Отказ от смартфона и конфет на рабочем столе — привычки, которые помогут мыслить яснее и сосредоточиться на работе

Отрывок из книги «Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени».

Издательство «Альпина Паблишер» в июле выпустит книгу «Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени». В своей новой книге Крис Бэйли — автор статей на тему продуктивности и бестселлера «Мой продуктивный год» — рассказывает, как управлять своим вниманием, чтобы мыслить яснее и работать продуктивнее.

Редакция vc.ru публикует главу из книги под названием «Контролируем отвлекающие факторы». В ней автор рассказывает, как организовать окружающее пространство и сформировать «правильные» привычки, которые позволят перестать прокрастинировать и эффективнее работать.

Во время работы над этой книгой у меня была возможность пообщаться с двумя замечательными учеными, Глорией Марк и Мэри Червински. Марк — преподаватель информатики в Калифорнийском университете в Ирвайне и, возможно, крупнейший в мире специалист по вниманию и многозадачности. Изучая проблемы внимания, она работала с NASA и такими компаниями, как Boeing, Intel, IBM и Microsoft. Червински, ведущий исследователь в Microsoft, — один из главных специалистов по взаимодействию людей и компьютеров.

Эта глава во многом основана на результатах ее работы и наших с ней беседах. Марк и Червински провели десятки совместных исследований, посвященных нашим отношениям с высокими технологиями в повседневной жизни. Больше всего в их работе мне нравится то, что они специализируются на так называемых исследованиях in situ, то есть на рабочих местах и с участием сотрудников организаций.

Чтобы выяснить уровень стресса, который работники испытывают от многозадачности или после работы с электронной почтой, Марк и Червински надевали на них на целые сутки датчики сердечного ритма. Это позволило увидеть, как менялась частота сердечных сокращений — научно подтвержденный показатель стресса.

Кроме того, с разрешения сотрудников Марк и Червински установили на их компьютерах программу, которая показывала, как часто они переключаются между задачами, — и выяснилось, что это происходит каждые 40 секунд. Поразительно, что, когда у нас открыты такие приложения, как мессенджеры и Skype, мы переключаемся между задачами каждые 35 секунд.

Эти исследования стоит упомянуть по ряду причин. Во-первых, проводить исследования на рабочих местах очень сложно — у Глории Марк ушло шесть лет на поиск организации, где бы ей разрешили изучать сотрудников, например, в условиях отказа от электронной почты на неделю.

Однако этот подход особенно плодотворен. Исследовательница объясняет: «Вместо того, чтобы посадить людей в лаборатории и организовать искусственные условия, симулирующие мир, вы отправляетесь в мир и наблюдаете все так, как есть на самом деле».

Во-вторых, эти исследования заслуживают внимания потому, что они стали настоящим прорывом. Мне больше всего понравился эксперимент, в ходе которого был открыт описанный выше принцип 40 секунд.

Мы очень часто переходим от продуктивной и увлеченной работы к совершенно посторонним и гораздо менее важным занятиям. Мы прерываем содержательный разговор с другом, чтобы посмотреть в телефон; откладываем работу над докладом, чтобы завести бездумный разговор в чате; закрываем таблицу в Excel, чтобы подойти к коллеге в офисе безо всякой на то причины.

Ещё одно проведенное исследование Марк и Червински показало, что за обычный рабочий день мы переключаемся между приложениями на компьютере 566 раз. В том числе отвлекаясь на вещи, абсолютно не связанные с работой, — например, заходим на Facebook в среднем 21 раз в день. (Это среднее арифметическое, при расчёте которого учитывались все участники, даже те, кто вообще не заглядывал в Facebook. Если вычислить средний показатель для тех, кто заходил туда хотя бы раз, он практически удвоится и достигнет 38 проверок ежедневно.)

Работа определенно страдает от этих отвлекающих факторов, и у нас не получается войти в состояние гиперфокуса. Мы компенсируем это тем, что работаем быстрее и больше суетимся, а это влияет на качество результатов и приносит немало стресса. И, что, возможно, важнее всего, у нас не получается контролировать внимание и сознательно направлять его на нужный объект.

Помехи, так или иначе связанные с проектом, над которым мы работаем, не так сильно снижают продуктивность — к примеру, если нам присылают информацию, связанную с докладом, над которым мы трудимся в данный момент, мы достаточно легко можем вернуться к нему. Однако у нас редко бывает в работе только один проект — в среднем мы жонглируем где-то десятью.

Может быть, не стоит выключать электронную почту и оповещения в мессенджере, если вы с командой работаете над проектом в срочном режиме, но в большинстве случаев все обстоит не так. Помеха извне может обойтись вам очень дорого: в среднем на то, чтобы возобновить работу после перерыва, уходит 25 минут, а перед тем, как ее возобновить, мы в среднем работаем над 2,26 задачами.

Мы не просто разбираемся с отвлекающим фактором или помехой, а потом возвращаемся к изначальной задаче — пока мы это делаем, мы отвлекаемся во второй раз. Как только вы начинаете понимать, насколько часто прерываетесь, вам трудно вернуться к прежнему стилю работы. Именно поэтому необходимо с умом распоряжаться пространством внимания. Вы сможете сосредоточиться на более долгий срок, если заранее устраните отвлекающие факторы.

Есть одна простая причина, из-за которой мы становимся жертвой отвлекающих факторов. Даже когда мы знаем, что это непродуктивно, в какой-то момент они оказываются гораздо привлекательнее работы.

