Искусство убеждать: презентация как ключ к сердцу аудитории

Меня зовут Тимофей, я представляю Управление дизайна Инновационного Центра «Безопасный транспорт».

Наша команда ежедневно оказывает помощь коллегам из Транспортного комплекса Москвы в создании большого количества крупных коммуникационных проектов и готовит презентационные материалы различных форматов для рабочих встреч и событий городского масштаба. За годы работы в индустрии мы накопили колоссальный опыт, которым хотим поделиться с вами.

Эта статья о том, как качественно подходить к подготовке презентаций, чтобы быть убедительным и прозрачно донести свою ключевую идею до аудитории. Важно заметить то, что под «презентацией» я подразумеваю далеко не только слайды, а комплексный способ коммуникации, базирующийся на трех главных составляющих:

Любая презентация готовится для того, чтобы убедить в чем-то аудиторию, даже если она состоит всего из одного человека. Если бы меня спросили: «что такое убеждение?», - я бы сформулировал определение так: убеждение – это открытая рациональная аргументация, целью которой является изменение позиции, интересов, представлений слушателей. Иными словами, убеждение — это один из способов влияния, а влиять мы можем на несколько вещей:

Здесь нельзя не упомянуть ещё и такую существенную составляющую как личная мотивация автора презентации и возможность транслировать свою позицию.

Если говорить про качественную презентацию проекта, то мы должны понимать, что это не просто демонстрация некоего контента на слайдах, это процесс взаимодействия с аудиторией.Давайте посмотрим на коммуникационную модель и определим, что же на самом деле в нашей власти:

Имейте в виду, что между источником информации и ее приемом всегда есть «шум»: например, это может быть плохое настроение слушателя, скучная подача материала спикером, технические проблемы площадки выступления... Все это препятствует поступлению сигнала и/или искажает его, влияя на качество приема и декодировки транслируемой информации аудиторией.

Так, очень часто, готовясь к презентации, выступлению или встрече, мы концентрируемся только на слайдах, то есть исключительно на сигнале, игнорируя прочие важные компоненты модели. По факту же коммуникация - это в большинстве своем крайне системная штука, определенный набор вещей, на который можно и нужно влиять для достижения поставленной цели.

Но умалять важность слайдов нельзя. Поэтому далее поговорим про конструирование презентаций.

Начнем с понятных 4 этапов логики любого презентационного материалаи остановимся на каждом из них подробнее:

Цель презентации должна быть ориентирована не на процесс, а на конкретный результат: изменение мнения, отношения или поведения целевой аудитории, конкретное действие, которое совершат потребители вашего контента.

Так, цель любой проектной презентации – продать (продукт, идею и т.д.), а каждой отчетной презентации – получить одобрение.

Сформируем список требований к цели:

Пример 1: «Отчитаться перед руководителем» или «закрыть поручение».

Вряд ли столь формализованный подход запомнится и приведет к позитивным результатам встречи. В лучшем случае, материал растворится в числе огромного количества схожих потоковых документов коллег, не читавших этот пост, и ваши ресурсы, инвестированные в подготовку слайдов, не будут оценены в полной мере.

Правильная формулировка цели в данном случае должна выглядеть примерно так: не просто отчитаться, а «Впечатлить результатами и укрепить доверие».

Пример 2: «Показать планы работы над проектами».

Схожая проблема буквальности формулировки. Истинная цель такого презентационного материала должна звучать как «Получить поддержку в реализации планов».

Пример 3: «Рассказать о себе на собеседовании».

Частая ситуация, когда кандидат на вакантную должность инвестирует все отведенное ему время на собеседовании в перечисление своих прошлых заслуг, достижений и опыта. Если ваша цель действительно «получить работу», гораздо действеннее было бы скорректировать тактику и рассказать о позитивных изменениях, которые наступят в жизни потенциального работодателя после вашего трудоустройства.

Очень важно уметь встать на место своей аудитории, организовать свою презентацию так, чтобы вести рассказ про нее, а не про себя, про то классное совместное будущее, которое вас ждет. Здесь речь про эмпатию, про внутренние вопросы, ответы на которые аудитория хочет или должна узнать.

