доставку и за час обмениваетесь бумажными оригиналами. После этого – вам приходит смс со ссылкой на договор.
Кликайте на линк и ставьте подпись пальцем прямо на смартфоне. И всё за пару секунд.
А ещё – не нужно хранить стопку бумажек. Жизнь показывает – чеки и договоры после шоппинга годами валяются в бардачках и антресолях. Это бесполезная груда макулатуры.
А если посмотреть на процесс глазами предпринимателя – всё в разы сложнее и энергозатратнее.
Используйте Битрикс24 Подпись:
создавайте документы в один клик
наблюдайте, как они сами заполняются прямо из карточки сделки в CRM
моментально подписывайте их и отправляйте по email, WhatsApp или SMS
Чтобы стартовать – просто подпишите универсальное соглашение об ЭДО с покупателем.
Инструмент подойдет компаниям, которые обязаны подписывать с клиентами кучу договоров на продажу товара или оказание услуг — клининговые сервисы, фитнес-центры, доставка и сборка мебели, грузоперевозки.
Для уверенности в законности сделки Битрикс24 создал сертификат цифрового подписания.
Новинка полностью соответствует 63-ФЗ**.
Как работает digital-подпись***
Рассмотрим на примере.
Егор — менеджер в клининговой компании. Он только что договорился с новым клиентом о сделке — районный ТЦ готов оплатить услуги на полгода вперёд.
Но есть проблема: их юрист завтра уходит в отпуск. Без него руководство торгового центра не подпишет документы.
Договор нужно подписать и отправить в течение двух часов.
Попробуем успеть с «Битрикс24 Подпись».
Создаём документ
Сначала Егор подписывает с клиентом бумажную версию универсального соглашения об ЭДО.
Затем находит готовый договор в CRM.
Дальше он заполняет три поля.
- Подписант продавца. Здесь Егор указывает имя и фамилию руководителя
- Реквизиты продавца. Заполняется автоматически
- Контрагент. Вносятся данные о клиенте из CRM — почта или телефон обязательны
Заполните поля и нажмите «Продолжить»
После этого Егор добавляет в документ номер и дату договора.
После редактирования документа нажмите «Сохранить»
Отправляем документ на подпись
Егор нажимает на синюю кнопку.
Подписываем документ со своей стороны
Руководитель Егора — Александра, — переходит по ссылке из письма.
Она ещё раз проверяет, всё ли в порядке с договором, и переходит к подписанию документа.
Чтобы воспользоваться Битрикс24 Подпись, сначала Александра читает и принимает условия использования инструмента.
Далее она идентифицирует себя – вводит одноразовый код из e-mail или SMS.
Введите код и нажмите «Продолжить»
После этого она переходит к заполнению необходимых полей.
Начало подписания документа
Александра добавляет печать и подпись.
Дальше договор отправляется контрагенту.
Документ подписывает клиент
Директору торгового центра Алексею приходит смс со ссылкой на договор. Босс скачивает файл и отправляет его юристу. После его одобрения – можно продолжать.
Алексей подтверждает подписание – вводит код из SMS или e-mail.
Алексей добавляет печать и подпись.
Всё готово — документ подписан!
Что в итоге
Всем участникам процесса приходит письмо с PDF-файлом. Его можно просмотреть и скачать.
После этого Битрикс24 создает цифровой сертификат. В нём фиксируется персональный ID документа – он нужен для проверки целостности договора.
Егор успел закрыть сделку за полчаса — и большая часть этого времени ушла на проверку документа юристом.
Подписание и подготовка заняли у всех участников 10 минут. С бумажками пришлось бы провозиться как минимум несколько часов. А ещё потратиться на курьеров.
Когда вам поможет «Битрикс24 Подпись»
Вам нужно оцифровать документооборот
Вам приходится отправлять менеджера или курьера к клиенту, чтобы подписать документы
Все данные контрагентов вбиваются в договоры и акты вручную
- Вам непонятен статус подписания. Приходится постоянно «дёргать» сотрудника или самого клиента
- Вам нужно убедиться, что контрагент не изменил документ перед подписанием
Вам нужны электронные документы с юридической значимостью
Попробуйте новый инструмент «Битрикс24 Подпись» прямо сейчас — бесплатно.
* Прежде чем начать подписывать документы с помощью ПЭП сторонам необходимо легализовать такой документооборот заключив соглашение об электронном взаимодействии (ст. 9 63-ФЗ). Шаблон такого соглашения представлен в Битрикс24 Подпись, но стороны могут подписать свой вариант соглашения.
** Битрикс24 Подпись предоставляет возможность подписывать электронные документы используя простую электронную подписи.
Простая электронная подпись (ПЭП) - это вид подписи, которая с помощью кодов, паролей и иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом (ст. 5 федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года (далее — 63-ФЗ).
Для признания электронного документа подписанным простой электронной подписью, кроме самого факта использования ПЭП, должны быть соблюдены следующие требования (ст.9 63-ФЗ):
- ПЭП должна содержаться в самом электронном документе. В Битрикс24 Подпись это реализовано через Цифровой сертификат подписания;
- Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (ИС), при использовании которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан и (или) отправлен. При использовании Битрикс24 Подпись информационной системой является Битрикс24 Подпись и необходимые правила содержатся в Условиях ее использования.
Необходимо учесть, что соглашение об электронном взаимодействии должно включать следующие условия (ст.9 63-ФЗ):
- правила определения лица, подписывающего документ, по его ПЭП (например, в соглашении может быть предусмотрено определение лица по логину и паролю в определенной ИС, а также способы их получения);
- обязательное соблюдение конфиденциальности ключа простой ЭП.
Использование ПЭП допускается при заключении договоров и при подписании первичных учетных документов, за исключением случаев, законом прямо не предусмотрена необходимость использования УКЭП или подписания документа на бумаге собственноручно, или установлены иные ограничения.
*** ПЭП - простая электронная подпись