Если наш мозг хотя бы минимально сопротивляется выполнению задачи, он настойчиво ищет более привлекательные вещи, на которых можно сосредоточиться. Оставьте свой ум в покое на несколько секунд, и вы обнаружите, что он потянулся к более увлекательным (и, как правило, менее важным) объектам внимания, чем те, на которых вам стоило бы сосредоточиться.

Интересно, как менялось с годами время, которое работники проводят в туалете, — ставлю на то, что теперь, когда мы не расстаемся со смартфонами, оно выросло как минимум в два раза. Тяга к отвлекающим факторам усиливается благодаря тому, что мозг естественным образом стремится к новинкам, а сайты и приложения, которыми мы часто пользуемся, обеспечивают бездумную стимуляцию и немедленное положительное подкрепление этого рефлекса каждый раз, когда заходим в интернет.

Вероятно, в Twitter вас всегда ждет несколько оповещений — кто поделился вашей последней записью, кто пополнил список ваших читателей и т. д. Трудно сопротивляться импульсу зайти на этот ресурс в течение дня, зная, что от небольшого положительного подкрепления вас отделяет всего один щелчок мышки.

Даже если никаких сообщений нет, вас задержит там возможность их получить. Несколько лет назад я удалил свой аккаунт на Facebook именно по этой причине. Я набираю эти слова в окне на мониторе компьютера, но знаю, что могу тотчас открыть другое окно и оставаться в нем часами.

Писать — трудная задача, и мозг ей сопротивляется. Мне очень нравится результат, но процесс требует гораздо больше сосредоточенности и энергии, чем проверка социальных сетей, электронной почты или чтение новостей. Если заранее не оградить себя от отвлекающих факторов, с продуктивностью можно сразу попрощаться.

Я решил провести небольшой эксперимент и сегодня с утра не заблокировал на компьютере отвлекающие приложения, оповещения и ресурсы. Предоставленный сам себе, я переключался между стимулирующими, «заманивающими» сайтами в течение получаса. Судя по истории поиска, я посмотрел:

Также стоит заметить, что я зашел на все эти сайты после того, как медитировал, — обычно этот ежедневный ритуал позволяет мне лучше сосредоточиться. Вероятно, у вас есть собственный список отвлекающих сайтов, на которые вы часто заходите, когда сопротивляетесь необходимости работать.

Этот пример призван развеять иллюзию о том, что я, эксперт по продуктивности, обладаю сверхчеловеческим уровнем самоконтроля. Что у меня получается хорошо, так это контролировать импульсы заранее.

Следующий шаг после того, как вы выбрали, на чем хотите сосредоточиться, — устранить все отвлекающие факторы до начала работы. Тогда вам будет бесконечно проще сосредоточиться, поскольку в отсутствие конкуренции за ваше внимание важные задачи заполняют его пространство естественным образом.

Отвлекающие факторы способны мешать вашей продуктивности так часто и так подолгу, что исключительно важно разобраться с ними заранее — пока еще не надо тратить драгоценный ресурс силы воли, чтобы противиться их зову.

В главе 1 я назвал четыре типа рабочих задач: продуктивные обязательные, продуктивные целенаправленные, непродуктивные необязательные и непродуктивные отвлекающие. В этом разделе мы сосредоточимся на непродуктивных, но доставляющих удовольствие отвлекающих задачах.

Я считаю отвлекающим фактором все, что может увести нас от цели. В этом отношении факторы, которые отвлекают наше внимание и которые прерывают нашу работу, — практически одно и то же, потому что они отдаляют нас от целей, которых мы намереваемся достичь.

Порой прерваться необходимо — например, если вы получаете информацию, имеющую отношение к задаче, над которой работаете. Но в основном о помехах лучше позаботиться заранее.

Если внимательно посмотреть на сектор «отвлекающая деятельность» в главе 1, его содержимое можно разделить по двум критериям: контролируем ли мы отвлекающие факторы и вызывают ли они раздражение или удовольствие.

Если вы разделили профессиональные задачи на четыре типа в соответствии с таблицей из главы 1, возьмите задачи из сектора отвлекающих в качестве отправной точки, чтобы заполнить таблицу ниже. Туда нужно будет внести немало пунктов — в таблице отвлекающих факторов должно оказаться все, даже самое незначительное, что в данный момент отвлекает вас от намерений.

Также туда должны войти отвлекающие факторы, которые не имеют прямого отношения к работе — например, новостные сайты и социальные медиа, куда вы заходите в течение дня. Я не прошу вас делать много упражнений во время чтения этой книги, но если уж они встречаются, поверьте — на это есть серьезная причина. (Я загрузил обе таблицы в удобном для печати виде на сайт этой книги: hyperfocusbook.com.)

Чтобы проиллюстрировать, как выглядит заполненная таблица, приведу типичные отвлекающие факторы, которые нарушают мое движение к цели в течение дня:

Давайте начнем с двух верхних секторов и посмотрим, как справиться с отвлекающими факторами и вторжениями, которые мы не можем контролировать. У отвлекающих факторов могут быть два источника — мы сами и другие люди, — и с обеими опасностями важно разобраться заранее.

Мы не можем предупредить все возможные помехи — даже если мы закроемся в кабинете с намерением войти в гиперфокус на пару часов, нам все равно будут звонить и иногда стучать в дверь. Одни помехи можно предусмотреть, другие — нельзя, по крайней мере без больших издержек в социальном плане.

Однако исследования показывают, что мы сами прерываем себя не реже, чем другие. Глория Марк выразила это так: «Выяснив, как предусмотреть внешние помехи, мы решим только половину проблемы». Когда нас отвлекают другие, это не так разрушительно, как если мы делаем это сами.

