Как оформлять тексты
Краткое руководство для тех, кто не в теме. И для тех, кто в теме, но хочет проверить себя. Все это сказано тысячу раз разными людьми, но мне показалось полезным собрать базовые правила в одном месте.
Речь пойдет исключительно о прикладных и коммерческих текстах на русском языке: регламентах, отчетах, письмах, презентациях, статьях на сайте и т. д. Правила упрощенные, чтобы не перегрузить обычного-читателя-не-гика-и-не-задрота.
Итак, что важно сделать с текстом.
Хорошо написать
Структурировать, разбить на абзацы, большой текст — разбить на смысловые части. Расшифровать незнакомые читателю термины, избавиться от лишних слов. Для простоты восприятия полезно избавиться от деепричастных оборотов и разбить большие предложения на несколько предложений поменьше. Проверить орфографию и пунктуацию — ошибки могут повредить вашей репутации. Кстати, писать «вы» с прописной не нужно никогда.
Оттипографить
Прогнать через онлайн-типограф. Например, типограф Студии Лебедева.
Лучше, конечно, сразу писать правильно, чтобы потом не делать лишнее действие. Что важно:
- Названия пишутся в кавычках-елочках («»), названия латиницей не требуют кавычек;
- Частицы, предлоги, союзы и прочие слова из 1–2 букв нужно приклеивать к соответствующим словам неразрывным пробелом (Option+Space). В большинстве случаев приклеивать нужно к следующему слову, но критерий выбора тут — смысловая близость, а не порядок. Поэтому частицу «бы» в «когда бы еще…» надо приклеивать к «когда»;
- Внутри слов — дефисы (-), между словами и в интервалах — длинные тире (—). Исключение — числовой интервал без отбивки разрядов, там короткое тире (15–16);
- После точки — пробел. Нельзя писать «А.С. Пушкин», «и т.д.» и т. д.
- Единицы измерения отбиваются неразрывным пробелом: 5 г, 70 км, 30 шт., 40 °C. Исключение — процент, в обычных цифровых текстах можно приклеить к числу;
- У рубля есть свой знак: ₽. Писать «руб.» — зашквар, а писать «р.» — недопустимая неграмотность. Можно писать «рублей».
- Для сложения, вычитания и умножения есть специальные символы: + (тут проблем не возникает), − (не дефис), × (не «х»);
- Вместо трех точек подряд нужно использовать символ многоточия (…);
- Если перечислять опции через слеш, и при этом опций больше двух или любая из них содержит пробел внутри, нужно отбивать их от слешей пробелами: опция 1 / опция 2;
Отформатировать
Основной текст
Кегль (размер) основного текста не должен меняться. 16–20 пунктов — хороший выбор. Интерлиньяж (межстрочное расстояние) должен быть достаточно большим, чтобы не затруднять чтение. 130–150 % от кегля — хороший выбор. Если инструмент не позволяет выставить интерлиньяж точно, сделайте на глазок как в заметках на айфоне.
Хорошая длина строки в буквах — 55–65 символов. Хорошая длина строки в пропорции к макету — 50–70 % от всей ширины. Не нужно тянуть текст на весь экран.
Если сделать строки слишком длинными, их будет тяжело читать: глазу слишком долго нужно возвращаться к началу следующей строки. Если сделать строки слишком короткими, будет тяжело читать: глазу нужно будет слишком часто скакать туда-сюда.
Никогда не нужно выравнивать текст по ширине или по правому краю. Это железное правило. Выравнивать по ширине допустимо небольшие тексты из 2–4 строк, более длинные тексты будет сложно читать.
Инструменты форматирования
Как правило, лучше использовать инструменты редактора: заголовки, списки и т. д., а не пытаться имитировать их. Если материал часто редактируется, полезно использовать стили, чтобы легче менять оформление во всем документе.
Лучше не множить кегли и типы оформления, чтобы документ не выглядел сложно и шумно. Для отличия достаточно использовать только один прием: жирность, курсив, размер, набор прописными (капслок) или капителью. Подписи и пояснения можно набирать или кеглем меньшего размера, или курсивом основного текста.
Заголовки
Заголовок должен быть ближе к тексту, который он озаглавливает, чем к предыдущему. Отбили от текста пустой строкой — отбейте от предыдущего двумя. Но лучше настраивать отступы для стилей.
Самый маленький заголовок может быть жирной версией основного текста.
Точка в конце заголовка не ставится.
В конструкции из заголовка, текста и картинки нельзя размещать картинку между заголовком и текстом (то есть, нельзя отрывать текст от заголовка). Если задача картинки — привлекать внимание (часто так), то лучше разместить ее над заголовком. Если это первая из многих картинок в тексте, — после блока текста.
Списки
Элементы списка маркируются номером с точкой (1. Пункт), длинным тире (—) или буллетом (•). Слишком жирные буллеты будут отвлекать от текста.
Если элемент списка не является самостоятельным предложением, в конце ставится запятая. Если является — точка с запятой. В конце последнего элемента списка ставится точка.
Расстояние между элементами списка должно быть больше, чем между строками одного многострочного элемента списка. Иными словами, если хоть один элемент такой большой, что состоит из нескольких строк, то нужна визуальная группировка этих строк.
Подписи
Подписи, сноски и пояснения допустимо набирать или меньшим чем основной текст кеглем, или курсивом основного текста.
Точка в конце подписи не ставится, если подпись не является самостоятельным предложением.
Ссылки
Если в разделе текста встречается много ссылок, уместно не проставлять их внутри, а вынести в отдельный блок.
Если место, в которое ведет ссылка, очевидно, можно встроить ссылку в текст. Текст ссылки всегда должен отвечать на вопрос «что?», «куда?» или «где?». То есть, не может быть, например, глаголом.
Если место, в которое ведет ссылка, неочевидно, то безопаснее для читателя вставить ссылку буквально: https://site.ru/… — так читатель увидит, куда переходит. Если ссылка длинная, можно сделать из нее отдельный абзац:
Ссылка на документ: https://site.ru/ajdbfbsjnsxj/dnebdjenebfjckeowpchrbeowpanfbr…
Числа и интервалы
В числах больше 9999 нужно отбивать разряды пробелами: 1 230 000, 57 432. Но 5600.
В числовых интервалах без единиц измерения и внутренних отбивок ставится короткое тире, пробелы не нужны: 15–16.
В остальных интервалах используется длинное тире с отбивкой пробелами:
5 сентября — 7 октября
12 000 — 20 000 ₽
Если текстовый редактор позволяет, обязательно нужно выбрать пропорциональное начертание цифр — в нем не будет мерзких дыр и уплотнений внутри чисел. В частности, единица не будет отваливаться.
Таблицы
Таблицы нужны, чтобы упростить сравнение данных. Про таблицы нужно писать отдельное руководство, но краткие правила такие:
- Числа выравниваются по разрядам: целые — по правому краю, дробные по запятой. Чтобы было аккуратнее, лучше по возможности использовать одно и то же количество знаков после запятой;
- Для таблиц используют табличное начертание цифр;
- Все тексты внутри ячеек лучше выравнивать по левому краю. По центру допустимо выравнивать значения из одного-двух слов (допустимо, но незачем);
- Единицы измерения и другие повторяющиеся штуки нужно выносить в названия столбцов и строк;
- Таблицу не нужно тянуть на всю ширину. Наоборот, лучше максимально допустимо сжать ее, чтобы данные в ячейках были ближе друг к другу и глазу было легче двигаться по строкам.
Типичные ошибки
Не переносите слова на следующую строку «энтером»
Если потом попытаться отредактировать текст, ширину блока, кегль, — все поедет. Придется стирать эти «энтеры» и переделывать. Верные инструменты — ширина блока и неразрывные пробелы.
Не выравнивайте текст по ширине
По правому краю тоже не надо. Да и по центру не надо почти никогда.
Не перебарщивайте с болдом
Делать слова жирными внутри предложения не нужно почти никогда, это отвлекает и делает текст шумным. Допустимо выделить жирным начало абзаца, если это несколько абзацев с темами — как бы элементами списка. Внутри текста лучше выделять курсивом.
Не упускайте цветовой контраст
Светлый серый по белому, пронзительные желтый, зеленый и голубой по белому, глубокие синий и фиолетовый по черному — очень плохие варианты. В большинстве случаев достаточно черного текста по белому фону (или белого по черному). Для выделения цветом лучше использовать фон для букв аля выделение маркером.
Не ленитесь упрощать
Хороший текст — простой, короткий, структурированный. Выкидывайте все лишние слова и все лишнее оформление, дробите на абзацы, чтобы визуально упростить.
На этом все. Перешлите эту ссылку своим коллегам, которые собирают презентации. Всем, от дизайнеров до менеджеров.
И мир станет чуточку лучше.