Кейс. Цифровизация университета
Кейс. Цифровизация университета
Вот уже на протяжении нескольких лет наша команда из Дайнемик Сан работает над очень крупным проектом по цифровизации одного из ведущих университетов России. Хотим поделиться теми результатами, которые уже удалось достичь
Проблемы
В университете были проблемы с разработкой документов
- Часто приходилось в ручном режиме обновлять и выгружать документы на сайт
Частое изменение требований законодательства, в связи чем необходимо было переделывать большое количество электронных и бумажных документов
Сталкивались с большим количеством ошибок, которые выявлялись сотрудниками вручную (неполнота указанных сведений, несоответствие требованиям стандартов и т.д.)
Не было шаблонов и стандартов, документы выглядели разношерстными.
- Документы в бумажном виде приходилось печатать, а также требовалось много места для их хранения
Цель проекта
Цель проекта – ускорить процесс по разработке и утверждению образовательных программ в соответствии с требованиями законодательства, повысить доступность учебно-методических материалов и упростить бюрократические процессы
Задачи, которые решали
Поскольку проект очень большой, разделим этапы по годам
2019
Разрабатывали базовый функционал для ведения справочных данных, интеграции с внутренними системами университета, а также конструктора для создания типовых шаблонов документов.
2020
Разработали функционал для подготовки пакета документов по образовательной программе: программы, учебные планы, аннотации, рабочие программы дисциплин.
2021
Реализовали функционал для дополнительного образования, развили модуль учебные планы, реализовали индивидуальные планы преподавателей, нагрузку по учебным планам и возможность согласования документов
2022
Реализовали справки и аккредитационные документы, разработали хранилища согласованных документов, добавили возможность подписания их КЭП и отправку на сайт университета
2023
Реализовали возможность проверок на полноту и корректность заполняемой информации, проверку программы дисциплин на лингвистическую схожесть, а также отслеживание и составление индивидуальных траекторий студентов, отображение статистики готовности документации
Этапы работ
1. Аналитика и проектирование решения
- Так как штат университета большой и каждый сотрудник имеет свой взгляд на будущий функционал, мы старались создать решение, которое будет устраивать большинство
- На основании полученных требований было спроектировано решение, которое в дальнейшем было согласовано с заказчиком
- Далее был разработан прототип системы, отвечающий требованиям и удобству пользователей. По прототипу были проверены сценарии работы сотрудников
2. Разработка функционала и интеграция с текущими системами университета
В институте свои внутренние информационные системы и локальная сеть. Перед нами стояла задача настроить взаимодействие с текущей информационной инфраструктурой, развернуть среду для разработки, настроить площадки test, beta, prod
Заказчик использует большое количество разнородных ИС, которые отличаются моделями данных, протоколами и ограничениями безопасности. Для решения проблем с обменом информацией между ними была реализована интеграционная шина, которая стала единой точкой входа/выхода для всех информационных систем, а также единым инструментом управления интеграциями
- Для аутентификации и определения групп пользователей использовали учетные записи из Active Directory. По требованиям заказчика мы создали функционал для гибкой настройки прав доступа по группам из AD
Для формирования документов было решено реализовать конструктор для создания шаблонов. Данную задачи решили с помощью технологии WebDAV и подключения xml в MS Word. Это позволило сотруднику создавать в шаблон MS Word, который в дальнейшем используется для выгрузки документов
Система содержит большое количество шаблонов и выгружаемых по ним документов. Использование xslt при формировании шаблонов экономило нам значительное количество времени на их разработку
- Также нам требовалось настроить интеграционные потоки с внутренними ИС. Для упрощения описания и тестирования API был настроен Swagger
В университете действуют требования о недопустимости плагиата при формировании программ на дисциплины, для проверки сведений нами была разработана лингвистическая проверка. Для этого функционала применялись библиотеки stanza и paraphrase-multilingual-mpnet-base-v2
Подписание документации требовало использование КЭП. Нами была настроена интеграция с КриптоПро
Трудности, с которыми столкнулись
В процессе разработки была создана большая база данных, в которой много связей между сущностями и в ней сложно ориентироваться
Приходилось переделывать некоторый функционал, т.к. много заинтересованных пользователей и у них возникали разные потребности
Были проблемы при обновлении используемых технологий
- Проблемы при подключении новых разработчиков из-за размера системы
Результаты и план развития
Нам удалось создать решение, которое стало единым рабочим пространством сотрудников, значительно упростило процесс разработки и повысило качество документации. В процессе создания решения была реализована шина для обмена данными между ИС университета, а также настроена публикация документов на официальном сайте. Информационная система позволила отказаться от хранения бумажных документов и перейти к электронному документообороту
Проект показал свою востребованность, системой пользуются около 2500 сотрудников и каждый находит для себя полезные возможности
Плюсы для преподавателей:
- Формирование резюме и сведений о достижениях преподавателя
- Использование каталогов библиотеки университета и ЭБС
- Разработка БАНКа учебных материалов и оценочных средств дисциплин, практик, ГИА
- Разработка рабочих программ дисциплин, практик, ГИА
- Формирование индивидуальных планов работы
- Управления личным расписанием и запись на мероприятия университета
Плюсы для руководителей структурных подразделений:
Просмотр статистики работы подразделения
Составление планов мероприятий университета
- Управление хранилищем готовых документов
Плюсы для отвечающих за материально-техническое обеспечение:
- Управление аудиторным фондом и работой с паспортами помещений
- Управление лицензионным программным обеспечением
Для руководителей и разработчиков образовательных программ:
- Разработка образовательных программ ВО
- Подготовка документов для прохождения процедуры аккредитации образовательных программ
- Разработка программ дополнительного образования
С помощью информационной системы за 4 года эксплуатации были разработаны и размещены на сайте образовательной организации:
437 характеристик образовательной программы
1022 учебных планов
56661 рабочих программ и оценочных средств дисциплин
- 5544 рабочих программ и оценочных средств практик
- 909 рабочих программ и оценочных средств ГИА
- 614 аннотаций дисциплин, практик и ГИА
- 1022 календарных графиков
В ближайшие несколько месяцев нам предстоит активное развитие системы, разработка новых функций и сервисов