Продуктивный рабочий процесс or how to train your internal dragon

Привет! Я – Скрябина Мария, продуктовый дизайнер в СберЗдоровье. Я провела исследование, изучила результаты и поняла, как изменить формат встреч и улучшить показатели их эффективности.

Ежедневно в рамках рабочего процесса мы общаемся с множеством людей – коллегами, руководителями, партнерами. Однако, чем больше встреч, тем больше вопросов и комментариев слышим о том, что встречи бесполезны и занимают слишком много времени. Решила выяснить, какие форматы встреч наиболее оптимальны, и как повысить их результативность. Я пришла к формуле "Пик Продуктивности" – расскажу об этом.

Фокус продуктивности
Мы живем в эру бизнес-стратегий, продуктивности и управления временем, но на практике все чаще сталкиваемся с лишними и непродуктивными встречами. В результате многие сотрудники и менеджеры теряют мотивацию и начинают тратить время на бесполезные дела.

Темы мелькают как деревья за окном, а «машина-встречи» несется вперед на полной скорости, не давая сфокусироваться или запомнить детали.

Я уверена, есть решение этой проблемы. Работая несколько месяцев над процессами командных встреч, перепробовав разные форматы, мы с командой переосмыслили формат встреч, повысив показатели продуктивности. Как оказалось, фокусирование на конкретных задачах и обсуждение небольшого количества обозначенной заранее информации позволяет активизировать мозговую деятельность и формировать новые связи между нейронами.

Стоит учитывать, что продуктивное время – это вложение, а не затрата. Использование правильных инструментов и методов управления временем приводит к более высокой вовлеченности команды в рабочий процесс. В результате вы получаете качественные результаты и удовлетворенных сотрудников, которые чувствуют, что их время не пропадает зря.

Идея фокусироваться на конкретных задачах и обсуждать небольшое количество обозначенной заранее информации может показаться тривиальной, но, как показывает опыт, именно это позволяет повысить продуктивность встреч и эффективность работы команды в целом.

Встреча в ритме эффективности
Мы хотим получить конкретные результаты и решения от встречи, но часто случается так, что встреча размывается в множестве тем и комментариев – в итоге не достигает своей цели.

Чтобы добиться максимальной эффективности встречи, важно придерживаться ритма, заранее определенного плана и списка тем, где каждая тема обсуждается в определенное время, а участники встречи могут подготовиться заранее, сосредоточиться на главных вопросах и достичь решений, которые приведут к конкретным результатам.

Проблемы на встречах:

Участники, динамично ведущие встречу, взбираются по вопросам диагонально вверх по нарастающей, стараются решить максимально возможное количество необходимых и бесконечно «важных» вопросов, стараются максимально эффективно использовать свое время и решить как можно больше вопросов. Такой темп может привести к ускоренному принятию решений и потере деталей, что может негативно сказаться на качестве работы.

Под конец встречи ощущение полного опустошения или состояния lemon juice расфокусирует на неопределенное время и впускает чувство дискомфорта в привычный ритм участников.

«Вход» и «Выход» продуктивности
Не только креативные люди нуждаются в правильном входе в контекст во время встреч, но и другие специалисты. На начальной стадии участники могут не быть готовы к конструктивному диалогу и предпочитают молчать или говорить монологами.

Если участники молчат, это может быть связано с отсутствием включенных видеокамер, когда остальные участники не могут увидеть их эмоции, либо из-за того, что они не чувствуют важности своего мнения. Чтобы решить эту проблему, нужно обращаться к участникам персонально, задавая им конкретные вопросы, и поддерживать диалог вовлекающими фразами. Например, можно задавать такие вопросы: "Татьяна, а что вы думаете?" или "Кузьма, каковы ваши предложения?", "Как ты/вы считаете?", "Может нужно что-то объяснить?", "Понятно ли я говорю?", "Какие есть идеи? Давайте обсудим!".

Показатели и гипотезы
Чтобы максимально эффективно работать, нужно понимать, что движет этот процесс. Согласно Cascading Information Theory, информация, подаваемая порциями и маленькими дозами, лучше усваивается. Но что если перед тем, как приступить к обсуждению важных задач, мы сделаем небольшую паузу и уделим несколько минут small talk? Можно начать с небольшой беседы на абстрактную тему, чтобы все участники расслабились и не чувствовали себя напряженно. Несколько вопросов, не связанных с основной темой, помогут участникам расслабиться, начать общение без напряжения и страха сделать ошибку или оказаться вне контекста.

