Как мы разработали цифровую платформу для контроля сотрудников и автоматизации документооборота

Привет. На связи digital-продакшн ICONICA. Сегодня расскажем, как мы создали удобную и гибкую платформу для охранных организаций.

Решение получилось настолько универсальным, что его можно адаптировать под аналогичные задачи в других сферах — например, в логистике, доставке или управлении автопарками. Везде, где нужно вести учёт большого количества сотрудников и следить за сроком действия их документов (медсправок, лицензий, разрешений), такая система окажется полезной и незаменимой.

Охранные организации ежедневно работают с десятками и сотнями сотрудников. Каждый из них - это документы, медицинские справки, проверки, статусы. Вести это вручную - долго, неудобно и рискованно. Клиенту требовалась платформа, которая:

Что мы сделали? Разработали цифровую платформу, которая решает сразу множество задач HR-отдела - особенно в тех компаниях, где один специалист отвечает за большое количество сотрудников и их документацию.

Мы не просто внедрили различные опции, каждую из них мы продумали с точки зрения пользы и удобства для конечного пользователя.

Управление сотрудниками

HR-менеджер может быстро добавить нового сотрудника, указать контактные данные, прикрепить документы и распределить по нужной категории. У каждого сотрудника - собственная карточка с историей и актуальным статусом.

Гибкая таблица с настройкой отображения

Пользователь сам выбирает, какие колонки отображать, можно перемещать их, сортировать, фильтровать и сохранять удобный для себя формат. Всё - как в Excel, только онлайн и без лишней рутины.

Система уведомлений о сроках документов

Каждый документ охранника имеет срок действия. Платформа автоматически отслеживает дедлайны и уведомляет HR-менеджера заранее - например, за 30 дней до истечения срока. Настройки гибкие: можно указать, за сколько дней присылать напоминания по каждому типу документов.

Чёрный список и архив

Бывают ситуации, когда сотрудник больше не может работать в компании - например, был замечен на рабочем месте в нетрезвом виде, или не вышел на работу по той же причине. Таких людей можно переместить в архив или в «чёрный список», чтобы исключить повторный найм.

Гибкие роли и права доступа

После регистрации организации администратор может приглашать других сотрудников, но при этом можно будет ограничить их права при работе на платформе. Например, менеджеры могут видеть сотрудников, но не могут удалять или редактировать критичную информацию. Это удобно для распределённой команды.

История действий и логирование

Вся активность внутри платформы фиксируется: кто, что и когда сделал. Добавили сотрудника? Отправили документ? Изменили статус? Всё отражается в истории действий - удобно для контроля, прозрачности и восстановления данных при необходимости.

База знаний и онлайн-поддержка

Если кто-то из сотрудников не понимает, как работает функция - всегда под рукой база знаний с инструкциями. Также можно напрямую обратиться в техническую поддержку, блок не нужно нигде искать, он сразу встроен в платформу.

Привязка сотрудников к юридическим лицам

Платформа позволяет добавлять юрлица (партнёров или филиалы) и закреплять за ними сотрудников. Это особенно удобно, когда у предприятия есть несколько подразделений или работа с разными подрядчиками.

Статистика и отчёты

Все данные по сотрудникам можно выгрузить в Excel или PDF - для внутренней отчётности, аудита или презентации руководству. Статистику можно сформировать за нужный период, в пару кликов.

Наша команда продумала не только функционал, но и визуальный стиль платформы. Цветовая гамма - жёлто-белая с темными полями, энергичная, тёплая и живая. Она как будто задаёт тон: “Здесь порядок, здесь всё под контролем”. Такая палитра делает интерфейс не только приятным глазу, но и визуально подчеркивает безопасность, прозрачность, внимание к деталям.

Интерфейс - максимально юзер-френдли:

- Чёткие заголовки и контрастные акценты
- Удобные фильтры и кнопки
- Современные читаемые шрифты
- Мобильная адаптация для работы на ходу

Платформа подойдёт не только охранным агентствам, но и всем компаниям, где сотрудники обязаны иметь действующие документы или лицензии для выхода на работу. Это могут быть:

- Службы доставки и логистики
- Компании с большим количеством водителей и автопарков
- Организации с вахтовым персоналом
- Строительные подрядчики
- Медицинские или охранные службы
- Аутсорс-компании с ротацией кадров

Если у вас десятки или сотни людей — и за каждым нужно следить документально — это решение сэкономит вам часы времени и тонну нервов.

- CMS 1С-Битрикс (доработанная под задачу клиента)
- Интеграции с 1С и внешними БД (в процессе)
- Нет ограничений по количеству сотрудников
- Ежедневный бэкап и защита данных

Для пользования платформой необходимо определиться с одним из четырёх тарифов: Бесплатный, Базовый, Стандартный и Профессиональный. Каждый тариф отличается количеством сотрудников, возможностями статистики и глубинной аналитики.

Особенно приятно: есть бесплатный тестовый период на 30 дней. За это время клиент может протестировать весь функционал, разобраться в интерфейсе и убедиться, насколько платформа закрывает его задачи. Никаких рисков - только польза. После окончания теста можно выбрать подходящий тариф и продолжить работу в привычной среде.

В результате мы получили надёжную, масштабируемую платформу, которая:

- Упрощает жизнь HR-менеджерам
- Помогает контролировать срок действия документов
- Делает процесс управления людьми системным и прозрачным
- Готова к интеграции с любыми корпоративными системами
- Легко масштабируется под задачи любого отдела или направления

Сервис уже используется охранными организациями, но архитектура и функционал позволяют быстро адаптировать его под другие бизнес-ниши.

Нужна такая же система или хотите адаптировать под свой бизнес?Пишите «ХОЧУ» в комментариях - и мы покажем демо, посчитаем срок и расскажем, как именно можем помочь.
ICONICA в соц сетях: