Как мы автоматизировали швейное производство
Всем привет! На связи Дмитрий Титов. Я занимаюсь маркетингом и веб-разработкой.
Одно из направлений деятельности нашей команды - это написание веб-приложений. А они могут использоваться для разных целей. Не только для лидогенерации и продаж, но и для управления внутренними данными.
Многие компании используют программы для управления предприятием именно в версии веб-приложения, так как это удобно. Можно заходить с любого устройства со своим логином и паролем. О такой программе управления производством в этой статье и пойдет речь.
Сначала будет логика, а потом визуализация интерфейса.
Содержание
О проекте
Я помогал знакомому предпринимателю запускать швейное производство в тех областях, где я и команда были компетентны.
Производство занимается пошивом изделий на заказ мелким и средним оптом. Это может быть мерч для блогеров, коллекции молодых дизайнерских брендов, брендированная спецодежда для предприятий и так далее.
Мы выстраивали воронку привлечения клиентов через продающий сайт и Яндекс Директ. Для учета входящих лидов мы внедрили Битрикс24, а для учета производственных процессов написали небольшую ERP-систему на Laravel.
Что хотели автоматизировать
В связи с тем, что на производстве есть разные заказы с разными изделиями и разными сроками реализации, уже через 3-4 месяца после открытия ребятам становилось тяжело вести управленческий учет.
По готовым изделиям еще могли отчитываться швеи или технолог. А вот по использованному материалу это было невозможно. Начальник производства в конце дня делал сверку материалов и записывал расходы в Excel.
Помимо пошива «под ключ», швеи могли также заниматься отдельными операциями. Например, при пошиве 1000 сложных брюк один человек занимается лекалами, второй пошивом, третий фурнитурой. Так выгоднее по скорости операций, но учет становится еще тяжелее.
Анализ бизнес-процессов
Первым делом при внедрении автоматизации необходимо описать последовательность процессов и продумать, как будет происходить обмен данными. От этого будет зависеть успех всех внедрений.
Какая получилась цепочка реализации:
- Поступление лида в отдел продаж
- Уточнение у производства технической возможности изготовления
- Договор на образец
- Изготовление образца - эскиз, лекала, пошив, фурнитура
- Договор на производство
- Изготовление партии - лекала, пошив, фурнитура
- Выдача заказа и подписание актов
Есть и более мелкие операции по обработке тканей, но мы их пока укрупнили, чтобы не заниматься оверинжинирингом.
Дополнительно в цепочке могли появляться ветки:
- У заказчика есть образец, поэтому на производстве его не отшивают
- По тем или иным причинам заказчику нужно несколько образцов
- Заказчик может дать свои лекала или свою ткань, чтобы изготавливать из них
Что решили внедрять
Мы устроили мозговой штурм на тему стека технологий и решили так:
- Отдел продаж работает в Битрикс24
- Производство работает в самописной ERP-системе
Отдел продаж был знаком Битрикс24, да и мы в команде его любим и уважаем. Все входящие лиды (формы, звонки, соцсети, личные встречи) было удобно вести там. Полей в CRM минимум, потому что у каждого заказчика свой набор референсов, эскизов и технических заданий. Пока что менеджерам удобно сгружать это все в комментарии к заказу, а потом распределять уже при передаче на производство.
Отдел продаж ведет там свои дела и выходит на договоры с клиентами. После этого по API автоматически создается заказ в ERP, где ведет учет начальник производства.
ERP система уже самописная, разрабатывать решили на стеке LAMP (язык PHP).
Основная причина выбора LAMP заключалась в том, что на PHP была написана купленная коробочная версия Битрикс24 с доступом к исходному коду. Коробочная версия покупалась именно ради того, чтобы была возможность ее дописать под свои нужды.
Так наличие двух программ на одном языке программирования упрощает техподдержку и развитие платформ, так как ими могут заниматься одни и те же разработчики.
Какой сделали функционал
Мы разбили программу на несколько разделов с возможностью выставления индивидуальных прав доступа каждому пользователю. Так работы менеджера по продажам, начальника производства и учетчика не будут смешиваться.
Ниже пойдут скриншоты с демо данными. Реальные данные показывать на VC не буду.
1. Пользователи
Разные учетные записи для разных пользователей. Логины, пароли, контактная информация. Здесь же админ мог выставлять права на просмотр и редактирование каждого раздела программы.
2. Справочники
Здесь хранится номенклатура. Например, список типовых операций, которые начальник производства мог вбивать при начислении работ. Они будут учитываться при расчете KPI швеи.
Другой пример - виды изделий, которые можно было выбирать из списка при создании заказа вручную.
3. Заказы
Сюда попадают все заказы из Битрикс24. В заказах хранится техническая информация о проекте, изделия и дедлайн.
4. Склад
От 1С производство пока отказалось. Бизнес существует на ИП, многие материалы покупаются на рынке (пуговицы, иголки, нитки, фактура и т.д.)
Из-за этого всего им проще покупать материалы картой или наличными, а потом вбивать в программу в ручном режиме.
На складе мы реализовали возможность учета поступлений и выбытий товаров. Также, когда производство завершает цикл изготовления, готовые изделия автоматически отмечаются на складе с привязкой к клиенту. После выдачи со склада они оттуда исчезают.
5. Производственный календарь
Цель календаря - автоматическое распределение оставшегося числа изделий в заказе по дням. Если осталось произвести 100 рубашек за 10 дней, то они распределяются по 10 в день и встают в календарь. Если заказ вышел за пределы дедлайна, то они подсвечивается красным.
При расчете дневного плана заложили вычет последнего рабочего дня, чтобы его можно было оставить на непредвиденные работы.
Получается, что 100 рубашек делятся уже не на 10, а на 9 дней. Работает округление до большего в первые дни, чтобы не оставлять больше работ на конец.
6. Начисление работ, журнал и ведомость
В конце дня начальник производства принимает все работы у швей и отмечает выполнение. Для этого есть интерфейс начисления работ. В нем вводится заказ, количество изделий, количество операций и сотрудник.
У каждой операции есть своя стоимость, поэтому сдельная часть заработной платы швеи считается автоматически на основе журнала. В нем видно, кто и когда выполнил ту или иную операцию.
Пока что ответственность за журнал работ лежит на начальнике производства. В перспективе планировалась заменить ручную запись в журнале на штрихкодирование готовых изделий. Но пока оставили эту часть до тех пор, пока программу не протестируют на реальных заказах.
Для просмотра общих итогов мы сделали ведомость. В ней можно посмотреть полный расчет заработной платы как по работнику, так и в целом по производству за указанный период. После того, как выплата была произведена, в системе ставится отметка. В результате за каждый месяц и на каждого сотрудника видно, сколько необходимо к уплате, и сколько было уже уплачено.
Налоги пока не учитывали, так как все работали как самозанятые или ИП. Но это можно было сделать по необходимости.
Что получили в итоге
После внедрения Битрикс24 и ERP производство получило:
- Отслеживание заказов на производстве и дедлайнов
- Автоматическое распределение нагрузки по дням
- Склад для учета материалов и изделий
- Автоматический расчет заработной платы
- Контроль выплат
В перспективе систему можно развивать, но пока мы удовлетворили все потребности производства. Более глубинные задачи обычно появляются позже, когда программы во всю используются и люди говорят, что им удобно, а что не очень. А на первом году существования производства требования минимальные.
Можем провести похожую автоматизацию процессов и у вас. У нас есть опыт автоматизации процессов в разных сферах бизнеса. Обращайтесь через сайт firemarketing.ru или заходите ко мне в Telegram.