Предлагаю ознакомиться с одной из версий списка тех самых внутренних вопросов проектной презентации, которые всегда есть в головах аудитории:

Отвечая на эти вопросы, мы создаем ту самую логику убеждения, способность влиять на аудиторию, исключая все лишнее и упрощая сложное.

Когда речь заходит о построении убедительной презентации, важно правильно расставить слайды и организовать материал. Следует отметить, что универсальной структуры не существует — но есть типовые форматы, которые могут помочь в вашей работе. Рассмотрим основные виды презентаций:

- Отчет – фокусируется на прошлом.

- Проект – ориентирован на будущее.

- Имиджевая – используется для выступлений на конференциях.

В этой статье мы сосредоточимся на структуре проектной презентации, которая состоит из нескольких ключевых частей.

Начните с приветствия и краткого анонса. Вашей задачей является установить повестку предстоящего разговора и дать аудитории общее представление о чем будет идти речь.

Следующий шаг — обрисовка ситуации. Не стоит начинать с резких заявлений. Плавно вводите аудиторию в контекст, используя отсылки и информационные справки. Четкое и аргументированное изложение проблемы критически важно, так как частая причина провала проектных презентаций кроется в неспособности показать ее актуальность. Для усиления проблемы эффективней всего использовать финансовые аргументы: например, «инвестиции необходимы, чтобы сэкономить в будущем».

Теперь переходите к описанию того, как будет решена выявленная проблема – к сути. Убедитесь, что вы перечисляете все необходимые атрибуты и механизмы реализации. Не забудьте также предоставить альтернативы, поскольку сравнение — один из фундаментальных принципов убеждения. Механика логики заключается в том, что мы все всегда сопоставляем и сравниваем, если у слушателей нет возможности для сопоставления, они могут задержаться с принятием необходимого решения.

Расскажите о деталях вашего предложения. Разумно будет озвучить возможные риски и варианты реагирования на них, что поможет управлять ожиданиями и впечатлениями аудитории. И не забывайте: кейсы — это мощный инструмент убеждения. Если кто-то уже реализовал подобный проект с успехом, это послужит сильным аргументом в пользу вашего решения. Также важно указать финансовые затраты на проект – это, как правило, одна из ключевых составляющих для принятия какого-либо решения. Важно рассказать и о перспективах, ведь всех интересует, что ваш проект привнесет в будущее и как он будет развиваться.

В завершение резюмируйте основные пункты, приведите следующие шаги и обязательно выделите первый ощутимый результат. Аудитория должна понимать, когда сможет увидеть эффект от вашего проекта. Закончить можно ярким призывом к действию, который будет коррелировать с основной целью вашего проекта.

Одним из ключевых элементов успешной презентации являются заголовки. Они служат путеводителями по вашему материалу и помогают аудитории быстро ориентироваться в содержании. Несмотря на все рекомендации о визуальной простоте, крупным организациям трудно избежать перегруженных слайдов, особенно при подготовке отчетов и материалов с большим объемом информации. В таких случаях четкие и лаконичные заголовки становятся необходимыми, поскольку они передают суть содержания.

Существует два основных типа заголовков:

1. Назывные — такие как «Бюджет», «Стратегия» или «Планы на следующий год». Они объявляют, о чем идет речь на слайде, и, как правило, имеют строгий стиль. Они подходят для навигации и дают сосредоточенное представление о содержании.

2. Действенные — например, «Москва становится безопаснее: количество ДТП снизилось в 2 раза». Они не просто сообщают, о чем слайд, но и показывают, что уже произошло. Как правило, они более эмоциональные и предназначены для активного взаимодействия с аудиторией.

В контексте корпоративных проектных и отчетных презентаций заголовки играют критически важную роль. Они помогают вычленить ключевую мысль слайда и удержать внимание слушателей, что значительно повышает эффективность вашего выступления.

Подводя итог, скажу, что навык проектирования качественной и убедительной презентации, способной донести до аудитории ключевую мысль, имеет множество преимуществ и играет ключевую роль в различных аспектах профессиональной и личной жизни. Ваши инвестиции в подготовку качественных презентационных материалов точно будут оправданы: ведь вы сможете прозрачно и понятно построить коммуникацию и представить результаты проделанной вами работы

Буду рад, если эта статья заинтересует вас, поможет углубиться в тему и разобраться в ней детальнее.