Когда нужно быстро. Кейс: Разработка дизайна мероприятия для Билайн Университета

Делать долго и о#уенно на нашем рынке могут многие, но что если сроки горят? Самый яркий пример вечных авралов и пожаров — ивент-агентства. В организации мероприятий сроки выходят чуть ли не на первое место по значимости. Всё — от поиска места проведения до подбора спикеров и дизайна приглашений — должно делаться максимально оперативно. Рассказываю и показываю, что мы делаем, когда дед-лайн слишком сжатый.

Практически всегда это так. Почему? Да потому что появляется масса стресса: тут не досмотрели, там не учли, здесь косякнули, а мероприятие на носу. Дизайнеры начинают сливаться и выгорать, а организаторы в ужасе от происходящего и всегда на диком нервяке… Конечно, можно ругать и ненавидеть дед-лайны, а можно их полюбить, как сделал я и теперь моя команда. Когда сроки сжаты, клиент находится в супер-уязвимой позиции и ему необходимо спасение. Нужно уметь выруливать ситуацию и делать на 10 из 10, так как мероприятие — это лицо компании и организатора. Мы научились работать в режиме “сделай или умри” и это нас неплохо кормит уже несколько лет.

В 2019 году к нам пришло агентство Journey (один из наших постоянных клиентов) за разработкой фирменного стиля для проведения конференции по случаю празднования 20-летия основания «Билайн университета».

Задача — собрать 250 человек: HR-директоров и руководителей крупных компаний (IT, телеком, банки, FMCG, образование и тд) — партнёров Билайн Университета и внутренних сотрудников для празднования.

Нужно было полностью упаковать мероприятие от айдентики до создания навигации, табличек, презентаций и лендинга. Это с учётом того, что нужно всё распечатать и смастерить к мероприятию.

Сроки: 2 недели.

Была выбрана тема мероприятия — лидерство во всех его проявлениях в формате Storytelling, когда приглашённые спикеры рассказывают про свои успехи и провалы.

Агентство Journey придумали название концепции From Shift To Shift. Когда в живом взаимодействии ты видишь себя и происходит «сдвиг» в мышлении.

Где, как и что делать на мероприятии пока определено не было. Мы принялись за работу.

За основу логотипа мы решили взять образ головы Аполлона.

Как нашли эту идею? Просто гуглили мыслителей и увидели узнаваемую фигуру, которая не просто легко считывается, но и символизирует идеи знания, будущего и просвещения, что вполне ложится в концепцию мероприятия.

Более того, благодаря этой концепции менеджеры компании Journey быстро подобрали место для проведения мероприятия. Стало очевидно, что нужно искать интерьеры с античными фигурами и высокими сталинскими потолками. Выбор пал на Дом культуры на ВДНХ.

Мы разработали все элементы стиля: начиная от айдентики мероприятия заканчивая табличками WI-FI. Отсылки к фирменному стилю были заложены даже в самых неожиданных местах: от декорированных мольбертов до печенья с предсказаниями. В общей сложности было разработано десятки макетов: визитки, заставки на экран на сцене, конверты, пакеты, листочки “reserved”, навигационные таблички, планы заезда, презентации, приглашения, расписание, фирменный стиль одежды сотрудников, баннеры для фотозоны и многое другое.

Также, на мероприятии было придумано, чтобы гости могли поучаствовать в благотворительной акции для фонда «Дом с маяком». Мы сделали для этой акции дизайн для экранов и создали бейджи с QR-кодом. При наведении смартфона гости попадали на лендинг, где можно было создать электронную визитку, перейти на страницу конференции, просмотреть программу мероприятия и принять участие в онлайн-голосовании.

Залы типичного советского ДК за короткое время превратились в яркое пространство, которое стало отвечать духу мероприятия — лидерство в современных условиях.