В среднем, если мы сами отвлеклись от работы, на то, чтобы вернуться к задаче, у нас уходит 29 минут; если же нас прервал другой человек, мы возвращаемся к делу на шесть минут быстрее. Но будь то 23 или 29 минут, мы все равно теряем немало ценного времени. Это одна из множества причин, по которым так полезно периодически проверять, что занимает пространство нашего внимания.

Заметив, что отвлекающие факторы увели нас с нужного курса, мы теряем меньше времени на отвлекающие задачи и быстрее возвращаемся в прежнее русло. Невозможно предупредить возникновение помех, но вполне реально контролировать свою реакцию.

Лучший способ справиться с раздражителями, которые неизбежно захватывают пространство вашего внимания, в том числе с посетителями, шумными коллегами и бесполезными встречами, — постоянно держать в уме изначальное намерение и возвращаться к работе над ним как можно скорее.

Также надо решительнее реагировать на отвлекающие факторы, которые доставляют нам удовольствие и которые мы не можем контролировать. Из всех рекомендаций, которые вы найдете в книге, эта тактика далась мне самому с максимальным трудом. Часто я с таким энтузиазмом берусь за реализацию своих намерений, что, когда меня прерывают, сержусь и ворчу — и не важно, что помеха может доставлять удовольствие.

Однако выяснилось, что лучший способ реагировать на приятные отвлекающие, но не контролируемые факторы — например, обеды с коллегами и телефонные звонки близких людей в то время, когда я занят, — сделать над собой усилие, отдаться моменту и по- настоящему разрешить себе получить удовольствие, а потом вернуться в рабочий ритм, когда будет такая возможность.

Переживать из-за вещей, которые вы не можете контролировать, — пустая трата времени, энергии и внимания. Я постепенно научился использовать эти помехи как сигнал, чтобы немного развеяться и насладиться приятной вещью, которая помешала моей продуктивности, — периодически возвращаясь к изначальной цели, чтобы при первой возможности вернуться в нужное русло.

Большинство отвлекающих факторов попадают в категорию тех, которые мы вообще-то можем контролировать, а значит, о них стоит позаботиться заранее.

С годами у меня сформировалось два режима работы:

Каждый день мы чередуем два вида работы — сосредоточенную и совместную. Для первого типа важно все внимание, которое мы можем уделить, — чем меньше мы отвлекаемся, тем глубже можем сфокусироваться и тем продуктивнее становимся. Это помогает нам, как пишет Кэл Ньюпорт, нырнуть «в работу с головой».

Совместная работа предполагает взаимодействие с другими людьми и вашу доступность при необходимости. Чем больше вы и другие члены команды доступны друг для друга, тем продуктивнее общая работа. Если вы заняты совместной деятельностью, лучше всего войти в режим с ограничением отвлекающих факторов, в котором вы нейтрализуете самые серьезные помехи, но при этом доступны для других.

Давайте сначала разберемся с более интенсивным режимом сосредоточенности. Организовав себе сосредоточенный режим, вы сможете заранее избавиться практически от всех отвлекающих факторов, чтобы войти в гиперфокус и сконцентрироваться на самых важных задачах.

Устранив все объекты внимания, которые могут оказаться более стимулирующими и привлекательными, чем поставленная задача, вы не оставляете мозгу никакого выбора, кроме работы над этой задачей. Я пишу эти слова, находясь в собственном режиме сосредоточенности.

Чтобы активировать его и войти в гиперфокус, я:

Какие отвлекающие факторы подрывают вашу продуктивность в течение дня? Сколько из них вы можете одновременно устранить с помощью блокирующего приложения или какого-то другого приема?

Набросайте план вроде приведенного выше, который поможет вам справиться с этими отвлекающими факторами заранее. Если вы поняли, что теряете концентрацию, найдите причину, чтобы в следу ющий раз избавиться от отвлека ющего фактора — например, если я работаю в режиме сосредоточенности и меня отвлекает новый сайт или приложение, я немедленно добавляю их в список заблокированных.

Вот еще несколько рекомендаций, которые помогут организовать сосредоточенный режим:

Интенсивность режима сосредоточенности зависит от обстановки на работе. Если вы работаете дистанционно или у вас есть отдельный кабинет, скорее всего, у вас будет больше возможностей устранить все помехи.

Если вы работаете в открытом офисном пространстве вместе с коллегами, возможно, у вас не получится организовать себе режим сосредоточенности так, как хотелось бы. Чтобы повысить продуктивность, необходимо понять свои ограничения и адаптироваться к ним.

Войдя в режим сосредоточенности, я всегда испытываю странное и чудесное чувство облегчения; думаю, то же произойдет и с вами. Больше не нужно просматривать новости, ленты в соцсетях и нескончаемый поток электронных писем.

Можно расслабиться, поскольку больше не нужно тратить время и внимание на бессмысленную имитацию бурной деятельности. Вы делаете значимую работу и сохраняете гиперфокус на более долгий период времени. И вы знаете, что, поскольку время, внимание и энергия направлены только на одну задачу, можно замедлиться и работать более целенаправленно.

Режим сосредоточенности также позволяет сохранять энергию. Когда вы избавляетесь от отвлекающих факторов, энергия растет и можно дольше работать без перерывов. Заранее отключив отвлекающие факторы, вы тратите гораздо меньше умственной энергии, регулируя свое поведение так, чтобы сконцентрироваться на работе.

В свою очередь, чем меньше нужно регулировать поведение — когда не надо бороться с отвлекающими факторами или следить за словами, общаясь с коллегой, отличающимся сложным характером, — тем больше энергии дает работа.

