«В топку бумажные документы и их доставку». Как сэкономить деньги компании с помощью Битрикс24 Подпись

Разбираемся, как многочасовая возня менеджеров с договорами сокращается до 10 минут

Малый и средний бизнес ежемесячно тратит десятки часов и тысяч рублей на возню с бумажками.

Предпринимателей преследуют тонны договоров, счетов и актов, которые постоянно теряются. Опечатки и ошибки требуют переделки. Курьеры опаздывают и отменяют доставки. А ещё – расходы на бумагу и краску для принтеров.

Крупные предприятия в России пересаживаются с бумажного документооборота на электронный. В банках клиент подписывает на бумаге только первый пакет документов. Всё что дальше – подтверждается «в цифре».

Раньше малый и средний бизнес не умел в онлайн-документооборот. Терял много времени и денег.

Представьте, вы ежедневно оформляете по десять актов и пять договоров. Это 330 операций в месяц.

На все эти «бумажки» нужно поставить печать, отправить их курьером или почтой. А потом получить свою копию обратно.

Утомительные процессы отнимают сотни часов и сотни тысяч рублей.

Эти ресурсы можно инвестировать в развитие компании. Давайте рассмотрим бизнес-пример.

Представьте. Вы – покупатель.

Вам приглянулась новая кухня на сайте производителя. Вы оставляете заявку.

Менеджер перезванивает через пару минут. Вы договариваетесь подписать универсальное соглашение об ЭДО*. Вызываете экспресс-доставку и за час обмениваетесь бумажными оригиналами. После этого – вам приходит смс со ссылкой на договор.

Кликайте на линк и ставьте подпись пальцем прямо на смартфоне. И всё за пару секунд.

А ещё – не нужно хранить стопку бумажек. Жизнь показывает – чеки и договоры после шоппинга годами валяются в бардачках и антресолях. Это бесполезная груда макулатуры.

А если посмотреть на процесс глазами предпринимателя – всё в разы сложнее и энергозатратнее.

Используйте Битрикс24 Подпись:

Чтобы стартовать – просто подпишите универсальное соглашение об ЭДО с покупателем.

Инструмент подойдет компаниям, которые обязаны подписывать с клиентами кучу договоров на продажу товара или оказание услуг — клининговые сервисы, фитнес-центры, доставка и сборка мебели, грузоперевозки.

Для уверенности в законности сделки Битрикс24 создал сертификат цифрового подписания.

Новинка полностью соответствует 63-ФЗ**.

Рассмотрим на примере.

Егор — менеджер в клининговой компании. Он только что договорился с новым клиентом о сделке — районный ТЦ готов оплатить услуги на полгода вперёд.

Но есть проблема: их юрист завтра уходит в отпуск. Без него руководство торгового центра не подпишет документы.

Договор нужно подписать и отправить в течение двух часов.

Попробуем успеть с «Битрикс24 Подпись».

Сначала Егор подписывает с клиентом бумажную версию универсального соглашения об ЭДО.

Затем находит готовый договор в CRM.

Дальше он заполняет три поля.

После этого Егор добавляет в документ номер и дату договора.

Егор нажимает на синюю кнопку.

Руководитель Егора — Александра, — переходит по ссылке из письма.

Она ещё раз проверяет, всё ли в порядке с договором, и переходит к подписанию документа.

Чтобы воспользоваться Битрикс24 Подпись, сначала Александра читает и принимает условия использования инструмента.

Далее она идентифицирует себя – вводит одноразовый код из e-mail или SMS.

После этого она переходит к заполнению необходимых полей.

Александра добавляет печать и подпись.

Директору торгового центра Алексею приходит смс со ссылкой на договор. Босс скачивает файл и отправляет его юристу. После его одобрения – можно продолжать.

Алексей подтверждает подписание – вводит код из SMS или e-mail.

Алексей добавляет печать и подпись.

Всё готово — документ подписан!

Всем участникам процесса приходит письмо с PDF-файлом. Его можно просмотреть и скачать.

После этого Битрикс24 создает цифровой сертификат. В нём фиксируется персональный ID документа – он нужен для проверки целостности договора.

Егор успел закрыть сделку за полчаса — и большая часть этого времени ушла на проверку документа юристом.

Подписание и подготовка заняли у всех участников 10 минут. С бумажками пришлось бы провозиться как минимум несколько часов. А ещё потратиться на курьеров.

Попробуйте новый инструмент «Битрикс24 Подпись» прямо сейчас — бесплатно.

* Прежде чем начать подписывать документы с помощью ПЭП сторонам необходимо легализовать такой документооборот заключив соглашение об электронном взаимодействии (ст. 9 63-ФЗ). Шаблон такого соглашения представлен в Битрикс24 Подпись, но стороны могут подписать свой вариант соглашения.

** Битрикс24 Подпись предоставляет возможность подписывать электронные документы используя простую электронную подписи.

Простая электронная подпись (ПЭП) - это вид подписи, которая с помощью кодов, паролей и иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом (ст. 5 федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года (далее — 63-ФЗ).

Для признания электронного документа подписанным простой электронной подписью, кроме самого факта использования ПЭП, должны быть соблюдены следующие требования (ст.9 63-ФЗ):

Необходимо учесть, что соглашение об электронном взаимодействии должно включать следующие условия (ст.9 63-ФЗ):

Использование ПЭП допускается при заключении договоров и при подписании первичных учетных документов, за исключением случаев, законом прямо не предусмотрена необходимость использования УКЭП или подписания документа на бумаге собственноручно, или установлены иные ограничения.

*** ПЭП - простая электронная подпись