Бриф в формате воркшопа. Зачем и в чем польза для агентства. Часть1

Всем привет! Меня зовут Семен Кудряшов, я аккаунт-менеджер рекламного и брендингового агентства Jekyll&Hyde. В серии материалов я рассказываю о своем направлении деятельности, а именно — о менеджменте проектов. В этой статье я расскажу о том, как в нашем агентстве проходит брифинг клиента в формате воркшопа.

Сразу оговорюсь, что клиент агентства проходит два брифа и подробно я остановлюсь только на втором.

Первый, или первичный, бриф клиент заполняет, когда оставляет заявку на сайте или на первой ознакомительной встрече со мной или моими коллегами.

В первичном брифе всего 9 вопросов, чтобы познакомиться и узнать основную информацию о клиенте: сфера деятельности, задача, бюджет и т.д.

Если вам лень читать дальше, вот видео:

Многие на нашем месте остановились бы на этом.

Но мы так часто ждали хорошие брифы от клиентов и так часто они в итоге не соответствовали реальности, что мы решили взять ситуацию в свои руки. Что я имею в виду под соответствием реальности?

Часто, отвечая на вопросы обычного брифа, клиент бывает или слишком амбициозен или наоборот, очень зажат в своих желаниях. В итоге, изначально закладывается неправильное направление проекта и зарождается конфликт, который достигает своего апогея во время сдачи-приемки результата — наверное, если вы работаете в агентстве, то часто слышали фразу: “Этот проект не о нас, это про кого-то другого”. Действительно, может это не про клиента, а про тот бренд, что он описал в брифе.

Так как требовать от клиента заполнить бриф «хорошо» у нас нет возможности, мы решили взять на себя помогающую функцию и провести клиента через вопросы брифа, контролируя процесс.

О механике. Уже после подписания документов на проект (договора и приложения) мы приглашаем клиента на воркшоп.

Мы приглашаем на воркшоп всю команду клиента. Таким образом, во время брифа все участники процесса знакомятся друг с другом и одновременно погружаются в проект, узнают больше о бренде и задаче.

Один из наших клиентов так увлекся разговором, что его коллеги позже признались, что никогда не видели его таким вдохновленным и сами впервые слышали какую-то информацию об их бренде.

Нам так понравилась эта обратная связь, что мы укрепились в концепции такого брифинга. И звучит она так:

Тайминг воркшопа — в среднем от 2 до 3х часов, может быть и больше. Для его проведения мы используем платформу Миро — так как она отлично подходит под нашу задачу, в ней удобно работать как агентству, так и клиентам.

В ходе воркшопа мы обсуждаем с клиентом 10 вопросов. Именно обсуждаем, а не задаем их и молча слушаем ответ.

Нам важно раскрыть клиента, создать для него комфортную обстановку, в которой он отойдет от сухих формулировок, позволит себе быть более смелым и амбициозным.

Каждый вопрос брифинга мы рассматриваем с трех сторон: продукт, люди, рынок.

Мы берем тезисы и цитаты клиента и “клеим стикеры” напротив соответствующего вопроса и стороны. Что важно, на воркшопе нет неправильных ответов. Поэтому записывается и фиксируется абсолютно все.

В результате мы получаем доску, к которой приклеено много-много стикеров с историей, мыслями, идеями, желаниями — всем тем, что клиент рассказывает на воркшопе.

И мы и клиент еще много раз будем возвращаться к этой доске, но после воркшопа моя задача, как менеджера, — это пройти по всем тезисам и собрать из них документ — бриф, который затем согласуется с обеими сторонами. Подробнее о брифе я расскажу отдельно, этот документ заслуживает отдельного материала, ведь именно по нему мы сдаем, а клиент, соответственно, принимает результаты разработок.

В результате, после воркшопа мы имеем сплоченную, вдохновленную команду проекта, подробный, согласованный бриф на проект и доску в миро с большим количеством полезных данных, к которым мы будет еще не раз обращаться в будущем

В следующей статье я подробно расскажу о вопросах, которые мы обсуждаем на воркшопе, до встречи!

Подписывайтесь на наш телеграмм-канал, в нем мы делимся своим опытом о работе в креативном бизнесе.