Перерывы придают энергии по этой самой причине — это отрезки времени, когда можно не регулировать свое поведение. Порой, даже если вы собирались войти в гиперфокус на короткое время, у вас вдруг появляется энергия оставаться в этом состоянии гораздо дольше.

Режим сосредоточенности особенно ценен после отпуска или длинных выходных, поскольку в такие периоды у вас меньше энергии и вы больше подвержены отвлекающим факторам. Если разобраться с возможными помехами до начала работы, то вы сумеете накопить энергию и вернуться в регулярный рабочий ритм.

Поскольку нельзя все время работать в режиме гиперфокуса, нужно научиться сокращать влияние отвлекающих факторов в другое время дня и пользоваться этим преимуществом.

Чтобы понять, какие факторы необходимо ограничить, спросите себя: что вам мешает сосредоточиться в течение дня и при этом не стоит потери 20–30 минут продуктивного времени? Невозможно полностью устранить все помехи, а может быть, вы этого и не захотите, но стоит обдумать, что же прерывает вашу работу.

Электронная почта — отличный пример отвлекающего фактора, который нельзя отключить, но важно ограничить. Это странное чудище, которое пожирает гораздо больше внимания, чем времени. (Деловые встречи, наоборот, обычно съедают больше времени, чем внимания.)

Отказаться от электронной почты, конечно, нереально, но постарайтесь вести себя осознанно, когда проверяете новые сообщения. Это позволит вам вернуть контроль над вниманием.

Если у вас включены оповещения о новых письмах, вы позволяете коллегам лишить вас концентрации в любой момент — как только вы услышали оповещение, контроль потерян. Заранее решив, когда будете проверять почту, вы сохраните контроль над вниманием и не свалитесь в режим автопилота.

Если выделить четкое время для электронной почты, встреч, смартфона и соцсетей, вы превратите их из отвлекающих факторов в еще один упорядоченный элемент работы и жизни. Технологии должны существовать для нашего удобства, а не для удобства людей, которые хотят нас отвлечь.

Огромное число объектов борются за ваше внимание в течение дня. Ниже я опишу пять самых распространенных источников опасности: поток оповещений, смартфоны (и другие отвлекающие устройства), электронная почта, встречи и, наконец, интернет.

Уведомления

Я уже рекомендовал зайти в настройки оповещений на всех ваших устройствах и отключить звук и вибрацию для сигналов, без которых вы спокойно проживете. Если оставить все как есть, вы утонете в нескончаемом потоке помех.

Кроме того, стоит ограничить некоторые приложения единственным устройством — нет никакой необходимости в том, чтобы телефон, планшет, часы и компьютер дружно информировали вас о распродаже в любимом магазине одежды.

Отключить звук и вибрацию для большинства оповещений — простой шаг, который на практике окажется очень важным: теперь не ваш телефон, а вы сами сможете выбирать, когда телефон будет прерывать вашу работу. Лично я просматриваю новые сообщения и оповещения, когда гляжу на часы на телефоне.

Любое уведомление уводит в сторону от текущей деятельности и напоминает, что существует целый цифровой мир, который вы упускаете из виду. Оповещения коварны: хотя на просмотр каждого требуется лишь секунда, в этот момент вас может затянуть цифровой водоворот и вы с легкостью потеряете полчаса времени и внимания. Мало какие оповещения стоят такой потери продуктивности.

При всем при том многие оповещения стоит получать в 100% случаев — например, телефонные звонки. Я проверяю электронную почту только раз в день, но часто включаю оповещение для писем одного отправителя, если жду важное сообщение. На их чтение уходит минута—другая, но мне легко вернуть себе это время благодаря возможности сосредоточиться гораздо глубже.

Благодаря этому я перестаю беспокоиться и маниакально проверять входящие письма каждые несколько минут. Кроме того, в большинстве почтовых приложений можно настроить оповещения только для группы «VIP-отправителей». Так вы сами решите, кто может прерывать вас в течение дня.

Кроме настройки индивидуальных оповещений, еще можно запланировать, когда вы позволяете приложениям вас отвлечь. Один из моих любимых ежедневных ритуалов — переводить смартфон и прочие устройства в режим полета между 20:00 и 8:00.

В это время у меня меньше всего энергии, и я с большей вероятностью могу стать жертвой отвлекающих факторов. Кроме того, исследования показывают, что вероятность браться за много проектов одновременно снижается, если пораньше закончить повседневные дела и рано лечь спать накануне 20. Если режим полета кажется вам слишком радикальной мерой, можно использовать во время работы режим «Не беспокоить».

Ваш смартфон (и другие устройства)

Помимо контроля над уведомлениями, которые появляются в устройстве, стоит определиться, когда, где и как часто вы его используете. Возможно, ваш телефон — вещь, привлекательная для вашего внимания: он стимулирует вас и дает максимум новых возможностей, и, конечно, он будет соблазнять и отвлекать вас, особенно если предстоящая задача кажется пугающей или сложной.

Со временем я изменил отношение к телефону — перестал рассматривать его как устройство, которое весь день должно быть под рукой, и стал считать его мощным компьютером, который досаждает мне больше обычного.

Наши телефоны отличаются от компьютеров только наличием сотовой связи, но по какой-то причине — возможно, потому, что они положительно стимулируют и эмоционально подкрепляют нас в течение дня, — мы отвлекаемся на них неизмеримо чаще, чем на компьютеры.

Не стоит давать блестящей прямоугольной коробочке столько власти над собой. Как только я стал относится к телефону как к компьютеру, который отвлекает меня от работы, я переложил его из кармана в сумку для ноутбука. А главное, начал проверять его, только если на это была убедительная причина.

