Тайм-трекер в агентстве аутсорс разработки: инструмент для роста продуктивности или отпугивания разработчиков?
Те аутсорс агентства, что работают с клиентами по модели оплаты за время, переходят к использованию тайм-трекера, либо сами, либо по инициативе клиента. Тайм-трекер предлагает преимущества обеим сторонам. Агентство при работе по тайм-трекеру оптимизирует процесс учета времени по проектам и имеет потенциал для получения большей прибыли, чем при работе по фиксированной стоимости, а клиент оперативно получает отчет по тому, сколько времени уже затрачено на проект и оценивает риски потенциального затягивания.
Часто тайм-трекер спускается разработчикам сверху и решает вопросы доверия и отчетности между клиентом и агентством. В то же время, доверие между работодателем (агентством) и сотрудниками (разработчиками) не становится крепче и может приводить к оттоку разработчиков из агентства, чего опасаются работодатели. Рынок труда уже наполнен разработчиками и агентствами, которые «обожглись» на использовании трекера. Так можно ли внедрить его и при этом сохранить доверие в команде? Об этом поговорим в этой статье.
Зачем вообще нужен тайм-трекер? Может лучше без него?
Рассмотрим мотивы использования тайм-трекера у каждой из сторон.
Агентство
- При работе по трекеру не нужно заранее оценивать проект. Нет рисков, что придется работать бесплатно, если неправильно оценили проект.
- Если в агентстве работает не два разработчика, а пять и больше, а еще и по нескольким проектам, то тайм-трекер экономит время на учете. По каждому проекту автоматически подтягивается время тех сотрудников, кто отслеживает время.
- Точность и удобство в расчетах. Если сервис поддерживает выставление счетов, то отслеженное время включается в счет клиенту в два клика.
- Автоматическое отслеживание активности сотрудника. Такое желание возникает по следующим причинам. Либо, чтобы избавить разработчика от внесения времени вручную и таким образом автоматически его фиксировать. Либо, чтобы контролировать, чем конкретно занимается сотрудник. Из-за этого и возникает недоверие. Кстати, инициатором «слежки» бывает сам клиент.
Клиент
- При работе по модели оплаты за время клиент может заплатить меньше, чем за тот же проект по фиксированной цене. Модель работает в обе стороны.
- Точность и удобство в расчетах. Клиент хочет видеть сколько времени по факту было затрачено агентством на проект и оценивать риски выхода за ранее обозначенные рамки бюджета.
- Отслеживание работы агентства. При этом, грань между желанием понять насколько продуктивно тратится время и состоянием клиента «они вообще работают?!» очень тонкая, что может и приводить к конфликтам.
Разработчик
Часто использование тайм-трекера продиктовано сверху. Кажется, что в такой ситуации, мотивов использовать трекер у разработчика нет. Тем не менее, обозначим некоторые:
- Точность и удобство в расчетах при почасовой оплате. Включил трекер и работаешь. Не работаешь - выключил трекер. Не нужно вести подсчет в таблице. Отслеженный отрезок времени автоматически отправляется работодателю.
- Уровень дисциплины выше при использовании трекера. Включение трекера является чем-то большим, чем нажатие кнопки. Например, переходом из состояния отдыха в рабочий режим с фокусом на задачах. Если разработчик работает по ставке, то личная эффективность важна, так как коррелирует с заработком.
Можно ли найти баланс?
Агентству следует учесть интересы каждой из сторон, чтобы сохранить и клиента и разработчиков. Какие есть варианты?
Не использовать трекеры времени
Вести учет в таблицах, регулярно редактировать и сводить десятки записей учета времени, которые присылают сотрудники (часто в разных форматах). Затем формировать отчет по каждому проекту за период времени, чтобы включить время в инвойс. Такой вариант подходит агентствам, у которых по 2-3 проекта и столько же сотрудников в штате. При этом у владельца агентства или проджект менеджера есть 6 часов в неделю на эти операции.
