Корпоративная почта. Оптимальный план смены почтового сервиса от опытных администраторов серверов
Корпоративная почта размещается на домене организации, формирует и повышает доверие потенциальных клиентов и партнёров. Для полноценной работы она должна быть размещена на известном почтовом сервисе или вашем отдельном сервере. Мы рекомендуем первый вариант — наш опыт показывает, что доставляемость почты в этом случае выше, особенно если происходят массовые рассылки с сайта.
В случае, если выбранный почтовый сервис вас не устраивает, а на нём уже настроена часть бизнес-процессов, необходим безопасный переезд с сохранением множества переменных и нюансов. Если вы столкнулись с такой проблемой и хотите сменить почтовый сервис — эта статья для вас.
Команда Initlab поделится нюансами устройства своей корпоративной почты, расскажет об опыте своих переездов и миграции клиентов, а также опишет оптимальный план перехода на новый сервис.
Устройство корпоративной почты: наша кухня
Бесплатным адресам доверия нет. Обозначим очевидное: нельзя запускать рассылки с почтового домена вроде @mail.ru. Почтовые сервисы относятся к такому с недоверием, письмо с бесплатного адреса с большой долей вероятности попадёт в спам. То же самое относится к отдельным почтовым серверам, особенно если сайт массово шлёт почту с домена.
Поэтому нужно зарегистрировать почту на свой домен и присоединить к любому известному почтовому сервису на ваш вкус — mail, gmail, yandex, а затем использовать для коммуникации с клиентами и размещать во всех нужных разделах на сайте.
Доменное имя повышает доверие. Хорошо зарекомендовавшие себя почтовые сервисы лучше справляются со спам-фильтрами и повышают вероятность доставки писем.
Мы IT-компания, которой корпоративная почта нужна для:
- связи текущими клиентами;
- общения потенциальными заказчиками;
- коммуникации между командой.
У каждого сотрудника есть своя почта + заведены адреса для общения на сайте: info, contact и т.д.
Домен initlab.com настроен на корпоративную gmail почту. А домен initlab.ru на VK WorkMail. Российским клиентам пишем через Mail.ru, зарубежным через Gmail. Отправка писем происходит с разных почтовых сервисов и почтовые адреса расположены на разных доменах. С них собираются лиды в разные CRM, реже информация из форм обратной связи доставляется на нужную почту. Не важно, разные ли у вас сайты или настроен перевод (мультиязычность) — кроме простой смены почтовых адресов в разделе «Контакты» должны быть настроены отправка и получение на соответствующий региону почтовый сервис.
А вот условному интернет-магазину может понадобиться куда больше функций для связи:
- информировать о смене статусов заказов;
- оповещать о наличии товаров;
- высылать чеки;
- рассылать скидки, акции;
- отвечать на вопросы в службе поддержки.
Для этого нужны адреса условно info, sale, support, с которых будет уходить куда больше писем, чем в нашем случае.
Причины переезда
Итак, вы выбрали почтовый сервис для регистрации адресов со своим доменом, но через какое-то время решили, что вам нужно переехать. Причины могут быть самые разные, приведём в качестве примера свои:
- Подорожание и неизвестность. Google подняли цену до 40 $ за одного сотрудника. Плюс на тот момент были разговоры о полном уходе их сервисов и мы не знали, чего ожидать — завтра они просто покинут рынок, а мы останемся без оплаченного тарифа и персональных данных. Мы не стали ждать плохого исхода и переехали.
- Неудобство использования. В плане почты у Яндекса нас всё устраивало, но работа с документами и файлами пока очень слабая. Мы прекрасно понимаем, что у ребят работы непочатый край, но на сегодняшний день пользоваться предложенными инструментами очень неудобно. А следом у них также случилось подорожание корпоративных тарифов.
В конечном счёте мы остановились на VK WorkMail. Доставляемость писем по России хорошая. Для внутренней коммуникации и общения с клиентами вполне достаточно. Пока бесплатно.
Правда, пришлось частично вернуться к Google Workspace и не только ради нескольких общих документов. Из-за переезда на VK WorkMail корпоративную почту понадобилось «раскидать» по разным почтовым сервисам для лучшей доставляемости писем за рубеж. С заказчиками из других стран работает не так много людей, поэтому мы оставили gmail-адреса только менеджерам.
Оптимальный план переезда корпоративной почты на выбранный сервис. Что нужно учесть при миграции: наш опыт
Во всех почтовых сервисах есть функция массовой миграции. Однако с ней не так просто работать: требуется множество настроек со стороны владельца ящика, что даже для специалиста не самая простая история. Настройка почты и её переезд — это задача администратора сервера.
Конкретный план переезда даёт каждый почтовый сервис. Мы поделимся нюансами организационного процесса, с которыми столкнулись сами при нашем переезде и миграции почты клиентов.
- Предупредить всех сотрудников. Чтобы процесс прошёл гладко, обязательно нужно оповестить работников компании. Нам понадобится их помощь и участие. Им нужно разрешить доступ по SMTP для миграции писем и предоставить одноразовый пароль от почтового ящика для выполнения миграции. Лучше, чтобы каждый сотрудник сделал это со своей стороны, потому что иначе придётся это делать вручную одному человеку. Эту информацию сотрудники передают менеджеру по инструкции, составленной для полной безопасности процесса.