Эта перемена помогла мне пользоваться телефоном осознанно, а не на автопилоте. Каждый раз, когда вы рассеянно берете в руки телефон, вы подкладываете мину под свое внимание. Вот еще несколько стратегий, которые помогут добиться, чтобы телефон и другие устройства не контролировали жизнь:

Последние 30 лет в нашу жизнь проникают все больше и больше электронных устройств. Для меня процесс начался с первого ноутбука больше десяти лет назад. Потом я купил дурацкий «функциональный телефон», а за ним и смартфон, который начал отвлекать меня еще больше. За ними последовали iPad и фитнес-трекер.

Уверен, что в будущем у меня окажется еще больше устройств. Все это означает, что мы постоянно рискуем оказаться в ловушке: привносим новые устройства в свою жизнь, не задавшись вопросом об их ценности. Клейтон Кристенсен, преподаватель Гарвардской школы бизнеса, разработал полезный способ оценить, насколько важен девайс в вашей жизни: спросите, на какую «работу» вы его нанимаете.

Каждая вещь, которую мы покупаем, должна решать для нас какую-то задачу — мы нанимаем бумажные платочки Kleenex, чтобы высморкаться, Uber — чтобы добраться из одного места в другое, OpenTable — чтобы забронировать столик в ресторане, Match.com — чтобы найти партнёра.

Мы нанимаем телефоны, чтобы они выполняли многие из этих задач — возможно, больше, чем любое другое устройство в нашем распоряжении. Они работают будильником, фотоаппаратом, часами, навигатором, приставкой для видеоигр, почтовым ящиком, посадочным талоном, плеером, радио, билетом на метро, ежедневником, картой и многими другими вещами. Неудивительно, что мы тратим на них так много времени.

Когда мы накапливаем много устройств, какие-то из них порой теряют работу. Например, я не отказываюсь от планшета по единственной причине — я использую его, чтобы отвлекаться. Если бы мне не была нужна эта конкретная услуга, вероятно, получилось бы, что я нанял его делать ту же работу, что и телефон и компьютер — помогать мне заходить в интернет и соцсети, — и тогда он стал бы совершенно лишним.

Недавно я избавился от фитнес-трекера по этой самой причине — хотя сначала он приносил мне немало удовольствия, я все время забывал, на какую работу его нанял. Несколько лет назад я по той же причине избавился от телевизора и подписки на кабельные каналы: я нанял Netflix.

Прежде чем купить очередное устройство, спросите себя: какую работу, которую не могут выполнить другие устройства, оно будет делать? Размышляя о своих устройствах в этом контексте, вы будете вынуждены рассмотреть, зачем они на самом деле вам нужны, и, что еще важнее, сможете вводить их в свою жизнь по-настоящему осознанно.

Электронная почта

В экономике знаний электронная почта — один из главных отвлекающих факторов, с которым мы сталкиваемся каждый день. Обычно это настоящая болевая точка для тех, с кем я общаюсь и кого консультирую (на втором месте с небольшим отрывом идут совещания).

Одна из лучших стратегий, чтобы укротить электронную почту, — ограничить число оповещений, которые вы получаете, — тогда вы будете не так часто прерываться. Сегодня 64% людей используют оповещения в виде звуковых или визуальных сигналов — если вы относитесь к этой категории, то, возможно, тратите на электронную почту слишком много времени и внимания.

Кроме сокращения числа оповещений, у меня есть еще десять любимых приемов для работы с электронной почтой, которые приведены ниже. Они помогут проверять новые письма осознанно и ограничить время, которые вы на них тратите. Многие из этих стратегий подходят и для других приложений для работы с сообщениями, например Slack.

И все равно электронная почта остается одним из главных источников стресса в нашей работе. В одном исследовании участников попросили отказаться от электронной почты, и всего через неделю у них изменилась вариабельность сердечного ритма, поскольку они стали испытывать гораздо меньший стресс.

Участники эксперимента больше общались с людьми, дольше работали над своими задачами, реже пытались делать много дел одновременно и гораздо лучше концентрировались. Отсутствие электронной почты позволило им работать медленнее и более осознанно.

Когда эксперимент закончился, участники сказали, что в процессе они испытывали облегчение и умиротворенность, а также смогли восстановиться. Хотя от электронной почты невозможно избавиться полностью, попробуйте вышеописанную тактику и найдите, что подходит вам лучше всего, экспериментальным путем.

Совещания

Совещания — один из самых серьезных отвлекающих факторов после электронной почты, с которыми мы сталкиваемся в течение дня. Кроме того, они забирают уйму времени.

Недавнее исследование показало, что в среднем люди, занятые в экономике знаний, тратят 37% времени на совещания — а значит, если вы работаете восемь часов в день, то обычно ежедневно тратите три часа на разного рода встречи.

Совещания обходятся весьма дорого: соберите небольшую группу людей в переговорной комнате на час — и легко можете потерять целый рабочий день. И это не считая времени, которое уходит у всех, чтобы пере ключить внимание на предмет обсуждения и обратно.

По сути дела, в этих собраниях нет ничего плохого, но бессмысленные встречи — одна из черных дыр, в которые утекает продуктивность в современном офисе. Вот четыре моих любимых способа, позволяющих контролировать количество совещаний, которые нужно посещать, и делающих их более продуктивными:

Некоторые прекрасные стратегии повышения продуктивности, которые вы возьмете в привычку, задним числом покажутся очевидными — и каждая из них основана на здравом смысле.

Однако большое преимущество любой книги о продуктивности (хотя надо учесть, что здесь я не могу рассуждать беспристрастно) в том, что она позволяет взглянуть на свою работу со стороны и понять, какие вещи можно делать по-другому. Кроме того, здравый смысл не всегда приводит к здравым действиям.