Использовать трекеры времени, которые не отслеживают активность
В таком случае и агентство и клиент экономят время на операциях учета и расчетов, а разработчики получают свободу в использовании трекера времени: включают и работают по нему, либо вносят время вручную в конце дня. При использовании трекеров, клиенты вместе со счетом получают отчет с детализацией по времени работы над проектом. Это компромиссный вариант для сторон.
Если клиент настаивает на тайм-трекере с отслеживанием активности
В таком случае здесь выбор стоит между тем, чтобы работать, либо не работать с таким клиентом. Не каждое агентство выбирает второй вариант, например, если заказ клиента привлекательный. И в таком случае как минимум обсудите этот момент с разработчиками и объясните ситуацию. Также попробуйте объяснить клиенту особенности отслеживания активности в разработке.
Например:
- Отчет об активности не отражает объем и качество работ. Процесс разработки занимает время на то, чтобы придумать подходящее решение, в том числе без использования компьютера, например, набросав черновик сначала на бумаге. В это время разработчик будет у компьютера, но тайм-трекер покажет низкую активность мыши и клавиатуры.
- Данные об активности бывают сегментированы некорректно. К тому же, по названиям окон программ, которые открывал разработчик, или по скриншотам, нельзя оценить работу.
- Контроль активности рискует затянуть процесс разработки. Вместо того, чтобы погрузиться в работу с головой, разработчик постоянно вынужден думать о том, как бы не оказаться с “пустым” экраном в то время, как будет сделан скриншот. Это вынуждает писать код, хоть и с багами, но писать, и оставляет меньше времени на «подумать». Важно донести до клиента мысль, что главное это соблюсти дедлайн и показать результат.
Какой баланс нашли мы
У нас в штате 12 человек и 10 проектов, пять из которых активные, так что без тайм-трекера нам сложно обойтись. Сами мы не «контрол фрики», да и такие клиенты нам встречаются редко, поэтому отслеживание нам ни к чему.
Для решения наших задач мы используем тайм-трекер Edens. В предыдущей статье мы подробно описали как мы выбирали трекер и в итоге пришли к решению разработать собственный 🙂
Edens для нас инструмент максимизации прибыли. С его помощью мы устанавливаем гибкие условия оплаты по проектам, отслеживаем время без потери продуктивности и безшовно включаем его в счет вместе с другими услугами.
Вот как Edens используем мы, наши сотрудники и клиенты.
В начале работы с новым клиентом мы создаем проект. В проект добавляется клиент и сотрудники. Если мы договорились с клиентом, что ставка зависит от того, кто подключается к проекту, например, дизайнер или разработчик, то каждому из сотрудников в проекте мы назначаем его внешнюю ставку (сотрудники её не видят). Либо же по проекту устанавливается фиксированная ставка за час.
У нас нет цели, чтобы сотрудник включал трекер, чтобы до секунды отследить сколько заняла работа над задачей. Главное, чтобы запись времени попала в систему и была адекватной объему задачи. Сотрудники свободны в работе с тайм-трекером и в основном используют телеграм бот Edens.
Это удобно, так как в Telegram мы обсуждаем задачи. А в веб приложение заходим для того, чтобы внести время вручную, например, в конце дня, если работали без тайм-трекера. Либо, чтобы поправить какой-то отрезок времени.
Каждые две недели сверяем учтенное время и включаем его клиенту в счет, который формируем в Edens в пару кликов. Вместе с временем в счет добавляем разовые услуги, оказанные по проекту.
Клиента приглашаем в клиентский кабинет Edens, где он видит счета с реквизитами для оплаты и детализацию времени по проекту. Счет можно скачать в PDF, чтобы отправить в бухгалтерию.
Мы используем Edens уже полгода. Приглашаем оценить удобство тайм-трекера и скорость добавления отслеженного времени в счет клиенту.
Edens будет интересен в первую очередь растущим аутсорс агентствам, которые готовы работать с новыми и нестандартными решениями и улучшать свои рабочие процессы. Мы бы хотели быть больше, чем тайм-трекер с функцией инвойсинга, поэтому готовы расти вместе и разрабатывать продукт по вашей обратной связи.
Будем рады помочь внедрить Edens в работу вашего агентства и показать как им пользоваться ;) Для этого, после регистрации, просто напишите нам в чат.