Как победить многозадачность

Фрагмент книги «Не рвать жопу: как сохранить время и нервы, работая на большую компанию».

«Умение работать в многозадачном режиме» ― самое распространенное требование в описании менеджерских вакансий[1] и главная причина переработок. К сожалению, типичный манагер не равен управляющему, решающему приоритетные стратегические задачи. Вместо этого ему кидают много разных мелких, срочных и обычно бессмысленных задач[2], выполнение которых создает впечатление работы и позволяет создавать отчетность. Специалистам приходится еще тяжелее, так как им не на кого скинуть рутину.

В компаниях, сознательно эксплуатирующих людей, объем задач часто превышает человеческие возможности по их выполнению.У вас никогда не хватит времени и энергии, чтобы решить все дела вовремя. Новые задачи будут появляться быстрее, чем вы успеваете решать текущие, создавая “эффект тетриса”. Поэтому вам придется работать сверхурочно или брать работу на дом. Это приводит к стрессу, эмоциональному выгоранию, алкоголизму. Для руководства компании такая практика управления имеет ряд выгод: создает ощущение кипучей работы, помогает боссу создать впечатление эффективного менеджера (“уже трех лошадей загнал”), а также позволяет обосновать необходимость дополнительных ресурсов: не справляемся, нужно больше людей, бюджета и т.д. Но вам многозадачность никаких выгод не несет, поэтому ее необходимо всеми способами избегать.

Рассмотрим наиболее эффективные техники:

Обратное нормирование. Руководители не всегда понимают, сколько времени требуется на выполнение той или иной задачи. Чтобы работать в комфортном ритме, с первых дней увеличивайте сроки выполнения в 2-3 раза. Так у вас будет обоснование, почему вы не можете взять еще одну задачу. Важно аргументировать растянутые сроки важностью, рисками и прочими факторами, иначе можно прослыть тормозом.

Слив. Лучший способ избежать многозадачности ― не браться за новые задачи, пока не закончена работа над текущими. Как только вы согласились с выполнением поручения, вы стали ответственным за результат, а это нехорошо. Старайтесь отказаться от задачи на этапе ее постановки руководителем. Вот работающий алгоритм слива, один мой знакомый менеджер использовал его регулярно. Когда вам ставят новую задачу:

1) Сообщите руководителю, над какой задачей вы работаете

2) Подчеркните важность текущей задачи

3) Объясните, что не можете выполнять две задачи одновременно

4) Попросите руководителя расставить приоритеты

Если задача, которую на вас пытаются навесить, действительно важна, для нее найдут другого исполнителя. А если не важна, то подождет.

Похер*ивание. Эта простая техника ― один из самых эффективных инструментов тайм-менеджмента, способный освободить вас от тысяч бессмысленных задач. Суть похе*ивания в откладывании выполнения неважной задачи до момента, когда отпадет необходимость в ее решении или про нее забудут. Если при сливе вы аргументированно отказываетесь от выполнения задачи, то при похеривании просто забиваете. Важной частью похеривания является страховка на случай, если про задачу всё-таки вспомнят:

● никогда не говорите, что забыли про задачу

● лучшее оправдание ― вы работали над задачей, но получили более приоритетное задание (можно для видимости сделать кусочек)

● вы можете разделить ответственность за похеренную задачу с руководителем, если сроки и прочие условия были обозначены нечетко.

На от**бись. При работе на от**бись задача выполняется с минимальным уровнем качества с расчетом на то, что результат не сильно нужен и косяки не заметят. Кому-то этот прием дается легко и естественно, но только не профессионалам, страдающим от обострения ответственности и перфекционизма. Для таких научиться делать плохо может быть сложнее, чем делать идеально. Выбор, конечно, за вами. Но если каждую задачу выполнять, как будто результат попадет на выставку, можно сразу брать на работу раскладушку.

В принципе, на от**бись можно делать любые задачи, но есть исключения: задачи, за которые ваш начальник отвечает перед более высоким руководством, влияющие на получение бонусов, премий, проекты, которые могут пойти к вам в портфолио.

Делегирование. Передача руководителем части своих задач и полномочий подчиненному называется делегированием. Считается, что хороший руководитель должен по максимуму разгружать себя от рутины, освобождая время и мозг для более важных стратегических задач. Многие руководители боятся делиться полномочиями. Они полагают (не без основания), что если подчиненным давать сложные задачи, они будут расти. И рано или поздно они окрепнут настолько, что сбросят заботливого руководителя с насиженного стула. Выбор за вами, но если вы будете зашиваться в рутине, вы рискуете ничуть не меньше[3]. Рано или поздно вы потеряете хватку, и тогда вам найдут замену в любом случае.

Бартер. Обычно задачи распределяются с точки зрения функционала сотрудников. Но у каждого из нас есть любимые и нелюбимые задачи. Кому-то сделать сводные таблицы в Excel раз плюнуть, другой же будет возиться и плеваться полдня. Изучите своих коллег, узнайте их сильные стороны и предпочтения. Многие с удовольствием возьмут вашу задачу в работу, чтобы отвлечься от рутины. В ответ вы поможете им с задачами, которые выполняете легко и с удовольствием.

Аутсорсинг. Задачу можно передать внешнему исполнителю[4]. Сервисы вроде YouDo помогут найти относительно недорогого исполнителя, который возьмет на себя часть вашей нагрузки. Если вы согласны, что самый дорогой ресурс ― это время, вы легко освоите эту практику. Освободившееся время можно инвестировать в своевременный уход домой, обучение или на ваше усмотрение.

[1] И не только менеджерских. В последние годы стала популярной практика сокращения сотрудников с передачей их функционала оставшимся специалистам. Вынужденный работать и за себя, и за того парня работник вынужден развивать в себе многозадачность. При этом зарплата остается на том же уровне.

[2] В японской системе Бережливого производства бесполезная деятельность называется “муда”. В российском менеджменте муд**чество поощряется премиями.

[3] Конечно, никто не хочет быть списанным, но если не давать сотрудникам развития, однажды они надут способ сместить вас.

[4] Компании косо смотрят на такую практику, т.к. не хотят, чтобы внутренняя информация уходила на сторону. Будьте осторожны, особенно если работаете с документами особой важности.