Как создать бот-помощник по презентациям: опыт ДОМ.РФ

Привет, мы – команда дизайна и клиентского опыта ДОМ.РФ, хотим поделиться кейсом создания бота-помощника для создания презентаций. Что в компании с ним стало лучше и какие проблемы он решил – в нашей статье.

Два – три раза в неделю, а иногда и по нескольку раз в день в почту нашей команде прилетали запросы:

— “Коллеги, пришлите, пожалуйста, логотип в PNG”.

— “Можно презентацию для партнёров, ту самую, где графики и зелёные акценты?”.

— “А нет ли у вас шаблона в 4:3, но, чтобы для печати, а не для экрана?”.

Однажды, в середине обычного рабочего дня, когда мы в четвёртый раз за неделю пересылали один и тот же файл, родилась идея.

— “Слушайте, а давайте сделаем чат-бота? Чтобы он сам всё это раздавал, без наших поисков, без пересылок, без ‘а пришлите ещё раз’. Нажал кнопку — и вот тебе шаблон, инструкция, логотип, что угодно!”. И завертелось.

1. Экономия времени

Вместо того, чтобы 15 минут бродить по сетевым джунглям, можно просто нажать кнопку в боте — и получить готовый шаблон.

2. Гарантия актуальности

Бот хранит только свежие версии документов. Никаких “ой, это старая презентация, там ещё логотип старого образца”. Всё, что в боте, — проверено, обновлено, красиво упаковано.

3. Простота выбора

Не нужно думать, где взять 4:3 или 16:9, светлую или тёмную тему, строгий или иллюстрированный стиль — всё это можно будет выбрать самостоятельно.

4. Компактный доступ ко всему нужному

Шаблоны, логотипы, инструкция, даже ссылка на полезную статью — всё в одном месте, без лишних звонков и писем.

5. Независимость

Вы не ждёте, пока дизайнер освободится. Чат-бот доступен 24/7.

Для кого это полезно?

В результате мы получаем инструмент, который делает всех чуть свободнее, а компанию — чуть эффективнее.

Что такое чат-бот?

Чат-бот — это цифровой помощник, который живёт в мессенджерах и выполняет команды пользователя. Если вы нажимаете кнопку скачать логотип, то он присылает вам нужный файл.

Когда они появились?

Если верить энциклопедиям, первый чат-бот появился ещё в 1966 году и назывался ELIZA. Он был настолько примитивен, что просто повторял ваши фразы в виде вопроса.

— “Мне грустно.”

— “Почему вам грустно?”

— “Потому что я одинок.”

— “Почему вы одиноки?”

Потом были более умные версии, но настоящий бум начался, когда люди поняли: “А давайте встроим бота прямо в мессенджер, чтобы он помогал с заказами, файлами, даже с расписанием автобусов”.

Курьёзные случаи из жизни чат-ботов

Чем они реально помогают

Сейчас чат-боты могут всё: от выдачи справок и бронирования билетов до создания целых презентаций. Главное — правильно поставить им задачу и не заставлять делать то, для чего они не предназначены.

"Из чего сделан хороший бот (и почему в нём нет кнопки 'сварить кофе')"

Первое, что мы поняли: бот без чёткой задачи — это просто аватарка. Поэтому начали мы с самого важного — определили, что наш бот должен уметь.

Шаг 1. Определяем ядро

Всё крутилось вокруг одной простой цели: помочь пользователю быстро сделать корпоративную презентацию, отвечающую конкретным потребностям и задачам.

Значит, бот должен помочь определиться:

Шаг 2. Полезные фишки

Но на “выбрать шаблон” мы останавливаться не собирались. Хотелось, чтобы бот стал полноценным помощником. Поэтому мы добавили:

"Как мы собрали бота так, чтобы он никого не запутал"

Можно придумать хоть тысячу функций, но если они спрятаны за десятью меню и тремя подтверждениями, никто этим пользоваться не будет, здесь важна архитектура.

Чтобы не перегрузить пользователя, мы решили сделать в главном меню для начала пять кнопок:

О команде

Короткий рассказ, кто создаёт шаблоны и кому можно написать, если что-то не так.

Выгрузить шаблоны

Здесь начинается “конфигуратор презентации”: формат, цвет, стиль. После выбора — мгновенная ссылка на нужный файл.

Инструкция по работе с шаблоном

Пошаговое руководство с картинками. Для тех, кто любит сначала прочитать, а потом нажимать.

Статья о презентациях

Ссылка на vc.ru о том, как делать презентации, чтобы их не закрывали на втором слайде.

Корпоративные логотипы

Скачайте архив и выберите из него логотип в нужном формате. Актуальные версии для любых задач.

Шаблоны — это самое главное.

Потому что наш бот без хороших шаблонов — это как бариста без кофе: вроде стоит за стойкой, но толку ноль.

Первое правило — разнообразие.

Мы сразу решили: шаблонов должно быть достаточно, чтобы каждый нашёл себе подходящий, но не так много, чтобы пользователь утонул в выборе. Оптимум оказался — восемь штук.

Форматы:

4:3 — для конвертирования в формат PDF.

16:9 — для экранов, встреч и конференций.

Цветовые темы:

Светлая — элегантная, с большим запасом контраста для печати.

Тёмная — эффектная, чтобы на экране слайды выглядели как киноафиша.

Стили:

Иллюстрированный — с акцентными картинками и графикой.

Строгий — минимализм и деловой тон, без лишних украшательств.

