ChatGPT для финансовых директоров: делаем работу с Excel быстрее и проще

Продолжаем серию инструкций по использованию ChatGPT в работе финансиста. В первой части рассказали об основах использования нейросетей и научились читать промпты. А в прошлом материале рассмотрели работу плагинов на примере AskYourPDF — он помогает всего за несколько минут узнать, о чём говорится даже в очень длинном файле.

В этот раз поговорим о том, как использовать ChatGPT для работы с Excel и Google Таблицами. Расскажем, как искусственный интеллект упрощает работу с таблицами, помогает создавать формулы и редактировать документы.

Не забудьте подписаться на наш Telegram-канал и обновления, чтобы получить следующую часть про Chat GPT!

При работе с Excel не всегда очевидно, какую формулу лучше использовать и как избежать ошибок в синтаксисе. С этим поможет ChatGPT. В промпт нужно включить текстовое описание задачи и попросить подобрать формулу. Лучше добавить конкретные значения — так формула будет сразу готова к использованию.

Промпт: Мне нужно найти значение 542 393 в диапазоне A1-F43. Не пиши ничего лишнего, выведи только формулу на русском языке.

Ответ: = ВПР (542 393; A1: F43; 2; ЛОЖЬ)

Сохранить: Мне нужно (задача) в диапазоне (диапазон) на листах (листы). Не пиши ничего лишнего, выведи только формулу на русском языке.

Выполнять задачи с помощью искусственного интеллекта можно сразу в Google Таблицах. Для этого потребуется сервис GPT for Sheets. Он бесплатный, но для использования нужна интеграция по API. За неё придется заплатить, а стоимость зависит от количества запросов.

Проверить, на какую сумму были совершены запросы через API, можно на этой странице, а установить лимит — на этой.

С помощью GPT for Sheets можно выполнять разные задачи. Взаимодействие с GPT for Sheets происходит благодаря формулам, которые начинаются с «GPT». Ниже вы найдете полный список доступных формул и примеры использования нескольких из них.

Список формул для GPT for Sheets

=GPT(A1) Выведет ответ на запрос, который находится в ячейке А1.

=GPT_LIST(A1,B1) Выведет несколько вариантов ответа на запрос из ячейки А1, учитывая дополнительные ограничения из В1.

=GPT_FILL(A4:B4,A5:A10) Вставит в промежуток B5:B10 данные из А5:А10 так, как показано в примере А4:В4.

=GPT_FORMAT(А1,В1) Приведёт данные из ячейки А1 к заданному в В1 формату. Работает с датой, временем, номером телефона, валютами и другими типами данных.

=GPT_EXTRACT(А1,В1) Извлечёт указанный в В1 тип данных из ячейки А1.

=GPT_CLASSIFY(А1,В2) Классифицирует данные из А1 по группам из ячейки В2.

=GPT_TAG(А1,В1) Выведет все характеристики из списка в ячейке В1, если они описывают предмет из А1.

=GPT_TABLE(A1) Создаст заполненную таблицу на основе запроса из А1.

=GPT_TABLE(A1,B1:C1) Создаст заполненную таблицу на основе запроса в ячейке А1 с заголовками из В1:С1.

=GPT_SPLIT(А1,"по предложениям") Разделит текст из А1 по предложениям: одна клетка будет вмещать по одному предложению из А1. Так же можно разделить текст по словам.

=GPT_SUMMARIZE(А1,В1) Выдаст выжимку текста из ячейки А1 с учётом ограничений из В1. Пример ограничения: 5 ключевых мыслей.

=GPT_EDIT(А1) Исправит ошибки в тексте в ячейке А1.

=GPT_TRANSLATE(А1,В1) Переведёт текст из ячейки А1 на указанный в В1 язык.

=GPT_MAP(А1:А10,В1:В10) Найдëт значения, которые совпадают в указанных промежутках.

=GPT_CODE(A1) Выведет код по указанной в А1 задаче.

Формула «=GPT_TABLE» позволяет создать заполненную таблицу. Есть два варианта работы.

1. Создать таблицу без заранее заданных заголовков

Синтаксис следующий:

=GPT_TABLE (A1), где А1 — клетка с заголовком таблицы.

Через несколько секунд запрос обработается, а под ячейкой с формулой появятся нужные данные.

2. Задать нужные заголовки и создать таблицу

Формула будет выглядеть так:

=GPT_TABLE (A1, A2: D2), где A1 — заголовок таблицы, A2: D2 — клетки, которые содержат требуемые подзаголовки.

Формула «=GPT_FILL» позволяет разнести данные по образцу. Это может пригодиться, когда данные не структурированы, а разносить их вручную долго. Например, если исходные данные содержались в текстовом документе, но должны представлять из себя таблицу.

Формула будет выглядеть так:

=GPT_FILL (B3:E5,B8:B10), где B3: E5 — пример «грязных» данных и распределённых по правилам, а B8: B10 — тех, что нужно разнести по указанному образцу.

В нашем случае в первом столбце представлены суммы по двум видам операций: продажам и покупкам на разные суммы и с разными менеджерами. С помощью формулы по этому примеру можно заполнить остаток таблицы. На скриншоте ниже — результат сработавшего запроса.

С помощью формулы «=GPT_FORMAT» можно менять форматы даты, времени, валюты и других типов данных.

В первом столбце таблицы из примера даты были записаны по-разному. Чтобы привести данные к единому формату, мы:

1) указали во втором столбце дату в нужном формате;

2) ввели формулу «GPT_Format (A2,$B$ 2)»;

3) протянули формулу вниз до конца таблицы.

В результате данные приняли нужный вид.

Возможности использования ChatGPT в Excel многогранны. Начать лучше с простых задач — повторить приведённые выше примеры. После этого можно переходить к более сложным и использовать инструмент в работе.

Узнайте, как следить за бизнесом прямо с мобильного телефона!

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.