Общение со стейкхолдерами и предотвращение «пожаров»: чем P3.express помог мне в управлении проектами

Привет! Я Алла Бельченкова, старший менеджер по проектам в «Спортмастере». Расскажу, как я прошла курс по методологии P3.express и теперь применяю её в работе.

До того как стать проджектом, я 11 лет работала дизайнером одежды. Но всегда чувствовала, что есть что-то ещё.

В 2019 году я впервые прошла тренинги по управленческим навыкам внутри «Спортмастера». Открыла для себя много нового и поняла: «Это моя история».

Переход был постепенным. Толчком в новую роль стала практика внутри компании: в 2021-м в «Спортмастере» запустили проект по внедрению дополнительных технологий в разработке одежды — и меня позвали как эксперта со стороны дизайна.

Это был мой первый проектный опыт: я занималась нетворкингом, выстраивала коммуникации с коллегами, объясняла, как вообще устроена разработка одежды. Тогда окончательно решила: «Это точно для меня!»

Так меня занесло в управление проектами. Я осталась в том же департаменте, только теперь занимаюсь выстраиванием процессов. Благодаря дизайнерскому опыту я понимаю работу изнутри и могу применять прикладные навыки.

На позиции проектного менеджера я понимала, что мне не достаёт теории об управлении. Я собирала информацию «по верхам», слышала о PMBOK и Agile, задумывалась о том, чтобы пойти учиться, но не решалась.

В прошлом году в компании появился новый куратор обучения Женя Комиссаров, который привнёс много новых идей, в том числе решил разобраться, как вообще в «Спортмастере» управляют проектами.

Менеджерскую команду решили обучить методологии P3.express и создать вокруг неё внутреннее комьюнити. Я тогда впервые услышала об этой методологии. Но чтобы вы были в контексте, коротко поясню:

P3.express — это довольно простая методология для управления проектами, в которой описан каждый шаг работы: запуск проекта, еженедельные действия, ежедневные, закрытие проекта и прочее. P3.express подходит почти любым компаниям, так как её можно гибко адаптировать под себя.

Так, я начала проходить курс и погружаться в методологию.

Ритм обучения

Курс представлен в виде коротких видеоуроков. Даже если устал на работе, один урок точно можно осилить вечером.

Я так и запланировала: каждый день проходить по одному уроку. И настолько вовлеклась, что смотрела по несколько уроков, составляла майндмэпы и переписывалась с организаторами по поводу заданий. Не могла оторваться — ведь всё было понятно и легко.

В целом обучение заняло три недели — максимум по три часа в день.

Конспекты

К каждому уроку на сайте есть конспекты. Из них я собирала свою базу знаний по методологии: копировала весь текст и ссылки себе в OneNote. Всем советую делать цифровые заметки с курсов: любую информацию потом можно легко найти по ключевому слову и вернуться к ней.

Я периодически возвращаюсь к конспектам и, например, штудирую ссылки на дополнительную информацию.

Также я записывала важные мысли от руки в тетрадь. Мне проще воспринимать информацию визуально, к тому же моторика помогает упорядочить знания в голове.

Выделю мои три главных открытия на курсе и в P3.express вообще:

1. Коммуникации важны со всеми

Я понимала, что нужно общаться с пользователями. Но оказывается, держать в курсе дела нужно ещё и весь департамент — коллеги так или иначе столкнутся с результатами моего труда.

Случается, что команда работает над проектом, о котором не знает никто в компании. Люди вкладываются в свою работу, а потом случайно выясняют на кросс-функциональной встрече, что про их проект даже не слышали. Это может деморализовать.

Поэтому в P3.express сделан акцент на коммуникации со всеми стейкхолдерами. И я это сразу внедрила в свою работу:

• Провожу ежеквартальные встречи.
• Четыре раза в год собираю информацию о крупных достижениях и делюсь со всем департаментом. Тут снова пригодился дизайнерский бэкграунд: верстаю в Adobe Illustrator красивую страницу и отправляю письмом. Уже после первой рассылки коллеги дали хороший фидбек: благодаря дизайнерским элементам они дочитывают эти письма до конца.

• P3.express — за тёплое общение, поэтому я стараюсь писать живо. В конце коммуникации вставляю классную цитату в тему того, о чём писала.

2. Пожары лучше предотвращать, а не тушить

Методология предлагает отслеживать все риски проекта и продумывать действия команды при отклонении в работе. Это позволяет предупредить проблемы проекта, отследить тревожные тенденции и не обсуждать проблему слишком долго, а сразу обратиться к решениям.

Эту практику я тоже сразу применила в работе и сделала для команды реестр последующих действий.

Пример реестра последующих действий

3. Не стоит бросать проект, даже если он завершён

Раньше я принимала участие в проектах с непроработанной постпроектной деятельностью — это была терра инкогнита.

Но после курса я поняла: важно вести проект до конца и следить за его результатами. Это поможет команде и компании в целом: чтобы поддерживать коннект с заказчиком и делать выводы для будущих проектов.

Как только курс кончился, я сдала финальное тестирование от PMCLUB с высокими баллами и решила, что легко пройду международную сертификацию P3.express Practitioner. Получила ваучер и стала тренироваться с помощью демо-тестов. Все попытки были успешными, некоторые — на 100 баллов.

Хотелось скорее закрыть вопрос с сертификатом, чтобы успеть перед предстоящей командировкой. Но когда я почитала отзывы о прохождении, решали не спешить.

Вернувшись из командировки, я:

• перечитала свои рукописные заметки;
• заново посмотрела все видео на скорости x1,5;
• подробно прочитала всё про NUPP,
• скачала руководство по P3.express.

На всё это ушло около недели.

Финальное тестирование показалось мне очень сложным, особенно вопросы в формате: «Как бы вы поступили?» Трудно уловить разницу между вариантами ответа, когда только один точно неправильный, а три — вполне подходящие. Формулировки и оттенки значений заставили понервничать. Помогло, что нам говорили на курсе: нужно забыть свой предыдущий опыт и представить себя в идеальном мире P3.express.

В моём случае больше всего «просел» блок про кодекс профессиональной этики. На курсе не хватает разбора вопросов, связанных с ним. Корпоративная культура в России отличается, нам здесь нужны пояснения.

Я прошла сертификацию с результатом 82%. Коллеги тоже справились, хоть и с разными результатами.

Тем, кто только собирается проходить сертификацию впервые, я советую помнить две вещи:

• Тщательно изучите мануал по P3.express. Он отличается от конспектов с курса, написанных более простым языком. Вопросы с главного тестирования содержат формулировки, близкие к мануалу.
• Во время тестирования можно пользоваться удобной системой маркирования вопросов. Не знаешь точный ответ — ставишь флажок, чтобы вернуться к заданию в конце. Из 70 вопросов после первого прочтения я оставила 20 флажков. Всего понадобилось три итерации, чтобы пройти тест. На это ушло всё отведёное время.

Ключевое — я разобралась в новой для себя методологии управления проектами и стараюсь применить её подходы в работе. Текущий проект достался мне с хаотичной документацией, поэтому я стараюсь упорядочить её, опираясь на P3.express

Пока не получается следовать всем шагам: применяю полученные знания процентов на 50%, так как проект уже действует по своим процессам и всё поменять не получится.

Как команда менеджеров «Спортмастера» мы достигли двух поставленных целей — освоили фреймворк и получили сертификаты. Впереди — новые проекты, задачи и вызовы.

#p3express #курсы