Брифинг и сбор информации. И чем это отличается квалификационного созвона?
Читайте до конца – даю полезные материалы: свой список вопросов для проведения качественного брифинга с заказчиком 🎁
Меня зовут Серёгина Юлия, и сегодня я хочу поговорить на важную тему для дизайнеров. Также не забудь подписаться на мой телеграм-канал, чтобы получать еще больше полезного контента:
В чем разница: квалификационный созвон и брифинг?
Сразу хочу предупредить — я не буду рассказывать сухую теорию или цитировать определения из Википедии. Эта статья о том, как брифинг работает на практике у любого дизайнера и почему он на деле отличается от того, каким его обычно описывают.
Самая частая ошибка начинающих дизайнеров – это проводить брифинг до начала сотрудничества. На квалификационном созвоне или встрече с заказчиком мы не углубляемся во все детали проекта — достаточно задать ключевые вопросы, которые влияют на стоимость, сроки и возможность сотрудничества; полный брифинг проводится уже после заключения договора!
Квалификационный созвон (или встреча) нужен для того, чтобы понять, насколько заинтересованы в работе мы и заказчик, а самое главное — получить ответы на вопросы, важные для формирования коммерческого предложения. Так мы сможем выяснить, какая работа уже выполнена, какой результат хотелось бы увидеть в итоге, каких специалистов стоит подключать, какие критерии успеха мы будем использовать и в какие сроки и стоимость это всё может обойтись.
Я надеюсь, теперь понятно, почему перед началом сотрудничества не стоит спрашивать: «Есть ли у вас отзывы, можете ли их прислать?» или «Расскажите про преимущества компании и принципы работы». Эти вопросы никак не влияют на стоимость и сроки проекта, а также формирование вашего предложения заказчику.
Резюмируя вышесказанное:
- для подготовки коммерческого предложения и оценки проекта мы проводим квалификационный созвон (или встречу);
- после заключения договора с заказчиком, то есть с началом сотрудничества, мы проводим брифинг и собираем материалы.
Брифинг
Если говорить просто, брифинг — это структурированная встреча заказчика и исполнителя, на которой они детально обсуждают все аспекты будущей работы. Его главная цель — синхронизировать видение, цели и процессы, чтобы избежать недопонимания и сделать результат по-настоящему эффективным.
Я провожу брифинг уже после заключения договора и согласования технического задания (ТЗ). Но это не значит, что всё решено – это про стадию перехода от «что сделать» к «как и почему».
На таком брифинге мы погружаемся в суть:
- Погружение в философию бренда. Я задаю вопросы о истории компании, ее миссии, ценностях и уникальных преимуществах.
- Делаю уточнение по материалам. Я составляю четкий список: какие фотографии, тексты, логотипы и документы у меня уже есть, что нужно подготовить, в каком формате и когда их предоставить. Это помогает планировать работу без сюрпризов.
- Синхронизация по аудитории и тону. Мы вместе с заказчиком отвечаем на вопросы: Для кого мы это делаем? Какой эмоцией должен проникнуться человек, увидев продукт? Доверием? Вдохновением? Уверенностью? Это основа для создания контента и визуала.
- Детально обсуждаем «боли» и истинные ожидания целевой аудитории, чтобы понять, с какими проблемами и каким запросом клиент приходит к нашему заказчику, ведь это позволяет нам создавать контент и дизайн, которые говорят с клиентом на его языке и сразу предлагают нужное решение.
- Стараемся выявить внутренние страхи и возможные ограничения заказчика, основанные на его предыдущем опыте, чтобы сразу учесть его опасения и избежать в работе того, что уже однажды не сработало или вызвало негатив.
- Анализируем конкурентный ландшафт, чтобы понять, как заказчик позиционирует себя на фоне конкурентов и чем он от них отличается, что позволяет нам сознательно выделить его на рынке.
Список вопросов для брифинга
Сделаю ремарку: это файл из моего обучения, поэтому в нём есть как вопросы для квалификационного созвона, так и для брифинга — мы учимся различать их и задавать уместные вопросы в соответствующих обстоятельствах. Поэтому имейте в виду: некоторые вопросы из файла нужно обсуждать заранее, так как они влияют на стоимость, сроки и ваше предложение, и повторно их задавать уже после заключения договора (т.е. на брифинге) не требуется.