Если мы ограничим количество обсуждаемых тем до 1-3, то сможем более глубоко и детально обсудить каждую из них. При этом переходить от одной темы к другой можно плавно, используя общую ассоциацию между ними. Чтобы лучше организовать переходы и поддерживать общий контекст, нужно определить главную тему и задать уточняющие вопросы.

После проведения small talk, обсуждения темы и введения в контекст, мы достигаем стадии Пика Продуктивности.

Пик Продуктивности
Пиковая продуктивность – это наиболее активный период в процессе обсуждения и анализа задачи, когда участники полностью погружены в контекст и способны наиболее эффективно использовать свои мыслительные ресурсы для принятия продуктивных решений. В начале встречи обсуждаются различные аспекты задачи, определяются взаимосвязи между ними, и только после некоторого времени фокус внимания сужается, чтобы сосредоточиться на самых важных аспектах и наиболее перспективных решениях.

Заканчивая встречу, мы должны подвести итоги и сделать выводы, чтобы завершить ее максимально эффективно. Если мы просто разойдемся, не определив главных выводов, идей, инсайтов, то останется ощущение незавершенности.

Когда мы упорядочиваем информацию в процессе встречи, мы становимся более продуктивными и экономим нашу энергию. После того, как подробный ритм становится привычным, энергии на поддержание уходит намного меньше.

Напоминает освоение нового хобби, например, в музыке мы изучаем грамоту, затем ритм, октавы – на это уходит много сил и труда, но лишь потом мы способны сыграть целое произведение свободно, с наименьшими усилиями, в удовольствие. Работает закон сохранения энергии, приносящий расслабленность и удовольствие.

Смена диагонально-динамичного ведения встречи на вершинно-пиковый позволяет более эффективно генерировать идеи и прорабатывать решения. Вершинно-пиковый подход концентрирует участников на центральной теме и позволяет достичь пиковой продуктивности, когда участники погружены во внутренние сплетения задачи и генерируют продуктивные решения.

Синергия участников
Синергия возникает тогда, когда взаимодействие между людьми дает более высокий результат, чем результат, который может быть достигнут каждым человеком по отдельности. Это происходит благодаря комбинации знаний, опыта, навыков и идей каждого участника встречи.

Знания каждого участника являются частью пазла, который мы собираем вместе, чтобы решить задачу. Каждый участник приносит свой вклад и точку зрения, что помогает нам рассмотреть проблему с разных сторон и найти решения.

Когда участники вовлечены в процесс, они чувствуют себя более ответственными за результаты и верят в то, что их мнение имеет значение. Это помогает создать позитивную атмосферу на встречах и включает их в регулярные обсуждения.

Каждая “точка” встреч – это составляющая общего движения атомов-мыслей в задаче.

Чтобы встреча была результативной, необходимо, чтобы она приносила больше ценности, чем затраченные на нее временные ресурсы, а также улучшала эмоциональное состояние участников. Это означает, что результат встречи должен быть ценен и значим, а участники должны чувствовать, что их усилия были полезны и привели к конкретным результатам.

Критерии продуктивных встреч:

В завершение
Встречи – регулярные события, от которых нельзя отказаться полностью, нужно лишь грамотно выстроить их ход. Когда участникам комфортно, создается цепочка положительных впечатлений, благодаря которым присутствие ассоциируется с интересными действиями и диалогами, участники чувствуют удовольствие вне зависимости от количества их повторений. Fun Once, Fun Always.

Главное помнить, что продуктивность рождается не в рамках жестких требований, а наоборот, когда ты ослабляешь контроль и позволяешь чувствовать участникам свободу в принятии решений, подтверждение ценности слов, веру в результат действий и причастность к процессу.

Что почитать?

Джон Арден «Укрощение Амигдалы»

Тодд Генри «Укрощение тигра. Как стать лидером творческой команды»

Оливер Буркеман «4000 недель. Тайм-менеджмент для смертных»

Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент»

Максим Дорофеев «Джедайские техники»