Как сделать внутреннее обучение и онбординг эффективнее: разбираем кейсы крупных компаний
Заглянули за кулисы онбординга и внутреннего обучения в Яндекс Практикуме и международной FMCG-корпорации. В статье расскажем, какие инструменты используют компании для этих процессов и как их можно автоматизировать.
Привет! Меня зовут Антон Макаров, я — руководитель Creonit / digital production. Разрабатываем цифровые сервисы для крупного бизнеса, корпораций и государства. Плотно работаем со сферой образования и реализовали множество проектов в этой области. Сегодня поговорим о том, как автоматизировать процессы внутреннего обучения работников в компании.
Ежедневно крупные компании нанимают сотни новых сотрудников. Обучение и адаптация большого количества людей в ручном режиме — дорогостоящий и часто неэффективный процесс, поскольку ресурсы внимания ограничены. Невозможно уследить за прогрессом тысячи работников без инструментов автоматизации.
Рассмотрим, какие инструменты используют Яндекс Практикум и международная FMCG-компания в обучении и адаптации сотрудников и обсудим, как можно улучшить существующие процессы.
Про онбординг
Автоматизация онбординга
Системы автоматизации помогают упростить процесс онбординга новых сотрудников, предоставляя им доступ к необходимой информации и инструментам с первого дня работы. Это помогает сократить время, необходимое для полного погружения в работу, и снижает вероятность ухода сотрудника из-за трудностей в адаптации.
Каждый день в крупных компаниях выходят на работу десятки новых сотрудников. Поэтому онбординг не должен отнимать много сил, времени и денег бизнеса. Особенно это важно для отделов с большой текучкой.
Собрать универсальный документ для всех должностей разом сложно, так как логика онбординга на разных позициях и в департаментах отличается. Коммерческому директору незачем знать, как оформлять отчёт по итогам маркетинговых исследований, а бухгалтеру не нужно вникать в детали разработки приложений.
Крупные компании часто создают внутренние порталы, которые помогают оптимизировать множество процессов, в том числе и онбординг. В первый рабочий день человек заходит в сервис, получает доступ к нужной конкретно для его работы информации и автоматически проходит обучение по шагам. На платформе можно изучать материалы и возвращаться к ним при необходимости.
Необходимая часть любого онбординга — финальный экзамен. Можно сделать на портале функциональность для его проведения или использовать чат-ботов со сценариями тестирований. Система проверит знания сотрудника автоматически, генерируя случайные списки вопросов по теме или заранее выбранные ответственным лицом списки. Так руководитель будет уверен, что человек усвоил информацию. Без экзамена в конце, материалы онбординга могут быстро пролистать и забыть.
Как крупные компании обучают сотрудников
Как можно улучшить процессы
Главный минус в таком подходе к обучению — отсутствие чёткой программы с последовательным изучением материалов для каждой роли. При этом обучение полностью на совести сотрудника. Соответственно, руководитель не может узнать, какой курс, кем и в каком объёме был изучен. Это приводит к тому, что работники могут брать программы, которые не нужны для их профессионального развития и не соответствуют должности.
В обучении персонала важен системный подход: его нужно планировать заранее, выстраивать приоритеты, прорабатывать разные варианты, подбирать курсы под задачи отдела или конкретного сотрудника.
Каждый сотрудник играет свою роль в команде, и для этой роли составляют карту компетенций. Скорее всего, работник не будет соответствовать требованиям к должности на 100%, поэтому для него делают индивидуальный план развития (ИПР).
Чтобы исправить ситуацию с неразберихой в обучении сотрудников, стоит разобрать все текущие бизнес-процессы, связанные с ним. Какие-то убрать, добавить новые, пересобрать текущие, а затем связать их на одной платформе. Создать сервис, который объединит все источники и инструменты, и где ответственное лицо сможет составлять сотруднику индивидуальный план развития. Под этот ИПР платформа будет генерировать упорядоченный план обучения. По итогам курсов запускать тестирование, чтобы человек не для галочки проходил материал, а действительно получал новые знания и внедрял их в работу.
Если сотрудник самостоятельно будет выбирать темы и форматы обучения, он сконцентрируется на том, что интересно только ему. А компании развитие выбранных навыков на данной позиции может не принести пользы. Например, менеджер проекта вместо курсов по тайм-менеджменту выберет курс распознавания лжи. Тогда теряется польза и смысл этого обучения, потому что бизнес не получает результата. Курс окажется полезным для сотрудника, но никак не скажется на эффективности его работы.
Главная сложность здесь — продумать методологию со структурой обучения и методами оценки. Первое время составлять ИПР и подбирать к ним курсы придётся вручную, чтобы понять, как всё правильно автоматизировать в будущем. Например, отработать процесс в Excel-таблицах. Когда алгоритм работы станет понятен, можно делать собственную платформу, чат-бота или другое решение.
Автоматизация обучения
Ситуация, когда компания использует сервисы, которые расположены на разных платформах — не редкость. Но единая платформа для обучения помогает упростить процесс обучения, сократить затраты на поддержку и синхронизацию данных из разных сервисов и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.
У нас был кейс, когда инструменты компании в области HR-консалтинга были расположены на разных сервисах в пяти системах, данные из которых собирали вручную. Представляете, сколько времени тратили сотрудники на сбор данных? В статье мы рассказали, как объединили и автоматизировали на одной платформе все инструменты для тестирования сотрудников и кандидатов b2b-компаний для этого клиента.
С 2022 года все большие корпорации столкнулись с проблемами из-за ухода иностранных вендоров и стремятся создавать собственные продукты. Работа с частью SaaS-сервисов может быть приостановлена или затруднена в любой момент. Поэтому другая причина делать единую платформу — если компания хочет уменьшить зависимость от внешних поставщиков и сервисов из-за политики безопасности.
Автоматизация онбординга и обучения сотрудников
Автоматизировать эти процессы можно с помощью разных инструментов, приведём три примера.
Способ №1 — внедрить чат-бота для части процессов
Чат-бот — это уже готовый интерфейс внутри мессенджера. Для работы чат-бота достаточно сделать только бэкенд — реализовать необходимую логику для прохождения курсов, выдачи материалов и тестирований.
По какой схеме может работать чат-бот:
- Сотруднику приходит пуш: «Привет, вам сформировали ИПР и назначили новый курс».
- Сотрудник смотрит свой ИПР и изучает материалы.
- Бот ведёт пользователя по сценариям до прохождения тестов.
- После теста подводит итоги и направляет результат руководителю.
С помощью чат-бота можно запустить пилот и проверить, как всё работает. В будущем этот продукт даже не обязательно дорабатывать — он всё равно справится с задачей по автоматизации процесса.
Ботов проще внедрить в работу, потому что смартфон с мессенджером есть у всех под рукой. Но такое решение подходит не всем.
Способ №2 — разработать продукт под себя
Запуск собственного продукта обезопасит компанию от внезапного ухода вендоров и потери данных. Кроме того, в будущем сервис можно дорабатывать под процессы компании и добавлять любые функции и интеграции. Часто компании откладывают разработку платформ для внутреннего использования, потому что это минимум полгода работы с долгими этапами согласований.
Для таких случаев мы создали Django Oberton — инструмент для быстрой оцифровки бизнес-процессов.
Это не SaaS, конструктор или коробочное решение, а полноценный цифровой продукт с открытым исходным кодом. Позволяет разрабатывать такие же функциональные B2B-решения, как при классической разработке, но сильно быстрее и дешевле. После запуска продукта любой python-разработчик сможет поддерживать и дорабатывать его по необходимости.
Благодаря Backend-Driven UI подходу (подробнее о нём мы рассказывали в других решениях: первое, второе), Django Oberton автоматически генерирует интерфейс и frontend продукта на основе данных и моделей, описанных на бэкенде. Вёрстка, все элементы дизайна и их свойства определяются на сервере без участия дизайнера и frontend-разработчика. Таким образом, можно сократить цикл разработки за счёт меньшего количества ролей и создавать интерфейс одним backend-специалистом.