Интернет

Многие отвлекающие факторы, которые мы обсудили в этом разделе, имеют одну общую черту: все они порождены интернетом. Каким бы мощным инструментом он ни был, интернет отвлекает и прерывает нас, и в результате мы порой проводим много времени в режиме автопилота.

Во время работы наши мысли часто разбредаются, и точно так же мы часто бродим по интернету, как будто погрузившись в грезы, переключаясь с одного сайта на другой без всякой цели. Сократив отвлекающие факторы и создав режим, где их не будет вообще, вы очень поможете себе работать целенаправленно.

Но часто стоит сделать еще один шаг и вообще отключиться от интернета. Это может оказать положительный эффект не только на вашу работу. Отключившись от интернета на 12 часов дома, вы как минимум прекрасно восстановитесь.

В поездках вы будете невероятно продуктивны и энергичны, если не станете заходить в интернет в автобусе или в поезде. Примерно половина времени в онлайне уходит на прокрастинацию — преимущества от подключения просто не стоят таких потерь времени.

Не верьте мне на слово: попробуйте отключиться от интернета на 24 часа в это воскресенье и предложите членам семьи сделать то же самое. Вместо того, чтобы платить за доступ к интернету в самолете, в следующий раз возьмитесь за офлайновый проект, важный, но не срочный.

А потом проанализируйте: насколько вы восстановились? Сколько смогли сделать? Если мы с вами хоть немного похожи, возможно, у вас появится мотивация сократить доступ в интернет и в будущем.

Несколько лет назад я работал в отделе подбора персонала в большой компании. У моей коллеги Пенни на столе всегда стояла вазочка с драже. В этом не было ничего особенного, особенность состояла в том, что она почти их не ела. И не потому, что ей не нравились эти конфеты, — просто еда не представляла для нее большого соблазна.

За день она съедала несколько драже, а остальные доставались всем, кто проходил мимо. Наверное, 90% этих конфет съедал я. Каждый раз, проходя мимо стола Пенни, я брал горсточку — объем, асимптотически близкий к социально приемлемой границе.

Думаю, если бы такая вазочка стояла у меня, конфеты исчезли бы до полудня. (В прошлую пятницу мы с невестой устраивали вечеринку, и у нас осталось два пакета чипсов. Я съел оба за два дня.) Друзья часто удивляются, когда я рассказываю такие истории.

Поскольку моя основная работа — исследовать продуктивность и экспериментировать с ней, многие наверняка думают, что я обладаю сверхчеловеческим самоконтролем. Но, хотя я прикладываю много усилий, чтобы противостоять помехам, проникающим из цифрового мира, с остальными соблазнами я стараюсь разобраться заранее.

А поскольку еда — моя главная слабость, я изменяю среду вокруг себя, стараясь не держать дома нездоровую пищу, а если она все же появляется, прошу кого-нибудь ее спрятать. Будь то еда или другие отвлекающие факторы, среда сильно влияет на наше поведение по принципу «стимул — реакция».

Реклама ресторана с доставкой на дом, прикрепленная магнитом к холодильнику, говорит, что вкусную и нездоровую пищу можно получить, сделав один телефонный звонок (так же, как нарезанные овощи и хумус в холодильнике напоминают о важности здорового питания).

Если записать три главные цели и держать их постоянно на виду, они не позволят вам забыть, над чем надо работать в течение дня. И наоборот, телевизор, установленный в спальне, напомнит: попасть в мир новостей и развлечений легче легкого, достаточно просто нажать кнопку — и этот мир гораздо соблазнительнее, чем сон.

Похожий эффект создастся, даже если в гостиной просто поставить диваны и кресла перед телевизором, вместо того чтобы развернуть их друг к другу. А если за завтраком оставить телефон на столе, вы получите внешний стимул, напоминающий о мире интересных вещей, на которые можно отвлечься.

Внешние стимулы могут влиять на нас самым серьезным образом. Исследование посетителей кофейни показало, что, если во время разговора перед ними лежал телефон, они проверяли его раз в три–пять минут, «вне зависимости от того, подавал ли он звуковые сигналы».

Исследователи заключают: «Даже когда наши телефоны не вибрируют, не пищат, не звонят и не мигают, они символизируют широкую социальную сеть и служат порталом в гигантский каталог информации». Другое исследование пришло к такому печальному выводу: «Само наличие телефона, лежащего в поле зрения участников, мешало близости, взаимопониманию и качеству отношений».

Очень часто эти стимулы, поступающие из окружающей среды, отвлекают нас от целей, которых мы хотели бы достичь, и делают личный опыт менее осмысленным. Они не отрывают нас от дел так активно, как оповещения, но могут быть настолько же пагубными для работы и личной жизни.

Именно это происходит, когда мы пытаемся отвлечься на что-то новое в процессе работы над сложной задачей. Вокруг нас должно быть как можно меньше стимулов такого рода.

Если мы держим телефон, планшет и телевизор в другой комнате, мы реже бросаем начатое дело, привыкаем к работе в менее стимулирующей среде и добиваемся того, что среда перестает быть привлекательнее, чем цели, на которых мы хотим сосредоточиться.

Избавившись от отвлекающих стимулов там, где работаем, мы становимся способны сосредотачиваться на более долгий срок. Поэтому необходимо замечать стимулы, которым вы разрешаете проникать в вашу среду, и задумываться, как они могут повлиять на вашу продуктивность.