Второе правило — содержание

Каждый шаблон состоит из трёх ключевых разделов:

1. Пустые слайды-шаблоны для разных задач

Всё сделано в фирменных шрифтах и корпоративных цветах ДОМ.РФ, с продуманными отступами и сеткой.

2. Примеры заполненных слайдов

Чтобы было видно, как это выглядит жизни: реальные тексты, графики и изображения в фирменном стиле.

3. Библиотека графики

Результат: любой сотрудник, даже если вчера открыл PowerPoint впервые, может за вечер собрать презентацию, которую можно показать, испытывая лёгкое чувство гордости.

Вы когда-нибудь пытались по телефону объяснить человеку, который никогда не работал в PowerPoint, как поменять цвет заголовка?

После того, как мы сделали подробную инструкцию по работе с шаблонами, команда была почти уверена: «Ну всё, теперь точно разберутся». Но на тестировании стало ясно, что нужен видеоролик-инструкция.

Но не скучный, в духе архивных учебных фильмов, а живой, динамичный и с понятными приёмами работы. Мы хотели, чтобы человек, посмотрев его, сказал: «Ага! Это просто. Даже я смогу».

Как мы подошли к задаче. Сначала мы составили полный список приёмов работы в PowerPoint, которые помогут при использовании наших шаблонов. Потом выбрали топ самых важных — чтобы и польза была, и ролик не растянулся на целый час.

В финальный набор вошли:

Мы сознательно не добавляли анимацию и переходы — чтобы не усложнять жизнь пользователям. Наша цель была сделать презентацию красивой и аккуратной, а не превращать её в дискотеку 90-х.

Почему коротко — это важно

Мы изначально понимали, что ролик должен быть коротким и лёгким по весу, чтобы его можно было без проблем выгрузить из чат-бота, даже если у пользователя плохо с интернетом. В итоге у нас получилось 8 минут пользы без лишней воды. Файл весит всего 20 МБ — то есть загружается за считанные секунды, даже если смотреть с телефона.

Мы решили, что название должно быть:

В итоге мы остановились на названии: «Помощник презентаций ДОМ.РФ».

Почему именно так:

Любой проект в ДОМ.РФ проходит несколько стадий: идея — тестирование — интеграция — триумф.

Наш чат-бот не стал исключением. Только вот триумфу предшествовал маленький квартирный вопрос: где он вообще будет жить?

Почему Telegram

Когда мы только закончили собирать первую рабочую версию бота, нам было важно проверить функционал на пользователях.

Telegram для этого подошёл идеально:

Но корпоративная жизнь — это не только удобство. Как бы уютно ни было в Telegram, мы понимали, боту предстоит работать внутри корпоративной экосистемы, а значит — соответствовать строгим стандартам информационной безопасности. Сейчас чат-бот готовят для переезда в корпоративный мессенджер. Это не просто «переезд» — это как переселение из съёмной квартиры в дом с собственным парком, охраной и бассейном.

Обратная связь

Мы разослали ссылку на чат-бота по внутренним каналам, добавили пару слайдов в корпоративную рассылку и приготовились ждать. Первые отзывы — лавина позитива:

Итог обратной связи

А ещё было несколько предложений по расширению функционала, и мы аккуратно записали их в «копилку идей» на будущее.

Создать чат-бота — это не «пара кликов в конструкторе». Это проект, который требует и стратегии, и креатива. За время работы над «Помощником презентаций ДОМ.РФ» мы набили пару шишек и готовы поделиться опытом.

1. Начинайте с боли, а не с технологии

Не надо садиться с мыслью «Хочу сделать бота, а что он будет делать — потом придумаем». Сначала поймите, какую реальную проблему вы хотите решить. Если бы мы взялись за бота «просто так», он бы остался игрушкой для пары человек.

2. Не пытайтесь уместить всё в один бот

Чем больше функций, тем сложнее пользоваться. Лучше сделать узконаправленный, но идеальный сервис, чем нагромоздить всё подряд и превратить бота в цифровую свалку.

3. Планируйте короткий путь для пользователя

Человек не должен нажимать пять кнопок, чтобы скачать один файл. У нас главный сценарий — «выгрузить шаблон» — занимает два клика. И это ключ к тому, что им реально пользуются.

4. Тестируйте на людях

Ваш бот может казаться вам гениальным, пока его не попробует коллега, который в жизни не писал команду «/start». Тесты в Telegram или другой доступной среде дадут вам честную обратную связь, пока не поздно что-то исправить.

5. Не экономьте на инструкции

Текст — хорошо, видео — лучше, а комбинация двух — идеальна. Мы убедились: многие даже не читают инструкции, но включают короткое видео и повторяют шаги.

6. Не забывайте про безопасность

Если бот будет жить в корпоративной среде, заранее подумайте, как он будет хранить данные и где лежат все файлы. Переезд с внешних платформ в защищённые системы — это всегда отдельный проект.

7. Слушайте пользователей и развивайтесь

Запуск — это не конец, а начало. Собирайте идеи, смотрите статистику кликов и готовьтесь к тому, что бот будет меняться.

Итоги

В мире корпоративных проектов часто говорят: «Мы сделали инструмент, и он работает». Но про «Помощника презентаций ДОМ.РФ» хочется сказать совсем по-другому: мы сделали инструмент, который изменил культуру подготовки презентаций.Через него мы транслируем:

Этот проект показал, что в ДОМ.РФ работают люди, которые могут объединить креатив, технологии и корпоративные стандарты в одном продукте. Мы доказали, что даже внутри большой компании можно запускать проекты быстро и в тесной связке с пользователями.

Все используемые в статье изображения сгенерированы нейросетью «Шедеврум»