Как организовать работу дизайн-команды? 6 ключевых принципов

Как работать с крупными проектами и масштабными дизайн-задачами, организовать работу команды и не перегореть по дороге.

Мы в Volga Volga Brand Identity создаем бренд-стратегии, дизайн и креатив преимущественно для крупных компаний, развивающих свой бизнес в промышленном секторе, IT, финансах, HoReCa. Арт-директор агентства Варвара Михайлова рассказала в статье, как наладить эффективный процесс работы над проектами.

Действительно успешные идеи реализуются на стыке компетенций и бэкграунда сотрудников разного профиля. Чтобы их работа не превратилась в сумбур, важно грамотно ее организовать на всех этапах. Я выделила 6 принципов, которые помогают выстроить эффективный процесс у нас в Volga Volga.

Любая задача требует грамотного планирования и четкой формулировки. Чтобы каждый член команды понимал, что должно получиться в итоге и какую роль в проекте играет конкретно он, мы составляем на основе клиентского брифа внутренний бриф на задачу, а после проводим ее устную постановку.

Хорошо оформленный внутренний бриф обеспечивает проекту качественный и ожидаемый результат, вдохновляет и организует команду на творческий процесс.

У нас внутренний бриф содержит такие пункты:

• Сжато описывает заказчика, сферу его деятельности, конкурентное поле. Включает только важные тезисы из клиентского брифа.
• Кратко и емко описывает главную цель проекта, какие бизнес-задачи клиент хочет с нашей помощью решить.
• Каскадирует цели проекта на конкретные задачи и определят сроки для каждой из них.
• Содержит технические требования, предъявляемые к разработке и определяет критерии внутренней оценки.
• Четко закрепляет за каждым сотрудником его задачи и обязанности на проекте, соответствующие его сильным сторонам и особенностям хард-скиллов.
• Опционально может содержать в себе референсы на разработку и стартовые креативные идеи, зафиксированные креативным директором или арт-директором.

Значительно ускоряет и упрощает процесс работы хороший шаблон карточки задачи. В карточке закрепляется вся важная информация о проекте: название, описание задачи, исполнители, бриф, ссылки на файлы и дополнительные материалы. По ходу реализации проекта карточка пополняется итерационными комментариями и обновлениями от заказчика или производства.

Дополнительные удобные фичи: возможность структурировать проект на подзадачи, организовывать чек-листы и обмениваться комментариями с коллегами. Этот инструмент помогает команде не потерять актуальный контекст задачи, структурировано организовать все материалы. Карточки всех проектов собираются в классическую канбан доску, это помогает нам визуализировать загрузку и выстраивать процесс работы всего агентства.

Для корректного распределения ролей арт-директору важно знать возможности каждого сотрудника. У нас для этого внедрена система грейдов.

Какие роли будут задействованы в команде, конечно, во многом зависит от конкретной задачи. Со стороны коммерческого отдела всегда есть аккаунт-менеджер, который отвечает за проект глобально, и координатор, который организует воркспейс и ведет все внутренние процессы, связанные с взаимодействием. Со стороны креативного отдела команда формируется исходя из проекта, лидирует и отвечает за результат разработки арт-директор или креативный директор.

Чтобы сохранять общий позитивный настрой в команде, важно много внимания уделять планированию и организации процесса. Тогда сотрудникам креативного отдела по ходу проекта не нужно отвлекаться на лишнее, они могут спокойно заниматься разработкой конкретного проекта, не переключаясь постоянно на другие объемные задачи.

У нас каждый большой проект менеджер разбирает с арт-директором. Они обсуждают, кто может участвовать в разработке, учитывая скиллы и текущую нагрузку. При этом важно, чтобы виды задач и проекты у одного сотрудника чередовались, а не были долго однотипными, так как делая день за днем одно и то же, легко встать на дорогу, ведущую к выгоранию.

Критерии грамотного планирования:

• соблюдаем сроки, согласованные с клиентом;
• не выходим за бюджет;
  
• у нас нет переработок;
  
• один сотрудник не занимается одним и тем же типом задач на протяжении долгого времени.
  

Чтобы грамотно спланировать проект, нам нужно учитывать не только скиллы команды, но и прошлую, текущую и будущую загрузку каждого. В этом помогает таск-трекер.

Для управления проектами во времени мы используем Resource Management. Там мы всегда видим, что происходит с нагрузкой команды. Каждый проект заводится в систему, и назначения маркируются статусами.

Как только статус обновляется — задача выполнена или пришел фидбэк от клиента — координатор меняет статус в таск-трекере. Таким образом все участники процесса планирования понимают, что уже произошло и что произойдет в ближайшее время без дополнительной коммуникации между собой. Команда всегда знает задачи на день и приоритеты по этим задачам.

Общая нагрузка формируется из коммерческих задач, они маркированы синим, и внутренних задач, они фиолетовые. Также у синьорных сотрудников мы хеджируем время на внепроектные работы, так как младшие сотрудники часто приходят к ним за советом вне конкретной работы над проектом.

Важно всегда оставлять небольшой резерв времени, особенно при долгосрочном планировании — 80% времени мы распределяем между задачами, которые уже известны, а 20% оставляем на срочные запросы. Так без нарушения изначального плана, всегда есть пространство для реагирования в нестандартных ситуациях.

Взаимодействие в рабочей группе

Регулярная синхронизация дизайнеров помогает поддерживать общее видение проекта и лучше корректировать работу друг-друга. Дизайнеры всегда на связи в Slack, под каждый проект есть свой канал. Мы проводим внутренние созвоны или короткие встречи для оценки текущих наработок со всеми участниками проекта, а не только с арт-директором или лидом. Свежий взгляд со стороны помогает избежать ошибок, расширить диапазон решений и идей, сформировать более конструктивную позицию по наработкам.

На созвонах мы:

• обсуждаем наработки и обмениваемся идеями;
• сверяемся с брифом и работаем над целостностью общей презентации по проекту;
  
• фиксируем сроки доработки и планируем дальнейшее развитие проекта.
  

Критерии полезной обратной связи

Дизайн, как ни крути, обладает не только объективными свойствами, но и носит творческий, «дискуссионный» характер. И чтобы не потерять по пути проекта мотивацию и продуктивность сотрудников, нужно в достаточном объеме и подходящей форме комментировать выполненную работу. Я выделила для себя несколько критериев качественного, развивающего фидбэка.

• Включает и признание заслуг, и конструктивную критику.
• Важно давать только фактические характеристики работе дизайнера, не скатываться в категории «красиво» и «некрасиво».
• Можно вместе анализировать не только причины провалов, но и успешных кейсов.
• Нужно давать возможность высказаться каждому участнику проекта на общих созвонах, поддерживать робких и более закрытых.
• Обязательно фиксировать все договоренности промежуточных итераций проекта.

Комфортные отношения в коллективе — один из важных критериев качественной работы над любым проектом.

Что дает позитивный эмоциональный климат, и как понять, что в вашей компании он есть?

• Сотрудники открыто дают обратную связь.
• Они чувствуют себя частью команды и им интересно достигать совместных целей.
• Отделы хорошо коммуницируют между собой, развиты горизонтальные связи между отделами и внутри них.
• Сотрудники в случае сложностей обращаются за помощью, а не ждут последнего момента, не боятся признавать ошибки, готовы над ними работать.

Как сформировать комфортную среду в команде?

Руководителю проекта важно позволить сотрудникам проявлять себя, показывать свою уверенность в их компетенциях и таланте, освободить от излишней опеки. Но при этом в сложной ситуации быть человеком, который придет на помощь, без критики и упреков. Каждый член команды должен быть уверен в том, что его поддержат.

Для этого полезно развивать неформальные связи внутри коллектива: проводить общие собрания и обсуждения новых трендов или инструментов, делиться информацией и знаниями друг с другом, устраивать вечеринки или другие совместные мероприятия. Сейчас есть все условия для наполнения корпоративной жизни даже, если команда распределенная и живет в разных городах. Для таких случаев есть не только фиксированные созвоны командой или один на один, но и различные дистанционные корпоративы и т.д.

У нас некоторые сотрудники живут в других странах и городах, но большая часть команды находится в Петербурге, поэтому, даже с учетом удаленного формата получается поддерживать коннект. Ему способствует, например, традиция встречаться, когда у кого-то из коллег наступает годовщина работы в агентстве или День Рождения.

Непосредственно в ходе работы, чтобы все были в едином поле и чувствовали себя частью команды, у нас есть ряд инициатив:

• регулярные созвоны группы проекта для обсуждения идей и доработок;
• встречи один на один арт-директора и дизайнера для обратной связи и обсуждения успехов и проблем, если они есть;
• индивидуальный трек развития сотрудника с менторством старшего коллеги.

Брифы, созвоны, внутрикорпоративные коммуникации — это хорошо. Но эффективность командной работы будет невысокой, если не выстроить совместное использование программ и дизайн-процессов.

Отсутствие прописанных процессов и шаблонов усложняет работу с чужими наработками, не позволяет эффективно переключиться на другую задачу, помочь коллеге. Все это в итоге увеличивает время работы над самим проектом.

Гайдлайны и чек-листы повышают уровень самостоятельности дизайнеров, помогают организовать работу и найти более удачные решения для совсем начинающих специалистов.

От хаоса к системе

Чтобы привести в порядок совместное использование программ, нужно определить конкретный набор инструментов и правила их использования для разного вида задач.

Мы в Volga Volga создали и зафиксировали гайды и руководства с лучшими практиками для всех типовых дизайн-процессов и продуктов.

Чтобы не изобретать велосипед снова и снова, мы вместе работаем над созданием библиотек различных ресурсов, которые можно повторно использовать на любом проекте (шаблоны, иконки, коллекции шрифтов, мокапы и т.д.). Самое главное — не пренебрегать соблюдением правил уже в процессе.

Небольшой бонус дочитавшим до этого момента: наш чек-лист по сдаче печатных макетов.

Для организации эффективной и при этом комфортной работы в дизайн-команде важно:

• Подробно фиксировать цели и задачи проекта, следить, что вы хорошо их донесли до всех участников процесса, например, с помощью внутреннего брифа.
• Закрепить за сотрудниками конкретные роли и задачи на проекте, а также зоны ответственности.
• Заранее планировать все этапы и загрузку с учетом 20% свободных временных слотов на ситуативные задачи. Желательно фиксировать тайминг с помощью таск-трекеров, чтобы избежать лишних устных обсуждений.
• Следить за количеством и качеством обратной связи, которую получают креативные специалисты от руководителей.
• Уделять внимание поддержанию комфортной эмоциональной среды в команде.
• Привести в порядок и систематизировать совместное использование программ и инструментов.

В качестве заключения хочу сказать, что самый быстрый рост в дизайне дает именно командная работа. В окружении других специалистов, готовых помогать и поддерживать, возможна реализация крупных и масштабных проектов, возможно гораздо легче усваивать навыки и инструменты, повышать грейд и развиваться.

В Volga Volga прямо сейчас открыта вакансия дизайнера уровня middle. Если ищите сильную команду и готовы работать с большими проектами, присылайте резюме и портфолио на почту: [email protected]

А также подписывайтесь на наш Telegram-канал, там мы публикуем кейсы и полезные материалы по дизайну. Будем держать связь!