Также важно понимать, что приведённый перечень вопросов не является окончательным или закрытым — его следует адаптировать под конкретные обстоятельства встречи с заказчиком, чтобы максимально эффективно собрать информацию и учесть все нюансы проекта.
Перед формированием индивидуального списка вопросов для заказчика важно понимать следующие пункты:
- Суть проекта: новый продукт или переработка существующего?
- Выбранный тариф и коммерческое предложение: какой пакет услуг заказчик выбрал и что было согласовано.
- Наличие материалов: какие материалы уже есть у заказчика и что можно использовать в работе.
- Результаты квалификационного созвона: многие вопросы уже обсуждались и их достаточно оформить самостоятельно.
- Связь вопросов: некоторые ответы дают решение для последующих вопросов, поэтому их не стоит дублировать на брифинге.
- Участники брифинга: кто присутствует и как это влияет на полноту информации и дальнейшую коммуникацию.
Важные нюансы, которые стоит запомнить
Возможно, у вас возникает вопрос: могут ли на брифинге выявиться новые обстоятельства?
Определённо могут — это возможно в любой момент проекта, в том числе на его начальных этапах. В этом нет ничего страшного. Главное — корректно коммуницировать с заказчиком и своевременно донести до него информацию о таких изменениях, чтобы при необходимости оформить дополнительное соглашение к уже заключённому договору. Этого не стоит бояться и не нужно злиться на кого-либо — важно оставаться гибким в работе и уважительно относиться к заказчику и его запросам, особенно если они действительно направлены на улучшение результата и обоснованы.
Важно соблюдать тайминги?
Чтобы не тратить время впустую, квалификационный созвон обычно проводится не более 20 минут. Его задача — быстро определить, подходит ли потенциальное сотрудничество обеим сторонам: уже во время созвона или при подготовке коммерческого предложения вы или заказчик можете понять, что сотрудничество нецелесообразно. В отличие от этого, качественный брифинг требует гораздо больше времени — обычно около часа и более. Здесь важно глубоко обсудить цели, задачи и детали проекта, чтобы собрать всю необходимую информацию для эффективной работы. Представьте, что с каждым потенциальным заказчиком вы проводите брифинг на 100 вопросов — это бы крайне неэффективно. Именно поэтому важно разделять понятия квалификационного созвона и брифинга: первый помогает быстро фильтровать потенциальных заказчиков, а второй позволяет строить качественный, продуманный проект.
Что еще важно знать?
- Самый эффективный формат и для квалификационного созвона, и для брифинга — созвон: он позволяет быстро обсудить вопросы, уточнить детали и сразу реагировать на ответы заказчика.
- Обязательно записывайте разговор на диктофон или включайте запись созвона (не забудьте запросить разрешение у заказчика).
- После брифинга обязательно отправьте заполненный вами файл с брифом заказчику, а также запись созвона — это важно как для соблюдения условий договора, так и для защиты в возможных спорных ситуациях.
- Не бойтесь забыть что-то спросить: даже если вы что-то упустили, запись созвона и бриф помогут вернуться к вопросу и уточнить детали позже.
Все эти процессуальные действия — квалификационные созвоны, брифинги и уточнения — нужны для того, чтобы экономить время и ресурсы: гораздо проще обсудить ключевые моменты заранее, чем исправлять недопонимания на финальных этапах. Они помогают создать общее понимание: благодаря каждому шагу мы начинаем мыслить как заказчик, понимаем его цели и ожидания, что делает результат максимально точным и ценным. Кроме того, правильно собранная информация повышает качество решения и снижает риски, позволяя заранее выявлять потенциальные проблемы и избегать ненужных сюрпризов.
Надеюсь, вам стало более-менее понятно, как я работаю — хочу напомнить, что это конкретно мой личный опыт и практика. При этом стоит учитывать, что я в основном работаю со средними по масштабу проектами, где нет необходимости составлять огромное ТЗ. В случае крупных проектов подход и порядок работы у нас совсем другой, и об этом я часто рассказываю на своём телеграм-канале.
А на этом у меня все. Буду рада любой поддержке статьи!
Следить за мной в социальных сетях можно тут:
Написать по личному или деловому вопросу тут: