Как сделать корпоративную презентацию информативнее

В прошлой статье мы разбирали общие приемы по дизайну документов, в этот раз остановимся на презентациях.

Презентация — один из способов представить информацию, далеко не единственный. Вместо нее можно использовать видеоролик, сайт, раздаточные материалы. У каждого из них есть свои преимущества.

Презентации чаще всего используют менеджеры и маркетологи, которые хотят:

• отчитаться о проделанной работе — за полгода, год или по конкретному инциденту, например нестандартной ситуации на производстве;
• предложить руководству новый проект и получить на него инвестиции. На слайдах менеджер показывает финансовую целесообразность, перспективы нового направления для компании;
• презентовать сотрудникам новые условия. HR-менеджеры рассказывают про новые программы страхования, правила получения отпуска, доступные компенсации;
• представить продукт клиентам. Они смогут открыть презентацию после телефонного разговора и спокойно изучить возможности, преимущества и тарифы;
• рассказать инвесторам о компании. Компании ежеквартально отчитываются о своей выручке и прибыли, объемах работ, анализируют рынок и дают прогнозы. Такие презентации помогают инвесторам понять, стоит ли вкладывать деньги в акции компании.

Шаблоны презентаций со стоков, скорее всего, не подойдут для информации, которую вы хотите визуализировать. В них часто используют красивые, но бессмысленные графики или инфографику, которая не подходит для вашего типа данных и цели презентации.

Например, люди любят метафорическую инфографику. Компания перевезла из одного места в другое 10 тонн нефти — на слайде рисуют 10 вагончиков, которые символизируют перемещение. Из такого графика зритель не поймет, много это или мало, и сравнить по нему данные за разные периоды не сможет.

Разберем, как из собственных данных сделать презентацию, которая будет понятной и убедительной.

В чем проблема. Слайды перегружают информацией. Так происходит, потому что сотрудник не обрабатывает информацию перед версткой, а заливают на слайды как придется. При этом боится выкинуть часть информации, потому что вся она кажется ему важной. В итоге слайд похож на «Условия использования» при установке программ.

Как исправить. Текст нужно сократить и разделить на смысловые блоки, для этого:

• разбить перегруженные слайды на два-три. Один слайд должен нести одну мысль. Не стоит бояться, что презентация из-за этого вырастет вдвое — воспринимать ее будет проще.
• сократить тексты. Из них нужно выжать воду и оставить только факты. При этом не нужно сокращать неизвестные аудитории термины и словосочетания.
• разбить на блоки. Человеку будет проще прочитать три коротких блока по два-три предложения, чем большой текст.

Пример. Для клиента в сфере химической промышленности мы переосмыслили презентацию для инвесторов. Например, из слайда с длинным списком и двумя графиками выбрали главное и сделали на этом акцент. Для этого увеличили и перерисовали графики, соотнесли с ними текст, чтобы наглядно представить важную информацию, а также выделили ключевые цифры.

В чем проблема. На слайд часто пытаются засунуть максимум информации по теме. Из-за этого зритель не может сфокусироваться на главном и быстро понять слайд, а читать длинный текст часто нет времени.

Как исправить. Нужно поработать с композицией слайда, для этого:

• выделить одну мысль, которую вы хотите донести с помощью этого слайда;
• убрать со слайда все, что не связано с этой мыслью;
• выразить основную мысль крупным элементом: заголовком, главной цифрой графиком или иллюстрацией;
• подчеркнуть основное с помощью цвета, размера или формы;
• добавить поясняющий текст, коротко и дозировано.

Пример. Для того же заказчика мы переделали слайд с длинным текстом и картой. Выделили основную мысль — о принципах, на которых базируется стратегия по сохранению водных ресурсов.

В чем проблема. Бывает, что на слайде нужно разместить несколько связанных между собой объектов: графиков, карт, иллюстраций. Тогда их ставят рядом или один под другим, не думая о связях.

Как исправить. Выстроить из данных историю:

• блоки текста поставить один рядом с другим, по хронологии, при необходимости пронумеровать;
• иллюстрации тоже связать между собой, чтобы из первой логически вытекала вторая, а из второй — третья. Связанными между собой зритель считает объекты, которые находятся близко друг к другу.

Пример. На этом слайде для компании «Полюс» мы связали информацию в единую историю: сколько пород обработано и золота добыто, какие месторождения дали наибольший прирост и где они находятся.

В чем проблема. В презентациях часто используют шаблонные решения программы PowerPoint — вставляют данные и получают график, который предложила программа. В результате появляются графики, которые сложно воспринимать, а данные в них невозможно сравнивать.

Как исправить. Для данных, которые вы собираетесь разместить на слайде, нужно выбрать правильный тип визуализации:

• разобраться, зачем хотите использовать данные, например, чтобы сравнить, показать в пропорции или продемонстрировать взаимосвязи;
• выбрать правильный тип визуализации из «Каталога визуализации данных»;
• использовать графика, который подходит для конкретной цели.

Чтобы в будущем делать это быстро и без чужой помощи, рекомендуем прочитать книгу «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Пример. В презентации для инвесторов «Магнита» на одном слайде мы использовали до шести разных видов визуализации, чтобы показатели магазинов проще было понять и сравнить между собой.

В чем проблема. На одном слайде иногда используют три-пять шрифтов и начертаний и столько же разных цветов. Из-за этого презентация выглядит хаотично и в ней исчезают акценты — информацию сложно воспринимать.

Как исправить. Если в компании есть руководство для создания презентаций или хотя бы примеры слайдов, оформленные дизайнером, используйте их. Чтобы не испортить дизайн, придерживайтесь правил:

• сохранить то, как это сделано, не пытаться улучшить;
• использовать от одного до трех цветов. Исключение возможно только для графиков, где нужно выделить несколько значений. Если нужно добавить цвет, подберите сочетание в Adobe Cooler Online;
• выбирать один, максимум два шрифта. При этом всегда использовать один и тот же шрифт, начертание и кегль для заголовков слайдов.

Пример. Для клиента мы разработали шаблоны презентаций для инвесторов. Сотрудники компании легко могут обновлять их раз в квартал, обновляя цифры и даты. В результате у них всегда красивые и понятные слайды.

Чтобы слайды получались понятными и интересными:

• Разбейте перегруженные слайды на два или три, по одной мысли на слайд.
• Выделите основную мысль и подчеркните ее крупным элементом, поясните коротким текстом.
• Выстроите историю между блоками и иллюстрациями на слайде — свяжите картинки между собой.
• Выберите правильную визуализацию для своих данных в зависимости от цели.
• Если в компании есть гайдлайны или примеры презентаций, используйте их и старайтесь не нарушать шаблон.

Еще о презентациях

Пять практических приёмов, как улучшить читаемость документов

6 главных ошибок в презентациях. Софт и дизайн ни при чём

Презентации для инвесторов ММК