Зашивался с Эксельками — в итоге психанул и создал веб-сервис для финансовых расчётов

Привет! Это снова я, Денис Баканов — владелец Low-Code платформы ApeekFlow и жертва финансовых отчётов.

Сегодня расскажу, как я зашивался с Эксельками, тратил на подбивку зарплат 3 дня и не мог свести показатели, в итоге психанул и создал собственный веб-сервис для финансовых расчётов.

У меня, очевидно, есть сотрудники и контрагенты. Сфокусируюсь на вторых — это нужно для контекста. С ними формат работы такой:

→ мы обговорили условия, зафиксировали их в договоре

→ мои ребят приступили к работе

→ в конце месяца я пересчитал отработанные часы команды на деньги

→ подготовил рабочие отчёты для контрагента: какие задачи делали, сколько времени потратили

→ сформировал закрывающие документы: акты и счета

Запомните — от этого и попляшем по проблемам.

Проблема №1. Разный набор сотрудников с разными ставкам за час

У меня работают проектные менеджеры, бекенд- и фронтенд- разработчики, DevOps-инженеры, дизайнеры и редакторы. К каждому проекту я подключаю только нужных специалистов. Например, на новый проект «Автоматизация рекрутинга» я подключил всех, а на «Вендинговые аппараты» — только проектного менеджера и бэкенд-разработчика.

🤯 в каждом проекте индивидуальные договорённости с заказчиком по оплате

🤯 у каждого сотрудника разная ставка, которая может повышаться или уменьшаться, — зависит от договорённостей с контрагентом и сложности проекта

🤯 у некоторых сотрудников разные ставки на разных проектах

Чувствуете, чем-то попахивает?

Проблема №2. Трекинг времени в нескольких системах

Время по внутренним проектам мы трекаем в Weeek, по клиентским проектам используем сервисы заказчиков, например, Jira или Яндекс-трекер. В конце месяца мне надо было выгрузить из всех сервисов общее время по каждому сотруднику, и это занимало ± 2 часа. Хотя, конечно, проблема не столько в затраченном времени, сколько в отсутствии оптимизации.

Проблема №3. Сбор отчётов и постоянная поломка таблиц

В конце месяце мне нужно подготавливать закрывающие документы. Пошагово это выглядело так:

Для этой задачи я завёл супер-Эксельку, в которую подтягивались данные из более мелких Экселек, и настроил скрипты для импорта задач.

🤬 Каждый раз происходило одно и то же: таблица ломалась из-за переименования поля, а хотя бы по одному сотруднику не сходилось время — приходилось начинать заново, подключать сотрудника и искать, что потерялось. На то, чтобы это пофиксить, у меня уходило несколько дней. Сбор документов, естественно, тоже затягивался, как и выплаты.

Когда проектов стало больше 15, начался ад — для каждого проекта каждый месяц надо было формировать 4 документа, а для 15 проектов это уже 60 штук.

Проблема №4. Рефлексия, а точнее — её отсутствие

С некоторыми контрагентами я работаю по одному и тому же договору уже больше двух лет, то есть ставки моих сотрудников не меняются. С новыми контрагентами я заключаю новые договоры, и иногда меняю ставку. Я понимал, что зарплаты прямо пропорционально отражаются на других финансовых показателях, но из-за отсутствия инструмента мне было сложно удариться в ретроспективу. Например, в моменте я не мог понять, как мы поработали, сколько заработал бизнес, как обстоят дела с финансовой устойчивостью, что происходит с маржинальностью. Чтобы это сделать, надо было свести все показатели — это занимало минимум 10 часов.

Я понял, какой веб-сервис мне нужен, и выписал пул требований:

Я начал искать готовые решения. Посмотрел «Планоплан», «ПланФикс», «Финтабло», «Тиметта» и ещё пару систем. Всё не подходило, кроме «Тиметта», но меня смущала цена — 1 000 000 ₽ в год на всех сотрудников или 75 000 ₽ — на одного.

Мы решили разработать свой веб-сервис и закрыть сразу три задачи: спасти меня от волокиты, доработать платформу и расширить список услуг для клиентов. Расскажу по шагам, но без погружения в разработку — иначе мы тут надолго.

Шаг 1. Создали разные справочники

Их получилось 6 штук:

Все сущности между собой связаны. Например, в карточке сотрудника можно отследить, в каком проекте он работает, какая у него ставка и со счёта какой компании я ему должен оплатить.

Шаг 2. Добавили в сервис все данные

Закинули всю информацию в веб-сервис и подтянули простые операции: создать сущность компании, контрагента, сотрудника. Внедрили самые простые формы для редактирования, удаления и добавления — пока этого хватает.

Шаг 3. Разработали дашборды

Проработали сквозную аналитику. Пока только самое стандартное:

Шаг 4. Настроили интеграцию с Weeek

Интеграция не заняла много времени — все данные Weeek доступны по API и токену.

Шаг 5. Добавили возможность формирования отчётов

Разработали функционал, который генерирует все закрывающие документы по шаблону за 5 минут.

Финансовая тула закрыла все боли:

Если хотя бы одна из проблем вам отозвалась, записывайтесь на демо — мы расскажем, как наш веб-сервис для финансовых расчётов облегчит жизнь, избавит от рутинных дел и поможет не закопаться в бумажках.