Что может пойти не так: обязательно найдётся тот, кто в отпуске/не видел/не понял, что происходит. Это абсолютно нормально. Важно проследить за всеми, чтобы через полгода кто-то не спросил, почему почта не работает. Перенести почтовые адреса. После того, как администратор зарегистрирует в почтовой системе домен, подтвердит на него права и подключит сам почтовый сервис, ему понадобится таблица с именами сотрудников и вспомогательными адресами (info@ и т.д.). Полученная таблица со всеми нужными почтовыми адресами переводится в CSV-файл, который интегрируется в сервис. Он сам создаёт ящики и в идеальном мире переносит ещё и письма со старого адреса. Проблема в том, что мир не идеален, поэтому письма переносятся не всегда и этот процесс нужно контролировать. Миграция начинается не мгновенно, на это могут уйти сутки-трое.
Что может пойти не так: нужно определиться, какие ящики переезжают на новый сервис. Бывшие сотрудники, просто ненужные адреса — если там нет критически важной информации, балласт не берём.Наш клиент фабрика дверей «Альверо» решили перенести почту на новый сервис. Это заняло около суток. Дело в том, что клиент не предупредил о ненужных почтовых адресах и вместо 15 рабочих мы переводили все 40.
Ситуация была критическая: почта вот-вот перешла бы в режим чтения. Отправка и получение писем приостановились бы, а это критически важно для бизнеса. Решение о переносе приняли в пятницу вечером, а поскольку сервис уже работу приостановил, чтобы не потерять письма от клиентов в принципе, нужно было реагировать быстро. Приходилось вручную сбрасывать пароль на каждый ящик, заходить, разрешать к нему внешнее подключение, настраивать это внешнее подключение на сервисе, куда осуществляли переезд, и только потом переносить письма. В итоге выяснилось, что часть адресов из базы устарела и в миграции не нуждалась.
Это экстренный случай, такое бывает не часто. Но всё же заранее отделить нужные адреса от ненужных хорошая идея, чтобы не делать лишней работы.
Если письма не переносятся автоматически — начать ручной перенос. Выше мы писали про идеальный мир, в котором письма должны мигрировать вместе с адресом, согласно настройкам сервиса. Ты можешь написать идеальную инструкцию, отработать её, но она сработает только на тебе, а у остальных — нет. И при первом входе заветное окошко «Хотите мигрировать старую почту?» — встретит только один ящик. Если так случилось, сотрудникам выдаётся подробная инструкция для переноса писем со старой почты.
Что может пойти не так: ящик не работает, почта не переносится. У одной нашей сотрудницы почтовый адрес каким-то чудом остался зарегистрирован на Gmail, хотя её адрес совершенно точно переносили на Яндекс и почта каке-то время там отработала. Такие непонятки могут случиться даже при самой внимательной настройки, они решаются в индивидуальном порядке.
- Проследить, чтобы все переехали. Некоторые сервисы отображают эту информацию на специальной панели: кто когда входил в последний раз и входил ли вообще. Остаётся только «пнуть» тех, кто ещё не зашёл на новую почту.
Если такой панели нет или по какой-то причине там пусто, отслеживать прогресс нужно вручную обычным опросом сотрудников. На почты формата info-support нужно назначить ответственного либо предоставить доступы тем, кто организует переезд.
Что касается безопасности, некоторые сервисы дают настроить галочку «Изменить пароль» сразу после входа. Если такой функции нет, всех сотрудников также вручную нужно оповестить, чтобы они обновили пароли. Конкретно мы чужие доступы без надобности не храним.
Что может пойти не так: до этого пункта можно добраться, потеряв всю почту. Перенос на новый сервис с неправильными настройками может привести к тому, что выгрузить старую почту будет просто невозможно. У вас просто появятся новые ящики, чистые-шелковистые. Если это не критично, то можно жить и так. Но если это критически важно, лучше не отправляться так далеко самостоятельно. - Отследить интеграции с почтой. Когда все адреса переехали на новый сервис, нужно отследить, работает ли привязка к сторонним сервисам.
Разбирается ли почта в CRM, приходят ли лиды. В нашем случае интегрирован helpdesk, который также разбирает почту и его тоже пришлось перенастраивать. Если с сайта выставляются счета с 1C, за этим тоже нужно проследить, чтобы бизнес-процессы не страдали.
Что может пойти не так: какая-то часть писем из-за смены сервиса может потеряться. По идее, приём писем не остановится и они будут приходить на одну из почт (старую или новую), в зависимости от записей в DNS. Даже если часть писем уйдёт на старый сервис, мы подтянем их средствами миграции. В случае со сторонними сервисами всё немного сложнее и теоретически приёмка писем может на какое-то время сломаться, но мы делаем всё, чтобы этого избежать.
Один переезд равен двум пожарам. Но не с нами
Перенос почты кажется не сильно сложной задачей, однако множество нюансов мы просто опустили. После миграции может встать проблема с доставляемостью писем. Если накосячить в тонких настройках, о которых мы не успели рассказать, можно улететь в чёрные списки и почта с домена будет доходить очень плохо.
Подробнее о проблеме доставки почты с сайтов и как сделать так, чтобы письма не попадала в спам, читайте в нашей следующей статье, которую мы скоро опубликуем. Подписывайтесь, чтобы не пропустить)