С тех пор, как я заметил, сколько времени и внимания я трачу на такие устройства, как планшет и смартфон, я редко оставляю их поблизости, когда для этого нет веской причины. Сейчас мой планшет лежит в другой комнате, а телефон на столе в дальнем углу кабинета, куда мне не дотянуться.

Передо мной немало предметов: подушка для медитации, разборные гантели, несколько комнатных растений, чашка чаю, фотографии семьи, кубик-антистресс, маркерная доска и черепаха женского пола по имени Эдвард, которая греется на камне в своем террариуме.

Ни один из этих объектов не сможет надолго лишить меня концентрации — для этого они (включая черепаху) недостаточно сложны, а значит, в отличие от смартфона, не могут полностью «угнать» мое внимание. Если я и отвлекаюсь на них, то мне гораздо легче заметить, что мысли ушли куда-то в сторону, и куда проще вернуться к делу.

Новые объекты внимания грозят внедриться в пространство внимания и помешать полностью сосредоточиться на чем-то одном.

Если вы хотите изменить окружающую обстановку таким образом, чтобы она больше способствовала работе и жизни, нужно устранить объекты внимания, которые в принципе могут помешать вашей концентрации. Сделать это достаточно просто:

Чистота окружающего пространства тоже играет важную роль. Обязательно наводите порядок перед тем, как уйти из дома, — вернувшись к раковине, полной немытой посуды, и к разбросанным по полу вещам, вы сразу же испытаете стресс.

То же правило справедливо и для рабочего места: в конце дня уберите со стола документы, закройте окна в компьютере, разберите папки на рабочем столе и обработайте или заархивируйте электронные письма, которые вы получили за день. На следующее утро, сев за стол, вы сразу сможете сосредоточиться на текущих задачах вместо того, чтобы беспокоиться о вчерашних. Очистить от хлама цифровую среду так же важно, как физическую.

Как вы, вероятно, уже обнаружили, с помощью внешних стимулов можно помочь себе в будущем. Выбрав в конце дня три главных намерения на завтра, я записываю их маркером на доске, чтобы увидеть утром в первую очередь. Если мне надо не забыть принести на встречу какие-то документы, я кладу их у двери, чтобы увидеть уходя.

В окружающей нас среде полным-полно факторов, которые влияют на нашу концентрацию, — в какой-то степени на продуктивность воздействует даже температура в офисе. Прежде чем разобрать, как на продуктивность влияет внутренняя, ментальная среда, я хочу сосредоточиться еще на одном внешнем факторе, с которым вы уже, возможно, работаете.

Речь идет о музыке. Собирая материал для этой книги, я взял интервью у одного из самых признанных музыкантов нашего времени, который продал больше музыки, чем Принц, Бритни Спирз, Джастин Бибер или Боб Дилан.

Он почти единолично создал саундтрек детства огромного множества людей, а его видео собирают миллионы просмотров на YouTube. Хотя вы, вероятно, узнаете его музыку, вряд ли вам известно имя Джерри Мартина. В частности, Джерри сочинил мелодии для видеоигр «The Sims» и «SimCity», общий тираж которых составил более 100 миллионов копий.

Кроме того, он написал музыку для рекламы Apple, General Motors и NBA. Изучая, как музыка влияет на продуктивность, лучше всего начать с творчества Мартина, потому что его сочинения относятся к наиболее положительным примерам в этом плане.

По данным исследований, самая продуктивная музыка имеет два главных свойства: она должна быть знакомой (именно поэтому ваша любимая фоновая музыка может отличаться от выбора коллег) и простой. Музыка Джерри удовлетворяет обоим требованиям.

Она успокоительно знакомая, поскольку находится под сильным влиянием таких известных композиторов, как Джордж Гершвин. В ней нет слов, которые могут вас отвлечь, и она простая.

Мартин объяснил мне: «Когда музыка слишком структурирована, на ней хочется сосредоточиться. Лучшая музыка существует на заднем плане — если прислушаться, в ней нельзя выделить ничего особенного. Эта музыка линейна, она меняется без вашего ведома и сопровождает ваши действия в игре».

Я, со своей стороны, люблю работать, поставив песню на повтор — в течение последнего часа я слушал одну и ту же депрессивную мелодию Эда Ширана.

Однако исследования также предполагают, что самая продуктивная музыка относительна. Она занимает часть пространства внимания, но эта часть невелика, если музыка знакомая, простая и относительно тихая. Если нужно сосредоточиться, она не конкурент тишине, но дело в том, что музыка никогда не существует в изоляции.

Если вы работаете в оживленной кофейне, музыка может оградить вас от разговоров вокруг, которые гораздо сложнее и отвлекают куда сильнее, чем простая и знакомая мелодия. Если коллега в соседнем отсеке громко говорит по телефону, продуктивное решение — надеть наушники и включить музыку.

(Исследование показало, что, если вы слышите только одного участника разговора, это отвлекает гораздо больше, чем двусторонняя беседа, — мозг работает на полную мощность, пытаясь восстановить пропущенные реплики, и такой разговор занимает больше пространства внимания.)

Спокойная, безмятежная музыка в шумоподавляющих наушниках отвлекает меня гораздо меньше, чем рев самолетного двигателя. Когда я сижу в кофейне и проигрываемый там саундтрек вдруг меняют на беседу по радио, я тоже включаю музыку.

Влияние музыки на продуктивность зависит от характера работы, которую вы выполняете, обстановки и даже черт характера — например, интровертам музыка мешает больше, чем экстравертам. Но в целом, если вы хотите сосредоточиться, слушайте простую знакомую музыку.

Конечно, не все отвлекающие факторы внешние — часто нас отвлекает содержимое собственной головы. Мы пишем доклад и вдруг вспоминаем, что десять минут назад должна была начаться назначенная встреча, или приходим домой и понимаем, что забыли купить хлеб.

Абсолютно необходимо очистить голову от этих «незамкнутых циклов», чтобы они не отвлекали нас в тот момент, когда мы пытаемся сосредоточиться. Невозможно писать о концентрации и продуктивности, не цитируя Дэвида Аллена.

Аллен — автор книги «Как привести дела в порядок», в основе которой лежит простой принцип: мозг предназначен для того, чтобы рождать идеи, а не хранить их. Пустой мозг продуктивен, и чем больше мы вытащим из него наружу, тем яснее будем мыслить.

Вы уже знакомы с этой идеей, если ведете ежедневник. Вы не смогли бы мыслить ясно, если бы пытались держать в голове все встречи и мероприятия. Вам пришлось бы постоянно отводить часть пространства внимания под грядущие события, и это вызывало бы постоянный стресс.

Список дел производит похожий эффект: задачи, которые вы выносите из головы и включаете в список, уже не будут беспокоить вас во время работы. Вы сможете мыслить яснее и не испытывать такого сильного чувства вины.

Когда вы выносите задачи и обязательства вовне, происходит замечательная вещь: вы начинаете работать практически без вины, сомнений или беспокойства. Вина обычно вызвана напряжением из-за прошлого, беспокойство — напряжением по поводу будущего, а сомнение и стресс — напряжением из-за настоящего.

Эти чувства улетучиваются, когда вы определяете намерения и составляете примерный план работы над важными задачами. Кроме того, вы будете мыслить яснее — если вынести вовне причины для беспокойства, связанные с ними задачи и обязательства не будут возникать в голове во время работы.

Ежедневник или список дел превращает внутренние отвлекающие факторы во внешние стимулы. Вам больше не нужно держать в уме, что у вас назначена встреча, — за вас это сделает приложение-календарь. Вам не надо помнить о необходимости поработать над важным проектом — об этом напомнит список задач на день, особенно если вы начали его с записывания трех главных задач.

Однако эта концепция распространяется не только на задачи и обязательства. Если регулярно составлять список отвлекающих факторов, пытаясь сосредоточиться, можно быстрее вернуть себе концентрацию, а позже разобраться с проблемами (см. главу 0,5).

Если вы склонны к беспокойству, составьте список всего, что вас тяготит (и одновременно найдите время на то, чтобы оценить значимость каждого пункта). Фиксируя идеи по мере их поступления и одновременно позволяя уму отдохнуть и уйти в сторону, вы сможете вернуться к ним позже.

Регулярно обновляя список всего, чего вы ждете, — включая важные электронные сообщения, письма, посылки и звонки, — вы очистите ум и от этого. Некоторым людям хватает абсолютного минимума — списка дел и ежедневника. Любые дополнительные списки кажутся им бесполезным усложнением.

У других получается мыслить ясно, только если они фиксируют абсолютно все, что приходит им в голову. Я отношусь к промежуточной категории. Определите, в какую категорию попадаете вы: для начала поставьте себе несколько задач на день, напишите список дел и обзаведитесь ежедневником.

Нереализованные задачи, незавершенные мыслительные процессы могут отвлекать внимание в течение всего дня, особенно когда вы погружены в важную работу. Начните завершать их, чтобы легче концентрироваться и входить в гипер фокус.

Непрерывно фиксируйте невыполненные обязанности и нереализованные идеи по мере того, как они возникают в голове, заведите привычку возвращаться к ним позже, в определенное вами время. Это высво бодит много пространства внимания, которое вы сможете потратить на более ценные вещи.

Вот важнейшая истина о концентрации внимания: мозг будет неизбежно сопротивляться сложным задачам, особенно когда вы только приступаете к ним, — и в эти моменты он будет искать новые, положительно стимулирующие занятия.

Очистив обстановку, в которой вы работаете, от помех, отвлекающих факторов и стимулов, которые будут соблазнять вас уйти в сторону от намеченной цели, вы не собьетесь с выбранного курса. Эта глава была такой длинной по простой причине: прежде чем войти в гиперфокус, нужно избавиться от многих помех.

Вспомните три показателя, которые мы используем, чтобы измерить качество внимания: сколько времени мы провели, работая целенаправленно; сколько времени могли сосредоточиться на одной задаче; как долго блуждали наши мысли, прежде чем мы поймали себя на этом. Приемы, описанные в этой главе, влияют на все три показателя:

Наконец, преимуществом устранения отвлекающих факторов заранее станет обретенная свобода работать медленнее, в заданном вами темпе. Например, одно исследование показало, что, когда мы читаем и одновременно пишем SMS, на один параграф прочитанного текста уходит на 22–59% больше времени, чем обычно.

Но, если вы постоянно двигаетесь в нужном направлении, не так важно, что вы работаете медленнее. Потеря времени будет компенсирована целенаправленностью. Освободив больше пространства внимания для своих дел, вы будете лучше осознавать, какие отвлекающие факторы встают на пути, какие чувства вы испытываете к работе, сколько у вас энергии и надо ли вам подзарядиться.

Кроме того, вы будете замечать соблазны и импульсы и потому реже становиться их жертвой в будущем. Пока мы осветили четыре стадии гиперфокуса: выбор объекта внимания, устранение отвлекающих факторов, сосредоточенность на работе и возвращение в колею.

Теперь давайте поговорим о том, как превратить в привычку организацию условий для сверхпродуктивного состояния ума, увеличив размер пространства внимания и преодолев сопротивление гиперфокусу.

#библиотека