Для запуска продукта на Django Oberton не требуется дизайнер и фронтенд-разработчик. Всю разработку может вести команда из четырёх человек: бизнес-аналитик, менеджер проектов, python-программист и QA-инженер. Это сокращает цепочки согласований, уменьшает сроки запуска проекта и фонд оплаты труда команды. Готовый продукт с открытым исходным кодом можно получить за 2 месяца, разместить внутри инфраструктуры компании и дорабатывать по необходимости.
С помощью Django Oberton возможно запустить HR-портал со списком сотрудников для составления ИПР, отслеживания прогресса в обучении, проведения тестирований и других функций.
Способ №3 — воспользоваться готовым решением
На рынке существует большое количество готовых продуктов для автоматизации онбординга и обучения: LMS-платформы, мобильные приложения для адаптации сотрудников, чат-боты. Если у компании нет запроса на разработку специфического сервиса, можно воспользоваться ими.
Но нужно помнить, что сторонний продукт не будет подстраиваться под ваши бизнес-процессы и учитывать специфику компании, в нём могут быть не все нужные функции и интеграции. Кроме того, не всем подходят такие продукты из-за политики безопасности, так как данные кампании будут храниться на чужих серверах.
Выводы
Чем больше людей компания сможет эффективно адаптировать и обучить, тем быстрее они начнут приносить результат. Сервисы для автоматизации образования и онбординга помогают снизить затраты, связанные с:
- Уходом руководителей из компании. ИПР работников, методология обучения и оценки результатов останутся в сервисе. Их всегда можно будет найти, актуализировать и передать новому человеку.
- Контролем успеваемости и качеством обучения сотрудников. Автоматизированные системы оптимизируют рабочие процессы, сокращая время, затрачиваемое на выполнение задач, и уменьшая количество ошибок. Например, сервис автоматически проведёт тестирование сотрудника в нужное время и направит оценку руководителю.
- Удержанием квалифицированных специалистов. Автоматизация процессов, предоставление удобных инструментов для работы и понятный план развития делают рабочее место более привлекательным для сотрудников.
- Текучкой кадров. Нанимающим менеджерам не придётся объяснять регламенты несколько раз людям, которые, возможно, уйдут через 2 месяца. За них всё сделает система.
При этом разработка продукта — не всегда марафон длиной в полгода. Работающий функциональный сервис можно получить за 2 месяца. Если ресурсов на запуск собственного сервиса нет, можно воспользоваться готовыми решениями.
Очень интересно) Успеха продукту!
Спасибо!)
Всегда мечтала работать в компании, где есть нормальная автоматизация онбординга, чтобы не дергать людей и не выяснять всякие мелочи по 100 раз в день.
Нет ничего ужаснее, когда ты в первый день приходишь и не можешь разобраться что, где и у кого лежит. Или тебе доступы не выдали к документам каким-то, надо идти просить, про такое тоже слышала))
Или непонятно, к кому обращаться с базовым вопросом и тебя футболят по цепочке в 10 человек.
ну это совсем печально) выспрашиваешь, как брошенный котёнок
Классный продукт!
Удачи вам с его развитием )
Спасибо!)
Да, все, о чем Вы пишете, очень важно для формирования команды профессионалов. Но, к сожалению, только малая часть бизнеса заинтересована в развитии и обучении своего персонала. Всем бы предпринимателям прочесть Вашу статью)
Международные компании не составляют детальные ипр и разрешают брать курсы, какие хочешь, потому что там принято развивать междисциплинарный подход. Это же, кстати, кочует и в российские реалии. Котируется так называемая «Т-экспертиза» (или как там её), когда у человека есть какой-то core стек навыков, но он и в остальных сферах по чуть-чуть шарит. Так что составление ИПР там реально вряд ли можно автоматизировать
Это все красиво) Только фактически T-shaped человеки огромная редкость) Большинству нужны четкие и понятные ИПР.
а что мешает составлять ИПР по core-скиллам? и отдельно выделять в системе что-то на факультативное изучение
Спасибо за статью.
Картинок бы и реальных примеров. А то только текст без кейсов 😔 Получилось "плохо не делай - делай хорошо"